Assistant(e) de direction de la Présidente (F/H)
Offre n° O079241101388915
Publiée le 08/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
MAIL LUCIE AUBRAC, Niort (Deux-Sèvres)
Poste à pourvoir le
06/01/2025
Date limite de candidature
08/12/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Au sein du Cabinet de la Présidente et sous l'autorité hiérarchique de la Cheffe de Cabinet, vos missions sont les suivantes :
* Suivi et gestion de l'agenda de Madame la Présidente du Conseil départemental :
Programmation des rendez-vous ou réunions (organisation et confirmation)
Gestion des invitations de la présidente (réponse aux organisateurs, préparation des éléments de dossier et suivi)
Optimisation de l'agenda
Préparation des rendez-vous : constitution des dossiers numériques et papiers
Accueil des rendez-vous de la Présidente
Gestion de tous les déplacements de la présidente : trajets (billets de train, chauffeur), hôtels, réservations...
* Secrétariat de la Présidente :
Gestion des appels
Gestion des parapheurs et des courriers
Rédaction de courriers de réponse
Compte-rendu de réunion en cas de besoin
Lettres de commande et suivi des dépenses
Classement
Rangement du bureau de la Présidente
* Missions secondaires :
Assurer le suivi administratif en cas d'absence de l'assistante de la Cheffe de Cabinet (suivi administratif et gestion des invitations)
Continuité des missions en cas d'absences des collègues
Participer en tant que de besoin aux autres missions du Cabinet
Informations complémentaires :
· Poste en binôme pour assurer une amplitude horaire large (8h - 19h), variable en fonction de l'activité de la Présidente et du Cabinet
· Grande variété d'interlocuteurs et de sujets à prendre en charge...
. Liaison fonctionnelle : en lien permanent avec le DGS, avec l'assistant de la Cheffe de Cabinet, avec les coordinatrices des élus, les assistantes des directions générales adjointes, des secrétariats opérationnels et les partenaires extérieurs.
· Horaire de travail qui varie 1 semaine sur 2 avec l'agent en binôme (semaine 1 : un agent commence à 8h et l'autre finit à 19h / semaine 2 : inversement)
· Charge de travail importante
* Suivi et gestion de l'agenda de Madame la Présidente du Conseil départemental :
Programmation des rendez-vous ou réunions (organisation et confirmation)
Gestion des invitations de la présidente (réponse aux organisateurs, préparation des éléments de dossier et suivi)
Optimisation de l'agenda
Préparation des rendez-vous : constitution des dossiers numériques et papiers
Accueil des rendez-vous de la Présidente
Gestion de tous les déplacements de la présidente : trajets (billets de train, chauffeur), hôtels, réservations...
* Secrétariat de la Présidente :
Gestion des appels
Gestion des parapheurs et des courriers
Rédaction de courriers de réponse
Compte-rendu de réunion en cas de besoin
Lettres de commande et suivi des dépenses
Classement
Rangement du bureau de la Présidente
* Missions secondaires :
Assurer le suivi administratif en cas d'absence de l'assistante de la Cheffe de Cabinet (suivi administratif et gestion des invitations)
Continuité des missions en cas d'absences des collègues
Participer en tant que de besoin aux autres missions du Cabinet
Informations complémentaires :
· Poste en binôme pour assurer une amplitude horaire large (8h - 19h), variable en fonction de l'activité de la Présidente et du Cabinet
· Grande variété d'interlocuteurs et de sujets à prendre en charge...
. Liaison fonctionnelle : en lien permanent avec le DGS, avec l'assistant de la Cheffe de Cabinet, avec les coordinatrices des élus, les assistantes des directions générales adjointes, des secrétariats opérationnels et les partenaires extérieurs.
· Horaire de travail qui varie 1 semaine sur 2 avec l'agent en binôme (semaine 1 : un agent commence à 8h et l'autre finit à 19h / semaine 2 : inversement)
· Charge de travail importante
Missions / conditions d'exercice
Au sein du Cabinet de la Présidente et sous l'autorité hiérarchique de la Cheffe de Cabinet, vos missions sont les suivantes :
* Suivi et gestion de l'agenda de Madame la Présidente du Conseil départemental :
Programmation des rendez-vous ou réunions (organisation et confirmation)
Gestion des invitations de la présidente (réponse aux organisateurs, préparation des éléments de dossier et suivi)
Optimisation de l'agenda
Préparation des rendez-vous : constitution des dossiers numériques et papiers
Accueil des rendez-vous de la Présidente
Gestion de tous les déplacements de la présidente : trajets (billets de train, chauffeur), hôtels, réservations...
* Secrétariat de la Présidente :
Gestion des appels
Gestion des parapheurs et des courriers
Rédaction de courriers de réponse
Compte-rendu de réunion en cas de besoin
Lettres de commande et suivi des dépenses
Classement
Rangement du bureau de la Présidente
* Missions secondaires :
Assurer le suivi administratif en cas d'absence de l'assistante de la Cheffe de Cabinet (suivi administratif et gestion des invitations)
Continuité des missions en cas d'absences des collègues
Participer en tant que de besoin aux autres missions du Cabinet
Informations complémentaires :
· Poste en binôme pour assurer une amplitude horaire large (8h - 19h), variable en fonction de l'activité de la Présidente et du Cabinet
· Grande variété d'interlocuteurs et de sujets à prendre en charge...
. Liaison fonctionnelle : en lien permanent avec le DGS, avec l'assistant de la Cheffe de Cabinet, avec les coordinatrices des élus, les assistantes des directions générales adjointes, des secrétariats opérationnels et les partenaires extérieurs.
