Assistant/e de Direction
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Offre n° O078240701002212
Publiée le 01/07/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
La Commune de Beynes est située dans les Yvelines : ville centre de territoires ruraux et aux portes des grandes agglomérations. Elle est dotée de nombreux équipements publics, elle compte plus de 7 600 habitants et déborde d'énergie grâce à tous les acteurs qui l'ont en partage : associations, commerçants ...
Lieu de travail
Place du 8 Mai 1945, Beynes (Yvelines)
Poste à pourvoir le
01/10/2024
Date limite de candidature
31/07/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
La Commune de Beynes est située dans les Yvelines, elle s’étend de part et d’autre de la Vallée de la Mauldre : ville centre de territoires ruraux et aux portes des grandes agglomérations. Elle est membre de la communauté de commune de Cœur d’Yvelines dont elle est l’un des principaux pôles.
Elle est dotée de nombreux équipements publics, elle compte plus de 7 800 habitants et déborde d'énergie grâce à tous les acteurs qui l'ont en partage : associations, commerçants ...
Elle porte de nombreux projets en faveur des habitants.
Elle est dotée de nombreux équipements publics, elle compte plus de 7 800 habitants et déborde d'énergie grâce à tous les acteurs qui l'ont en partage : associations, commerçants ...
Elle porte de nombreux projets en faveur des habitants.
Missions / conditions d'exercice
La Direction des Sports, de la Vie associative et des Manifestations met en œuvre de la politique sportive décidée par la Municipalité sur le plan administratif, technique, sportif et financier.
Elle assure la gestion, la sécurité, l'accueil des installations sportives.
Elle informe, oriente et accompagne les associations dans leurs démarches administratives (demandes de subventions, de salles, de manifestations, etc…)
Elle organise, coordonne et/ou apporte un soutien technique aux manifestations sportives programmées sur la commune.
Elle est attachée au développement de la pratique sportive et au soutien de nombreuses associations locales. Elle est fière de porter de nombreuses manifestations (forum, brocante, bourse aux jouets, marché de Noël, fêtes de Beynes…).
Sous la responsabilité du Directeur :
Activités principales :
- Assure l’accueil téléphonique et ponctuellement physique du public (administrés, dirigeants d’association, fournisseurs, …) et la transmission des informations
- Assure le suivi du courrier de la direction
- Rédige les correspondances à partir de consignes
- Assure la préparation des commissions, réunions diverses, rédige les CR
- Prépare, saisie et met en forme des documents (courriers, tableaux, bilans, …)
- Assure la gestion des dossiers de demande de subventions aux associations de la rédaction à l’envoi de la notification
- Rédige les différents types de conventions en lien avec les collaborateurs de sa Direction
- Assure la mise à jour régulière du listing associatif
- Assure la rédaction des actes administratifs
- Assure un soutien à l’organisation du Directeur
- Recherche et diffuse de l’information (en interne et auprès des associations)
- Organise les agendas, rendez-vous
- Créé des outils pour le pilotage de la direction
- Est garant des procédures administratives
- Gère l’impraticabilité des terrains sportifs
- Gère les plannings d’utilisation des équipements associatifs, des plannings week-end, réservation des vacances, des championnats
- Gère le suivi et la mise à jour du logiciel de contrôle d’accès du stade
Référente Vie associative :
- Construit et met à jour des tableaux de bords (statuts, évolution du nombre d’adhérents, statistiques d’utilisation, …)
Comptabilité de la D.S.V.A.M :
- Aide à l’élaboration du budget, le met en forme et le suit (saisie des bons de commande, vérification des factures et suivi des enveloppes budgétaires)
Communication :
- Pilotage du Guide des associations
- Mise à jour du site web de la Ville auprès du service communication
- Promotion des actions de la direction
CARACTERISTIQUES DU POSTE :
- Poste permanent - Fonctionnaire titulaire ou contractuel de droit public / Catégorie C ou B – Cadre d’emploi adjoint administratif territorial ou rédacteur
- Temps plein – cycle de travail à 37h30 ou 39h
- Rémunération statutaire selon profil et expérience – Prime annuelle – Régime indemnitaire (IFSE) - Complément Indemnitaire Annuel (CIA)
- Télétravail possible 1 fois par semaine
POURQUOI NOUS REJOINDRE :
- CNAS et Amicale du personnel
- Forfait mobilités durables
- Restauration sur place ou sur le site de la caserne gendarme
- Participation employeur mutuelle et garantie maintien de salaire
Elle assure la gestion, la sécurité, l'accueil des installations sportives.
