Un assistant administratif (h/f)
Offre n° O078241015001566
Publiée le 15/10/2024
Synthèse de l'offre
Lieu de travail
66 rte de Sartrouville - Bât. 4 - Parc des Erables, Le Pecq (Yvelines)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Contexte :
Sous l’autorité du Directeur de l’environnement, l’Assistant (H/F) assure l’ensemble des tâches administratives de la Direction et notamment l’accueil téléphonique des usagers du service, l’organisation et la planification de réunions et rendez-vous de l’équipe et la réalisation et mise en forme de travaux de bureautique.
Sous l’autorité du Directeur de l’environnement, l’Assistant (H/F) assure l’ensemble des tâches administratives de la Direction et notamment l’accueil téléphonique des usagers du service, l’organisation et la planification de réunions et rendez-vous de l’équipe et la réalisation et mise en forme de travaux de bureautique.
Missions / conditions d'exercice
Dans ce cadre, vous serez chargé des missions suivantes :
1. Accueil téléphonique et physique du service :
• Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers les interlocuteurs compétents
• Recevoir, filtrer, répondre et/ou transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
2. Organisation et fonctionnement du service
• Organisation et planification de réunions et rendez-vous de l’équipe,
• Suivi des plannings de congés et des absences des agents
3. Réalisation et mise en forme de travaux de bureautiques
• Mise en forme de documents (courriers, tableaux, diaporamas, notes)
• Réception, envoi et suivi des courriers et parapheurs
4. Archivage des dossiers de la Direction
• Archivage des dossiers du service
5. Relations administratives et financières avec les professionnels concernant la gestion de leurs déchets
• Établir les contrats déchets avec les professionnels sur les secteurs couverts par la redevance spéciale
• Émettre la facturation
• Procéder à un suivi financier.
6. Divers
• Participation à la gestion comptable en lien avec le Gestionnaire administratif et financier
• Vérification des devis, réalisation des engagements et des bons de commande,
• Rédaction et suivi d’actes administratifs et financiers,
• Contrôle du service fait, le suivi des factures et de tableaux de bord
1. Accueil téléphonique et physique du service :
• Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers les interlocuteurs compétents
• Recevoir, filtrer, répondre et/ou transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
2. Organisation et fonctionnement du service
• Organisation et planification de réunions et rendez-vous de l’équipe,
• Suivi des plannings de congés et des absences des agents
3. Réalisation et mise en forme de travaux de bureautiques
• Mise en forme de documents (courriers, tableaux, diaporamas, notes)
• Réception, envoi et suivi des courriers et parapheurs
4. Archivage des dossiers de la Direction
• Archivage des dossiers du service
5. Relations administratives et financières avec les professionnels concernant la gestion de leurs déchets
• Établir les contrats déchets avec les professionnels sur les secteurs couverts par la redevance spéciale
• Émettre la facturation
• Procéder à un suivi financier.
6. Divers
• Participation à la gestion comptable en lien avec le Gestionnaire administratif et financier
• Vérification des devis, réalisation des engagements et des bons de commande,
• Rédaction et suivi d’actes administratifs et financiers,
• Contrôle du service fait, le suivi des factures et de tableaux de bord
Profils recherchés
Niveau Bac à Bac+2, vous justifiez d’une expérience en collectivités et/ou ECPI. Vous disposez d’une parfaite maîtrise des techniques de secrétariat, des outils bureautiques et de communication. Vous faites preuve de rigueur, d’organisation et de discrétion. Vous êtes disponible, autonome et disposez de réelles capacités rédactionnelles et relationnelles.
Contact et modalités de candidature
Contact
0130097510
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Président
Direction des ressources humaines
Parc des Erables- Bâtiment 4
66 route de Sartrouville
78230 LE PECQ
Monsieur le Président
Direction des ressources humaines
Parc des Erables- Bâtiment 4
66 route de Sartrouville
78230 LE PECQ
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.