· Horaire de travail qui varie 1 semaine sur 2 avec l'agent en binôme (semaine 1 : un agent commence à 8h et l'autre finit à 19h / semaine 2 : inversement)
· Charge de travail importante
* Suivi et gestion de l'agenda de Madame la Présidente du Conseil départemental :
Programmation des rendez-vous ou réunions (organisation et confirmation)
Gestion des invitations de la présidente (réponse aux organisateurs, préparation des éléments de dossier et suivi)
Optimisation de l'agenda
Préparation des rendez-vous : constitution des dossiers numériques et papiers
Accueil des rendez-vous de la Présidente
Gestion de tous les déplacements de la présidente : trajets (billets de train, chauffeur), hôtels, réservations...
* Secrétariat de la Présidente :
Gestion des appels
Gestion des parapheurs et des courriers
Rédaction de courriers de réponse
Compte-rendu de réunion en cas de besoin
Lettres de commande et suivi des dépenses
Classement
Rangement du bureau de la Présidente
* Missions secondaires :
Assurer le suivi administratif en cas d'absence de l'assistante de la Cheffe de Cabinet (suivi administratif et gestion des invitations)
Continuité des missions en cas d'absences des collègues
Participer en tant que de besoin aux autres missions du Cabinet
Informations complémentaires :
· Poste en binôme pour assurer une amplitude horaire large (8h - 19h), variable en fonction de l'activité de la Présidente et du Cabinet
· Grande variété d'interlocuteurs et de sujets à prendre en charge...
. Liaison fonctionnelle : en lien permanent avec le DGS, avec l'assistant de la Cheffe de Cabinet, avec les coordinatrices des élus, les assistantes des directions générales adjointes, des secrétariats opérationnels et les partenaires extérieurs.
· Horaire de travail qui varie 1 semaine sur 2 avec l'agent en binôme (semaine 1 : un agent commence à 8h et l'autre finit à 19h / semaine 2 : inversement)
· Charge de travail importante
Profils recherchés
Les qualités professionnelles recherchées sont :
* Rigueur et sens de l'organisation impératifs
* Discrétion et loyauté
* Capacité à travailler en équipe (binôme)
* Autonomie, force de proposition et grande capacité d'adaptation (gestion des urgences en fonction de l'actualité politique, changements d'agenda, d'horaires, priorisation...)
Une expérience professionnelle est souhaitée sur un poste similaire, un intérêt pour l'actualité politique locale, régionale serait un atout. Vous pouvez vous rendre disponible lors des pics d'activités.
Conditions de travail liées au poste :
Poste permanent, à pourvoir par voie statutaire ou contractuelle (CDD, renouvelable)
25 congés annuels et 23 RTT par an
Cadre d'emplois des adjoints administratifs et rédacteurs territoriaux
Date limite de dépôt des candidatures : Vendredi 29 novembre 2024
Pour plus de renseignements, vous pouvez contacter Madame Cécile Fournier - Cheffe de cabinet - Cabinet de la Présidente cecile.fournier@deux-sevres.fr
En rejoignant le Département, vous intégrez :
- Une collectivité porteuse de valeurs fortes sur lesquelles elle a fondé son projet d'administration départementale - Agissons ensemble! Pour mieux répondre au défi des exigences de qualité du service public tout en veillant au bien-être de ses équipes
- Un collectif professionnel engagé et en mouvement pour plus de modernité et d'efficacité dans son organisation et son action
Nos atouts:
- Des prestations d'action sociale et avantages, qui viennent compléter le régime indemnitaire
- Une organisation de travail souple et propice à l'équilibre personnel et professionnel, dans un cadre de vie agréable, au vert et à proximité de l'océan
- De réelles perspectives d'évolution professionnelle grâce à la diversité de nos actions et à l'ambition de nos projets
* Rigueur et sens de l'organisation impératifs
* Discrétion et loyauté
* Capacité à travailler en équipe (binôme)
* Autonomie, force de proposition et grande capacité d'adaptation (gestion des urgences en fonction de l'actualité politique, changements d'agenda, d'horaires, priorisation...)
Une expérience professionnelle est souhaitée sur un poste similaire, un intérêt pour l'actualité politique locale, régionale serait un atout. Vous pouvez vous rendre disponible lors des pics d'activités.
Conditions de travail liées au poste :
Poste permanent, à pourvoir par voie statutaire ou contractuelle (CDD, renouvelable)
25 congés annuels et 23 RTT par an
Cadre d'emplois des adjoints administratifs et rédacteurs territoriaux
Date limite de dépôt des candidatures : Vendredi 29 novembre 2024
Pour plus de renseignements, vous pouvez contacter Madame Cécile Fournier - Cheffe de cabinet - Cabinet de la Présidente cecile.fournier@deux-sevres.fr
En rejoignant le Département, vous intégrez :
- Une collectivité porteuse de valeurs fortes sur lesquelles elle a fondé son projet d'administration départementale - Agissons ensemble! Pour mieux répondre au défi des exigences de qualité du service public tout en veillant au bien-être de ses équipes
- Un collectif professionnel engagé et en mouvement pour plus de modernité et d'efficacité dans son organisation et son action
Nos atouts:
- Des prestations d'action sociale et avantages, qui viennent compléter le régime indemnitaire
- Une organisation de travail souple et propice à l'équilibre personnel et professionnel, dans un cadre de vie agréable, au vert et à proximité de l'océan
- De réelles perspectives d'évolution professionnelle grâce à la diversité de nos actions et à l'ambition de nos projets
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Cliquez sur le lien ci-dessus pour postuler
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.