Assistant des Elus Ville d'Amiens
Offre n° O080240813000105
Publiée le 27/09/2024
Synthèse de l'offre
Lieu de travail
Monsieur le president d'amiens metropole place de hotel de ville bp 2720, Amiens (Somme)
Poste à pourvoir le
01/11/2024
Date limite de candidature
27/10/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Au sein de la Direction Assistance aux Elus Ville d’Amiens, vous :
- Assistez au quotidien un(e) ou plusieurs Élu(e)s dans l’organisation de leur journée et dans les missions liées à leurs délégation(s) et mandat.
- Assurez les missions de secrétariat et d’assistance administrative, et être le point d’entrée de l’Élu(e) pour les services, les administrés et les partenaires extérieurs.
- Assistez au quotidien un(e) ou plusieurs Élu(e)s dans l’organisation de leur journée et dans les missions liées à leurs délégation(s) et mandat.
- Assurez les missions de secrétariat et d’assistance administrative, et être le point d’entrée de l’Élu(e) pour les services, les administrés et les partenaires extérieurs.
Missions / conditions d'exercice
Gestion de l’agenda et organisation des déplacements des élus :
- Vous organisez l’agenda et prenez des rendez-vous en fonction des priorités et assurez le suivi des invitations.
- Vous répondez aux sollicitations des cabinets pour les demandes de représentations du Maire ou Président.
- Vous préparez les dossiers pour les réunions programmées (bureaux, conseils, commissions …) et rappelez les informations importantes et leur degré d’urgence.
- Vous gérez les inscriptions à diverses manifestations et si besoin établir le budget prévisionnel afférent.
- Vous assurez le choix et la réservation des hôtels, ainsi que du mode de transport.
- Vous gérez la préparation logistique du déplacement (réservation du chauffeur, programmation internationale des téléphones).
Organisation, planification et participation à des réunions :
- Vous rédigez les ordres du jour en concertation avec les élus et les services et respectez les délais de transmission de documents avant la réunion.
- Vous réservez les salles et le matériel nécessaire à la réunion.
- Vous participez à des rendez-vous ou à des réunions (présentation de dossiers, prise de notes et rédaction du compte-rendu).
- Vous suivez la mise en œuvre des décisions prises et des délais impartis.
Accueil téléphonique et physique :
- Vous filtrez les appels entrants et traitez les appels téléphoniques par une recherche d'informations adéquates.
- Vous priorisez les demandes en fonction de l’urgence et renseignez les interlocuteurs.
Gestion du courrier :
- Vous réceptionnez, enregistrez dans le logiciel Elise, classez et répartissez les courriers reçus et transmettez les mails.
- Vous préparez, rédigez et envoyez des documents et préparez également des propositions de réponse à certains courriers d’administrés.
- Vous effectuez le suivi des courriers et des dossiers en cours et en rendez compte à l’élu.
- Vous gérez le circuit et la signature des parapheurs en veillant à la gestion des urgences signalées.
Par ailleurs, vous réalisez et mettez en forme différents travaux bureautiques, organisez le classement et l’archivage des dossiers et assurez la préparation, la gestion et le suivi des permanences de proximités et des astreintes.
CONDITIONS D’EXERCICE
Fonctionnement en binôme / Horaires variables / Pics d’activités / Disponibilité / Confidentialité /
Intérim de l’accueil du cabinet en l’absence de l’hôtesse d’accueil (par roulement)
- Vous organisez l’agenda et prenez des rendez-vous en fonction des priorités et assurez le suivi des invitations.
- Vous répondez aux sollicitations des cabinets pour les demandes de représentations du Maire ou Président.
- Vous préparez les dossiers pour les réunions programmées (bureaux, conseils, commissions …) et rappelez les informations importantes et leur degré d’urgence.
- Vous gérez les inscriptions à diverses manifestations et si besoin établir le budget prévisionnel afférent.
- Vous assurez le choix et la réservation des hôtels, ainsi que du mode de transport.
- Vous gérez la préparation logistique du déplacement (réservation du chauffeur, programmation internationale des téléphones).
Organisation, planification et participation à des réunions :
- Vous rédigez les ordres du jour en concertation avec les élus et les services et respectez les délais de transmission de documents avant la réunion.
