Assistant(e) du Président et du Directeur de cabinet
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O080240709000701
Publiée le 20/08/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
53 rue de la République, Amiens (Somme)
Poste à pourvoir le
01/10/2024
Date limite de candidature
02/09/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
L’assistant(e) du Président et du Directeur de cabinet assure la gestion de l'agenda du Président ainsi que l'accueil des rendez-vous, en lien avec son équipe et le directeur de cabinet. Il/elle est chargé(e) de l'assistance administrative et de la coordination des informations au sein du cabinet. Il-elle assure l'interface entre le cabinet, l'assemblée départementale, l'ensemble des directions et services de la collectivité, les partenaires extérieurs et les usagers.
Missions / conditions d'exercice
Cabinet et le Chef de cabinet
• gérer les demandes de rendez-vous et les interventions
• planifier les réunions
• inscrire les rendez-vous et les invitations sur l'agenda
• assurer le lien avec les partenaires dans le cadre des invitations officielles
• informer le Président du contenu de son agenda
• assurer, dans le cadre de la préparation des entretiens du Président avec les usagers ou les partenaires, la collecte, auprès des directions et services, des dossiers et des notes d'information nécessaires à la connaissance de la situation
• assurer le lien avec les membres du cabinet pour tout rendez-vous ou réunion les concernant
Accueil et orientation téléphonique et physique
• assurer l'accueil téléphonique et physique
• décoder les demandes, conseiller les usagers, les partenaires et les orienter vers les services et directions le cas échéant
• filtrer les appels et transmettre les messages
• alerter le Président ou le directeur de cabinet sur les situations sensibles
Traitement du courrier et circulation de l'information
• enregistrer le courrier dans la base
• trier, distribuer et traiter le courrier
• assurer la bonne circulation du courrier et des dossiers au sein du cabinet
• assurer le tri et l'organisation des parapheurs
• participer aux réunions de cabinet
• transmettre aux directions et services les questions techniques formulées par le Président sur des dossiers relevant de leur domaine de compétence
• renseigner les services et directions sur l'état de traitement des dossiers soumis à la signature du Président
• garantir la transmission et la circulation des informations au sein du cabinet, vers les services et directions et vers les partenaires extérieurs
• rédiger des courriers à destination des élus et autres documents administratifs
Assistance administrative
• assurer la frappe de courriers et de discours
• assurer le classement des dossiers
• assurer, en lien avec les secrétaires d'élus, la gestion des dossiers demande d'intervention auprès du Président
• assurer la gestion des fournitures
• gérer les demandes de rendez-vous et les interventions
• planifier les réunions
• inscrire les rendez-vous et les invitations sur l'agenda
• assurer le lien avec les partenaires dans le cadre des invitations officielles
• informer le Président du contenu de son agenda
• assurer, dans le cadre de la préparation des entretiens du Président avec les usagers ou les partenaires, la collecte, auprès des directions et services, des dossiers et des notes d'information nécessaires à la connaissance de la situation
• assurer le lien avec les membres du cabinet pour tout rendez-vous ou réunion les concernant
Accueil et orientation téléphonique et physique
• assurer l'accueil téléphonique et physique
• décoder les demandes, conseiller les usagers, les partenaires et les orienter vers les services et directions le cas échéant
• filtrer les appels et transmettre les messages
• alerter le Président ou le directeur de cabinet sur les situations sensibles
Traitement du courrier et circulation de l'information
• enregistrer le courrier dans la base
• trier, distribuer et traiter le courrier
• assurer la bonne circulation du courrier et des dossiers au sein du cabinet
• assurer le tri et l'organisation des parapheurs
• participer aux réunions de cabinet
• transmettre aux directions et services les questions techniques formulées par le Président sur des dossiers relevant de leur domaine de compétence
• renseigner les services et directions sur l'état de traitement des dossiers soumis à la signature du Président
• garantir la transmission et la circulation des informations au sein du cabinet, vers les services et directions et vers les partenaires extérieurs
• rédiger des courriers à destination des élus et autres documents administratifs
Assistance administrative
• assurer la frappe de courriers et de discours
• assurer le classement des dossiers
• assurer, en lien avec les secrétaires d'élus, la gestion des dossiers demande d'intervention auprès du Président
• assurer la gestion des fournitures
Profils recherchés
Compétences requises :
Connaissances :
• connaissance de l'administration départementale et de son environnement institutionnel
• connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'administration et de l'Assemblée départementale
• maîtrise des techniques d'expression orale et écrite
• maîtrise de l'orthographe et de la syntaxe de la langue française
• maîtrise de l'outil informatique
Aptitudes professionnelles :
• aptitude à l'organisation et à la coordination
• capacité d'anticipation et de prévision
• communication écrite et orale
• capacité à hiérarchiser les priorités et les urgences
• capacité à travailler dans l'urgence
Comportements professionnels/motivations :
• excellent relationnel
• rigueur et méthode
• dynamisme
• disponibilité
• discrétion
• réactivité
• loyauté institutionnelle
• résistance au stress
Connaissances :
• connaissance de l'administration départementale et de son environnement institutionnel
• connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'administration et de l'Assemblée départementale
• maîtrise des techniques d'expression orale et écrite
• maîtrise de l'orthographe et de la syntaxe de la langue française
• maîtrise de l'outil informatique
Aptitudes professionnelles :
• aptitude à l'organisation et à la coordination
• capacité d'anticipation et de prévision
• communication écrite et orale
• capacité à hiérarchiser les priorités et les urgences
• capacité à travailler dans l'urgence
Comportements professionnels/motivations :
• excellent relationnel
• rigueur et méthode
• dynamisme
• disponibilité
• discrétion
• réactivité
• loyauté institutionnelle
• résistance au stress
Contact et modalités de candidature
Contact
https://www.somme.fr/departement/votre-departement/linstitution/le-departement-recrute/
Informations complémentaires
Afin de postuler merci de bien vouloir vous rendre sur le site du Département
de la Somme : https://www.somme.fr/departement/votre-departement/linstitution/le-departement-recrute/
de la Somme : https://www.somme.fr/departement/votre-departement/linstitution/le-departement-recrute/
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.