Assistant(e) de vice-Président
Offre n° O080241003000361
Publiée le 03/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
53 Rue de la République, Amiens (Somme)
Poste à pourvoir le
01/01/2025
Date limite de candidature
03/11/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Adjoint administratif
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité de la cheffe du service des assemblées et en relation avec l’équipe, l’assistant(e) de vice-présidents veille à la bonne réalisation matérielle des missions incombant aux vice-présidents qu’elle assiste.
Missions / conditions d'exercice
Accueil physique et téléphonique
• assurer l'accueil physique et téléphonique
• assurer les relations avec les services internes et externes
• gérer les réponses aux demandes des services et des partenaires
Assistance administrative
• assurer la tenue de l'agenda du vice-président
• organiser les déplacements du vice-président
• traiter le courrier
• centraliser les informations et coordonner leur circulation en interne et vers les partenaires externes
• rédiger des courriers (courriers courants, félicitations, condoléances, etc.)
• assurer la frappe et la mise en forme de divers documents (discours, guide cantonal, etc.)
• classer et archiver les dossiers
Assistance logistique
• planifier, préparer et organiser les rendez-vous et des réunions des vice-présidents
• assurer la gestion des fournitures du secrétariat
• veiller à la maintenance du matériel commun
Missions spécifiques
• Gérer et suivre les interventions des usagers auprès des élus
• Mettre à jour les données pour les envois divers (vœux, invitations, etc.)
• Confectionner des revues de presse cantonales et des dossiers thématiques
• Lorsque la signature de l’élu est sollicitée et après obtention de son accord, valider dans le logiciel Oxyad les rapports de présentation à l’Assemblée
• Envoyer des courriers d’information suite aux décisions prises par la commission permanente
• Gérer les dotations allouées aux vice-présidents (objets promotionnels, enveloppe « déjeuners de travail », places de football et de hockey, etc.)
• Gérer les demandes de représentations du Président aux diverses manifestations transmises par le cabinet au vice-président (prévenir les organisateurs, préparer les éléments d’intervention, les demandes de discours, la constitution de dossiers …)
• Gérer les frais de déplacement de l’élu en lien avec la direction des ressources et relations humaines
• Gérer les demandes de mandats spéciaux (validation du cabinet, inscription de l’élu, réservation du transport, de l’hébergement, transmission au chef de service)
• Gérer le suivi des parapheurs et des I.parapheurs
• Assurer la réception et la complétude des dossiers « dotations cantonales » et « politique territoriale », pour transmission au service instructeur.
• assurer l'accueil physique et téléphonique
• assurer les relations avec les services internes et externes
• gérer les réponses aux demandes des services et des partenaires
Assistance administrative
• assurer la tenue de l'agenda du vice-président
• organiser les déplacements du vice-président
• traiter le courrier
• centraliser les informations et coordonner leur circulation en interne et vers les partenaires externes
• rédiger des courriers (courriers courants, félicitations, condoléances, etc.)
• assurer la frappe et la mise en forme de divers documents (discours, guide cantonal, etc.)
• classer et archiver les dossiers
Assistance logistique
• planifier, préparer et organiser les rendez-vous et des réunions des vice-présidents
• assurer la gestion des fournitures du secrétariat
• veiller à la maintenance du matériel commun
Missions spécifiques
• Gérer et suivre les interventions des usagers auprès des élus
• Mettre à jour les données pour les envois divers (vœux, invitations, etc.)
• Confectionner des revues de presse cantonales et des dossiers thématiques
• Lorsque la signature de l’élu est sollicitée et après obtention de son accord, valider dans le logiciel Oxyad les rapports de présentation à l’Assemblée
• Envoyer des courriers d’information suite aux décisions prises par la commission permanente
• Gérer les dotations allouées aux vice-présidents (objets promotionnels, enveloppe « déjeuners de travail », places de football et de hockey, etc.)
• Gérer les demandes de représentations du Président aux diverses manifestations transmises par le cabinet au vice-président (prévenir les organisateurs, préparer les éléments d’intervention, les demandes de discours, la constitution de dossiers …)
• Gérer les frais de déplacement de l’élu en lien avec la direction des ressources et relations humaines
• Gérer les demandes de mandats spéciaux (validation du cabinet, inscription de l’élu, réservation du transport, de l’hébergement, transmission au chef de service)
• Gérer le suivi des parapheurs et des I.parapheurs
• Assurer la réception et la complétude des dossiers « dotations cantonales » et « politique territoriale », pour transmission au service instructeur.
Profils recherchés
Contraintes du poste :
• Disponibilité notamment lors des réunions de l’Assemblée départementale
Compétences requises :
Connaissances :
• connaissance de l'organisation de l'administration départementale et du fonctionnement de l’Assemblée départementale
• connaissance du domaine d'activité du service
• maîtrise des techniques d'expression orale et écrite
• maîtrise de l'outil informatique
Aptitudes professionnelles :
• capacité à hiérarchiser les urgences
• aptitude à l'organisation et à la coordination
• communication écrite et orale
Comportements professionnels/motivations :
• réactivité
• discrétion
• rigueur et méthode
• excellent relationnel
• loyauté
• Disponibilité notamment lors des réunions de l’Assemblée départementale
Compétences requises :
Connaissances :
• connaissance de l'organisation de l'administration départementale et du fonctionnement de l’Assemblée départementale
• connaissance du domaine d'activité du service
• maîtrise des techniques d'expression orale et écrite
• maîtrise de l'outil informatique
Aptitudes professionnelles :
• capacité à hiérarchiser les urgences
• aptitude à l'organisation et à la coordination
• communication écrite et orale
Comportements professionnels/motivations :
• réactivité
• discrétion
• rigueur et méthode
• excellent relationnel
• loyauté
Contact et modalités de candidature
Contact
Afin de postuler merci de bien vouloir vous rendre sur le site du Département de la Somme : https://
Informations complémentaires
Afin de postuler merci de bien vouloir vous rendre sur le site du Département de la Somme : https://www.somme.fr/departement/votre-departement/linstitution/le-departement-recrute/
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.