- Vous réservez les salles et le matériel nécessaire à la réunion.
- Vous participez à des rendez-vous ou à des réunions (présentation de dossiers, prise de notes et rédaction du compte-rendu).
- Vous suivez la mise en œuvre des décisions prises et des délais impartis.
Accueil téléphonique et physique :
- Vous filtrez les appels entrants et traitez les appels téléphoniques par une recherche d'informations adéquates.
- Vous priorisez les demandes en fonction de l’urgence et renseignez les interlocuteurs.
Gestion du courrier :
- Vous réceptionnez, enregistrez dans le logiciel Elise, classez et répartissez les courriers reçus et transmettez les mails.
- Vous préparez, rédigez et envoyez des documents et préparez également des propositions de réponse à certains courriers d’administrés.
- Vous effectuez le suivi des courriers et des dossiers en cours et en rendez compte à l’élu.
- Vous gérez le circuit et la signature des parapheurs en veillant à la gestion des urgences signalées.
Par ailleurs, vous réalisez et mettez en forme différents travaux bureautiques, organisez le classement et l’archivage des dossiers et assurez la préparation, la gestion et le suivi des permanences de proximités et des astreintes.
CONDITIONS D’EXERCICE
Fonctionnement en binôme / Horaires variables / Pics d’activités / Disponibilité / Confidentialité /
Intérim de l’accueil du cabinet en l’absence de l’hôtesse d’accueil (par roulement)
Profils recherchés
Vous êtes titulaire à minima d’un BAC, de préférence d’un BAC+2 (type BTS Assistant de Direction / SAM). Vous disposez de très bonnes techniques rédactionnelles et maîtrisez les outils informatiques. Une bonne connaissance du fonctionnement d’une collectivité territoriale sera appréciée.
Justifier d’expériences sur poste similaire et/ou en d’assistant(e) de direction est souhaité.
Vous appréciez le travail collaboratif et êtes force de proposition. Disposant de bonnes capacités d’analyse, vous avez d’excellentes qualités relationnelles (expression orale). A l’écoute, vous êtes autonome, réactif et rigoureux. Enfin, vous avez le sens des responsabilités et de l’organisation.
Justifier d’expériences sur poste similaire et/ou en d’assistant(e) de direction est souhaité.
Vous appréciez le travail collaboratif et êtes force de proposition. Disposant de bonnes capacités d’analyse, vous avez d’excellentes qualités relationnelles (expression orale). A l’écoute, vous êtes autonome, réactif et rigoureux. Enfin, vous avez le sens des responsabilités et de l’organisation.
Contact et modalités de candidature
Contact
0322971541
Informations complémentaires
Recrutement par voie statutaire (titulaires, lauréats de concours) ou à défaut par voie contractuelle
La communauté d'agglomération d'Amiens Métropole souhaite participer à l'effort national d'insertion
en milieu professionnel des personnes handicapées : cette offre est handi-accessible
Pour tout renseignement, vous pouvez contacter le Chargé de Développement RH référent du dossier par téléphone au 03.22.97.41.82.
Pour postuler, veuillez compléter votre dossier de candidature (en rappelant la référence 5012) sur le site www.amiens.fr (Rubrique Vivre à Amiens → Emploi → Nos offres d’emplois), avant le 27/10/2024.
Lien d’accès direct pour postuler : https://demarches.amiens.fr/emploi-et-developpement-economique/depot-candidature-rh/?reference=5012&gestionnaire=MG
Émis-le : 27/09/2024
La communauté d'agglomération d'Amiens Métropole souhaite participer à l'effort national d'insertion
en milieu professionnel des personnes handicapées : cette offre est handi-accessible
Pour tout renseignement, vous pouvez contacter le Chargé de Développement RH référent du dossier par téléphone au 03.22.97.41.82.
Pour postuler, veuillez compléter votre dossier de candidature (en rappelant la référence 5012) sur le site www.amiens.fr (Rubrique Vivre à Amiens → Emploi → Nos offres d’emplois), avant le 27/10/2024.
Lien d’accès direct pour postuler : https://demarches.amiens.fr/emploi-et-developpement-economique/depot-candidature-rh/?reference=5012&gestionnaire=MG
Émis-le : 27/09/2024
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.