Assistant de direction (h/f)
Offre n° O078250201393275
Publiée le 13/02/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
32 000 habitants
à 15 mn de Paris (RER A ou SNCF Saint Lazare)
à 15 mn de Paris (RER A ou SNCF Saint Lazare)
Lieu de travail
16 rue Gambetta, Houilles (Yvelines)
Poste à pourvoir le
13/04/2025
Date limite de candidature
31/03/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité du directeur, vous lui apportez une aide permanente en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.
* Accueil physique et téléphonique
* Prise de messages ou redirection vers les différents services
* Gestion de l'agent de la DAS, salle de réunion, organisation des réunions ...
* Support administratif et logistique nécessaire à l'organisation de réunions, de déplacements et de missions
* Coordination de certaines informations entre la direction, les Directeurs et Chefs de services
* Centralisation et re dispatching du courrier entrant de la direction via le logiciel de gestion du courrier (KOLOK) et coordination le bon suivi de la mise à jour des données par les assistants
* Dépôt et retrait du courrier et des parapheurs et de leur suivi
* Gestion des fournitures du service
* Participation au suivi de projets DAS
* Préparation et édition les documents nécessaires dans le suivi des dossiers de la DAS
* Contribution à la préparation des données et à la production des tableaux de saisie de données
* Mises à jour de documents, rédaction de divers supports (mails, courriers, compte rendus, présentations PowerPoint, guides...)
* Assistance à la gestion administrative et comptable de la DAS : édition de bons de commande, suivi des factures...
* Participation au bilan annuel sur l'ensemble des actions
* Elaboration des CR du CCAS et réunion
* Accueil physique et téléphonique
* Prise de messages ou redirection vers les différents services
* Gestion de l'agent de la DAS, salle de réunion, organisation des réunions ...
* Support administratif et logistique nécessaire à l'organisation de réunions, de déplacements et de missions
* Coordination de certaines informations entre la direction, les Directeurs et Chefs de services
* Centralisation et re dispatching du courrier entrant de la direction via le logiciel de gestion du courrier (KOLOK) et coordination le bon suivi de la mise à jour des données par les assistants
* Dépôt et retrait du courrier et des parapheurs et de leur suivi
* Gestion des fournitures du service
* Participation au suivi de projets DAS
* Préparation et édition les documents nécessaires dans le suivi des dossiers de la DAS
* Contribution à la préparation des données et à la production des tableaux de saisie de données
* Mises à jour de documents, rédaction de divers supports (mails, courriers, compte rendus, présentations PowerPoint, guides...)
* Assistance à la gestion administrative et comptable de la DAS : édition de bons de commande, suivi des factures...
* Participation au bilan annuel sur l'ensemble des actions
* Elaboration des CR du CCAS et réunion
Missions / conditions d'exercice
Sous la responsabilité du directeur, vous lui apportez une aide permanente en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.
* Accueil physique et téléphonique
* Prise de messages ou redirection vers les différents services
* Gestion de l'agent de la DAS, salle de réunion, organisation des réunions ...
* Support administratif et logistique nécessaire à l'organisation de réunions, de déplacements et de missions
* Coordination de certaines informations entre la direction, les Directeurs et Chefs de services
* Centralisation et re dispatching du courrier entrant de la direction via le logiciel de gestion du courrier (KOLOK) et coordination le bon suivi de la mise à jour des données par les assistants
* Dépôt et retrait du courrier et des parapheurs et de leur suivi
* Gestion des fournitures du service
* Participation au suivi de projets DAS
* Préparation et édition les documents nécessaires dans le suivi des dossiers de la DAS
* Contribution à la préparation des données et à la production des tableaux de saisie de données
* Mises à jour de documents, rédaction de divers supports (mails, courriers, compte rendus, présentations PowerPoint, guides...)
* Assistance à la gestion administrative et comptable de la DAS : édition de bons de commande, suivi des factures...
* Participation au bilan annuel sur l'ensemble des actions
* Elaboration des CR du CCAS et réunion
* Accueil physique et téléphonique
* Prise de messages ou redirection vers les différents services
* Gestion de l'agent de la DAS, salle de réunion, organisation des réunions ...
* Support administratif et logistique nécessaire à l'organisation de réunions, de déplacements et de missions
* Coordination de certaines informations entre la direction, les Directeurs et Chefs de services
* Centralisation et re dispatching du courrier entrant de la direction via le logiciel de gestion du courrier (KOLOK) et coordination le bon suivi de la mise à jour des données par les assistants
* Dépôt et retrait du courrier et des parapheurs et de leur suivi
* Gestion des fournitures du service
* Participation au suivi de projets DAS
* Préparation et édition les documents nécessaires dans le suivi des dossiers de la DAS
* Contribution à la préparation des données et à la production des tableaux de saisie de données
* Mises à jour de documents, rédaction de divers supports (mails, courriers, compte rendus, présentations PowerPoint, guides...)
* Assistance à la gestion administrative et comptable de la DAS : édition de bons de commande, suivi des factures...
* Participation au bilan annuel sur l'ensemble des actions
* Elaboration des CR du CCAS et réunion
Profils recherchés
* Titulaire d'une qualification, d'un diplôme en assistance de direction ou secrétariat ou expérience significative sur un poste similaire
* Connaissances de l'environnement territorial
* Connaissances des prestations d'action sociale
* Excellent relationnel
* Maitrise des outils bureautiques
* Capacités à s'adapter aux contraintes d'un poste partagé
* Techniques d'écoute et de relation à la personne
* Rigueur dans la gestion des dossiers
* Grande discrétion et sens de la confidentialité
* Connaissances de l'environnement territorial
* Connaissances des prestations d'action sociale
* Excellent relationnel
* Maitrise des outils bureautiques
* Capacités à s'adapter aux contraintes d'un poste partagé
* Techniques d'écoute et de relation à la personne
* Rigueur dans la gestion des dossiers
* Grande discrétion et sens de la confidentialité
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
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Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.