Elle informe, oriente et accompagne les associations dans leurs démarches administratives (demandes de subventions, de salles, de manifestations, etc…)
Elle organise, coordonne et/ou apporte un soutien technique aux manifestations sportives programmées sur la commune.
Elle est attachée au développement de la pratique sportive et au soutien de nombreuses associations locales. Elle est fière de porter de nombreuses manifestations (forum, brocante, bourse aux jouets, marché de Noël, fêtes de Beynes…).
Sous la responsabilité du Directeur :
Activités principales :
- Assure l’accueil téléphonique et ponctuellement physique du public (administrés, dirigeants d’association, fournisseurs, …) et la transmission des informations
- Assure le suivi du courrier de la direction
- Rédige les correspondances à partir de consignes
- Assure la préparation des commissions, réunions diverses, rédige les CR
- Prépare, saisie et met en forme des documents (courriers, tableaux, bilans, …)
- Assure la gestion des dossiers de demande de subventions aux associations de la rédaction à l’envoi de la notification
- Rédige les différents types de conventions en lien avec les collaborateurs de sa Direction
- Assure la mise à jour régulière du listing associatif
- Assure la rédaction des actes administratifs
- Assure un soutien à l’organisation du Directeur
- Recherche et diffuse de l’information (en interne et auprès des associations)
- Organise les agendas, rendez-vous
- Créé des outils pour le pilotage de la direction
- Est garant des procédures administratives
- Gère l’impraticabilité des terrains sportifs
- Gère les plannings d’utilisation des équipements associatifs, des plannings week-end, réservation des vacances, des championnats
- Gère le suivi et la mise à jour du logiciel de contrôle d’accès du stade
Référente Vie associative :
- Construit et met à jour des tableaux de bords (statuts, évolution du nombre d’adhérents, statistiques d’utilisation, …)
Comptabilité de la D.S.V.A.M :
- Aide à l’élaboration du budget, le met en forme et le suit (saisie des bons de commande, vérification des factures et suivi des enveloppes budgétaires)
Communication :
- Pilotage du Guide des associations
- Mise à jour du site web de la Ville auprès du service communication
- Promotion des actions de la direction
CARACTERISTIQUES DU POSTE :
- Poste permanent - Fonctionnaire titulaire ou contractuel de droit public / Catégorie C ou B – Cadre d’emploi adjoint administratif territorial ou rédacteur
- Temps plein – cycle de travail à 37h30 ou 39h
- Rémunération statutaire selon profil et expérience – Prime annuelle – Régime indemnitaire (IFSE) - Complément Indemnitaire Annuel (CIA)
- Télétravail possible 1 fois par semaine
POURQUOI NOUS REJOINDRE :
- CNAS et Amicale du personnel
- Forfait mobilités durables
- Restauration sur place ou sur le site de la caserne gendarme
- Participation employeur mutuelle et garantie maintien de salaire
Profils recherchés
- Connaissance du fonctionnement du service public
- Connaissance des principes rédactionnels de la note de synthèse
- Connaissance des circuits et procédures administratives
- Connaissance des règles de base de la comptabilité
- Respect des obligations de discrétion et confidentialité
- Compétences en gestion administratives et budgétaire
- Maîtrise le pack office (word, excel, power point et outlook)
- Maîtrise les techniques de rédaction
- Qualités rédactionnelles et organisationnelles, bonne connaissance de l’outil informatique
- Savoir écouter
- Sens des initiatives
- Être force de proposition
- Autonomie
- Anticipation, rigueur, conscience professionnelle, discrétion professionnelle, esprit d’initiative, sens de l’organisation
- Connaissance des principes rédactionnels de la note de synthèse
- Connaissance des circuits et procédures administratives
- Connaissance des règles de base de la comptabilité
- Respect des obligations de discrétion et confidentialité
- Compétences en gestion administratives et budgétaire
- Maîtrise le pack office (word, excel, power point et outlook)
- Maîtrise les techniques de rédaction
- Qualités rédactionnelles et organisationnelles, bonne connaissance de l’outil informatique
- Savoir écouter
- Sens des initiatives
- Être force de proposition
- Autonomie
- Anticipation, rigueur, conscience professionnelle, discrétion professionnelle, esprit d’initiative, sens de l’organisation
Contact et modalités de candidature
Contact
0134910627
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation sur recrutements@beynes.fr ou par courrier à :
Monsieur le Maire
Place du 8 Mai 1945
78650 BEYNES
Monsieur le Maire
Place du 8 Mai 1945
78650 BEYNES
Adresse de l'employeur
Mairie de BEYNES
>Place du 8 Mai 1945
78650 BEYNES
>Place du 8 Mai 1945
78650 BEYNES
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.