Assurer la gestion administrative, financière, technique et de la vie collective de la résidence
Gestion administrative
Instruire les dossiers et accueillir les nouveaux résidents et de leurs familles/entourages, mettre à jour les dossiers de tous les résidents, élaborer le projet d'établissement, assurer le développement et la permanence des relations avec les familles, les différents acteurs du réseau gérontologique local et les intervenants, superviser la partie restauration.
Gestion financière
Garantir un taux d'occupation optimal de la résidence, assurer la gestion comptable et budgétaire de l'établissement, garantir la bonne exécution du budget, assurer la gestion des stocks de matériels et produits divers, préparer la facturation des résidents (comptage des tickets repas, bus, fax et autres, réceptionner les RIB...), gérer la facturation des résidents grâce au logiciel informatique, et en liaison avec le service comptabilité et le trésor public.
Gestion technique
Participer aux évolutions techniques du bâtiment, alerter les services concernés en cas de disfonctionnement technique, constater les problèmes techniques de la résidence et faire les demandes de travaux (intranet) aux services concernés, participer au suivi des interventions, garantir la sécurité des biens et des personnes, veiller à la mise en oeuvre et au respect des normes et réglementations spécifiques.
Gestion de la vie collective
Elaborer des projets d'animation à la résidence, préparer et organiser les animations au sein de la résidence, développer une relation professionnelle d'écoute, assurer la partie relationnelle, identifier et transmettre à sa hiérarchie les informations essentielles concernant les résidents.
Manager une équipe de huit agents
Assurer la permanence du service, évaluer ses besoins en remplacement, mettre en oeuvre les actions de recrutement nécessaires, assurer l'organisation du travail de son équipe, fixer les objectifs de son équipe, mener les entretiens annuels d'évaluation des agents, assurer la professionnalisation de son équipe, assurer une bonne circulation de l'information entre les différents membres de l'équipe, en évaluant le degré de priorité des différents dossiers, assurer la gestion administrative du personnel.
Accueillir physiquement et téléphoniquement en cas d'absence de l'agent d'accueil/secrétaire
Accueil physique
S'assurer de l'accueil des résidents et de leurs familles/entourage, interdire l'accès de l'établissement à toute personne étrangère, vérifier les espaces de circulation, assurer l'accueil physique de toute personne se présentant à la résidence (prestataires divers, familles/entourage, résidents...) et informer, participer à la promotion de la résidence.
Accueil téléphonique
Assurer l'accueil téléphonique de la résidence, prendre et orienter les appels, prendre les messages et les diffuser aux personnes concernées, noter tous les appels téléphoniques entrants et sortants dans le cahier de téléphone et noter les appels indispensables sur le cahier de transmissions et les événements qui ont lieu au cours de la journée, transférer les appels sur le portable de façon à être toujours joignable, noter les demandes des résidents et des familles, appeler, en cas de nécessité, les services techniques de la Ville de Houilles pour les réparations urgentes (noter la date et l'heure sur le cahier de transmissions).
Assurer la sécurité des résidents et de la résidence
Gestion des urgences médicales
Appeler les secours, rassurer les résidents, prévenir les familles pour les situations graves, assurer les gestes de premiers secours, veiller à la transmission par écrit de tout appel aux services de secours.
Gestion de la sécurité incendie
Veiller à la sécurité incendie, appeler les pompiers en cas de nécessité, réarmer l'alarme, surveiller toutes les issues.
Préparer et organiser des actions intergénération sur la ville
Préparer et organiser des actions intergénération destinées à l'ensemble des Ovillois, proposer aux élus des projets d'actions en matière d'intergénération, prendre en charge la réalisation des actions retenues par les élus, faire participer les partenaires de la collectivité à ses actions intergénérationnelles, assurer le suivi et garantir la bonne exécution du budget alloué aux actions intergénérationnelles.