Assistant de Direction Démocratie Locale et Vie Associative
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O080241107000360
Publiée le 27/01/2025
Synthèse de l'offre
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Monsieur le president d'amiens metropole place de hotel de ville bp 2720, Amiens (Somme)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
La Direction de la Démocratie Locale et de la Vie Associative est une direction ressource qui a pour mission le développement de la participation des habitants sur les projets de la Collectivité, et de soutenir et accompagner le secteur associatif amiénois. L’Assistant de Direction assiste le Directeur dans l’organisation quotidienne du travail et contribue au bon déroulement des activités de la direction.
Missions / conditions d'exercice
Assurer l’accueil physique et téléphonique du directeur :
- Vous recevez, filtrez et réorientez les demandes téléphoniques sur l’ensemble des membres de la direction.
- Vous accueillez et renseignez les interlocuteurs et adaptez votre discours.
- Vous centralisez les informations, en rendant compte au directeur, et effectuez les relances à la demande du Directeur.
Organisation des activités :
- Vous organisez l’agenda du Directeur et prenez des rendez-vous en fonction des priorités.
- Vous organisez et planifiez les réunions à la demande du Directeur : rédigez les ordres du jour, transmettez les documents avant les réunions aux personnes concernées, participez et prenez des notes lors des réunions, rédigez les comptes rendus et les diffusez.
- Vous complétez des tableaux de suivi des activités et renseignez les collaborateurs sur l’état d’avancement d’un dossier.
- Vous gérez l’approvisionnement en fournitures de bureau.
Gestion administrative :
- Vous gérez le courrier (relecture, enregistrement, classement, suivi) et les parapheurs.
- Vous rédigez, corrigez (orthographe et typographie), saisissez et mettez en forme des documents divers (invitations, diaporamas, compte-rendu, rapports BM/BAM, délibérations, tableaux de bord, etc.), enregistrez les dossiers Posactes, en faites le suivi, et vous assurez de la complétude des dossiers.
- Vous gérez et actualisez les bases d’informations ainsi que l’information, le classement et l’archivage des documents.
- Vous assistez le Directeur dans le suivi budgétaire et réalisez le suivi de congés de la direction.
Suivi administratif du Service Vie Associative :
- Vous participez à la réalisation des dossiers de conventionnement (locaux municipaux mis à disposition des associations), en appui aux Chargés de Soutien et d’Animation Territoriale.
- Vous saisissez les conventions de mise à disposition des locaux, assurez leur gestion et leur actualisation à la demande du Chef de Service.
- Vous actualisez et complétez les tableaux de bord et outils de suivi en articulation avec les autres services de la collectivité.
Par ailleurs, vous êtes force de proposition et coopérez aux actions des services et effectuez de la veille documentaire.
- Vous recevez, filtrez et réorientez les demandes téléphoniques sur l’ensemble des membres de la direction.
- Vous accueillez et renseignez les interlocuteurs et adaptez votre discours.
- Vous centralisez les informations, en rendant compte au directeur, et effectuez les relances à la demande du Directeur.
Organisation des activités :
- Vous organisez l’agenda du Directeur et prenez des rendez-vous en fonction des priorités.
- Vous organisez et planifiez les réunions à la demande du Directeur : rédigez les ordres du jour, transmettez les documents avant les réunions aux personnes concernées, participez et prenez des notes lors des réunions, rédigez les comptes rendus et les diffusez.
- Vous complétez des tableaux de suivi des activités et renseignez les collaborateurs sur l’état d’avancement d’un dossier.
- Vous gérez l’approvisionnement en fournitures de bureau.
Gestion administrative :
- Vous gérez le courrier (relecture, enregistrement, classement, suivi) et les parapheurs.
- Vous rédigez, corrigez (orthographe et typographie), saisissez et mettez en forme des documents divers (invitations, diaporamas, compte-rendu, rapports BM/BAM, délibérations, tableaux de bord, etc.), enregistrez les dossiers Posactes, en faites le suivi, et vous assurez de la complétude des dossiers.
- Vous gérez et actualisez les bases d’informations ainsi que l’information, le classement et l’archivage des documents.
- Vous assistez le Directeur dans le suivi budgétaire et réalisez le suivi de congés de la direction.
Suivi administratif du Service Vie Associative :
- Vous participez à la réalisation des dossiers de conventionnement (locaux municipaux mis à disposition des associations), en appui aux Chargés de Soutien et d’Animation Territoriale.
- Vous saisissez les conventions de mise à disposition des locaux, assurez leur gestion et leur actualisation à la demande du Chef de Service.
- Vous actualisez et complétez les tableaux de bord et outils de suivi en articulation avec les autres services de la collectivité.
Par ailleurs, vous êtes force de proposition et coopérez aux actions des services et effectuez de la veille documentaire.
Profils recherchés
Vous êtes titulaire à minima d’un BAC, de préférence d’un BAC+2 (type BTS Assistant de Direction / SAM) ainsi que du Permis B. Vous disposez de très bonnes techniques rédactionnelles et maîtrisez les outils informatiques. Une bonne connaissance du fonctionnement d’une collectivité territoriale sera appréciée.
Justifier d’expériences sur poste similaire est souhaité.
Vous appréciez le travail collaboratif et êtes force de proposition. Disposant de bonnes capacités d’analyse, vous avez d’excellentes qualités relationnelles (expression orale). A l’écoute, vous êtes autonome, réactif et rigoureux. Enfin, vous avez le sens des responsabilités et de l’organisation.
Justifier d’expériences sur poste similaire est souhaité.
Vous appréciez le travail collaboratif et êtes force de proposition. Disposant de bonnes capacités d’analyse, vous avez d’excellentes qualités relationnelles (expression orale). A l’écoute, vous êtes autonome, réactif et rigoureux. Enfin, vous avez le sens des responsabilités et de l’organisation.
Contact et modalités de candidature
Contact
0322971541
Informations complémentaires
Recrutement par voie statutaire (titulaires, lauréats de concours) ou à défaut par voie contractuelle
La communauté d'agglomération d'Amiens Métropole souhaite participer à l'effort national d'insertion
en milieu professionnel des personnes handicapées : cette offre est handi-accessible
Pour tout renseignement, vous pouvez contacter le Chargé de Développement RH référent du dossier par téléphone au 03.22.97.41.82.
Pour postuler, veuillez compléter votre dossier de candidature (en rappelant la référence 5126) sur le site www.amiens.fr (Rubrique Vivre à Amiens → Emploi → Nos offres d’emplois), avant le 28/02/2025.
Lien d’accès direct pour postuler : https://demarches.amiens.fr/emploi-et-developpement-economique/depot-candidature-rh/?reference=5126&gestionnaire=MG
Émis-le : 27/01/2025
La communauté d'agglomération d'Amiens Métropole souhaite participer à l'effort national d'insertion
en milieu professionnel des personnes handicapées : cette offre est handi-accessible
Pour tout renseignement, vous pouvez contacter le Chargé de Développement RH référent du dossier par téléphone au 03.22.97.41.82.
Pour postuler, veuillez compléter votre dossier de candidature (en rappelant la référence 5126) sur le site www.amiens.fr (Rubrique Vivre à Amiens → Emploi → Nos offres d’emplois), avant le 28/02/2025.
Lien d’accès direct pour postuler : https://demarches.amiens.fr/emploi-et-developpement-economique/depot-candidature-rh/?reference=5126&gestionnaire=MG
Émis-le : 27/01/2025
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.