Un Référent Etat Civil et Elections H/F
Offre n° O077241004001143
Publiée le 04/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
32 rue de Ruze, Villeparisis (Seine-et-Marne)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Située à 30 min de Paris Gare du Nord (RER B) et à 15 min de l’aéroport Charles de Gaulle, Villeparisis (77) propose à ses 27 000 habitants, un cadre de vie agréable. La Ville est engagée dans une politique ambitieuse en matière de démocratie participative et de protection de l’environnement. Marqué par l’héritage et le passage de Victor Vasarely, Villeparisis est un grand « village » à taille humaine, urbanisé essentiellement de pavillons et de petits ensembles.
Rejoignez notre équipe de professionnels compétents et motivés au service d’un territoire riche en opportunités.
Villeparisis est la 5e ville la plus peuplée de la communauté d’agglomération de Roissy Pays de France et 6e ville de Seine-et-Marne.
Sous l’autorité de la Responsable de service Affaires générales
Rejoignez notre équipe de professionnels compétents et motivés au service d’un territoire riche en opportunités.
Villeparisis est la 5e ville la plus peuplée de la communauté d’agglomération de Roissy Pays de France et 6e ville de Seine-et-Marne.
Sous l’autorité de la Responsable de service Affaires générales
Missions / conditions d'exercice
Etat-Civil :
- Instruction et suivi des dossiers d'Etat-civil (mariages, PACS, Parrainage civil),
- Dressage des actes d’Etat Civil (naissance, reconnaissance, mariage, décès, changement de nom, prénom),
- Etablissement de copies et/ou d’extraits d'actes (notaires, mairies, usagers…),
- Gestion des mentions marginales (divorce, mariage, décès, répertoire civil, P.A.C.S, dissolution de P.A.C.S., actes de
notoriété, adoptions, naturalisations, rectification d'état civil, changement de prénoms...),
- Traitement des demandes de rectifications d’Etat Civil,
- Enregistrement du courrier état-civil,
- Traitement des demandes COMEDEC,
- Gestion des livrets de famille,
- Suivi des auditions relatives aux dossiers mariages,
- Assistance aux mariages, parrainages civils, noces d’or…,
- Dressage des actes d’état civil (reconnaissance, changement de nom, choix du nom, naissance, mariage, décès),
- Transmission de divers avis de mention,
- Suivi des avis de naissance,
- Gestion des demandes de changement de prénom et de nom,
- Référente des archives d’état civil,
- Référente des cartes ANTS/COMEDEC,
- Formations des nouveaux agents en interne (fiche de procédure, PowerPoint),
- Transmission des éléments d’Etat Civil pour le magazine de la ville ainsi qu’au Tribunal.
Gestion du recensement de la population :
- Recrutement des agents recenseurs,
- Préparation de la délibération pour la rémunération des agents,
- Constitution des secteurs par agents recenseurs,
- Préparation du matériel / réception des documents,
- Rencontre régulière avec les agents recenseurs,
- Mettre à jour le nombre de logements,
- Etablir les fiches navettes,
- Réception des réponses internet et correction si nécessaire,
- Réception des bulletins individuels papier à saisir sur le logiciel,
- Etablir les bordereaux récapitulatifs en fin de collecte,
- Clôture du recensement avec destruction des imprimés inutilisés.
Gestion des Elections :
- Responsable du bureau centralisateur,
- Préparations des scrutins (dossiers, commission de contrôle, recrutement des agents, courriers assesseurs, réception des bulletins de vote),
- Gestion du REU : inscriptions et radiation,
- Gestion des procurations et cartes en retour,
- Préparation de la mise sous pli,
- Tirage au sort pour constituer la liste des jurés d’assises (envoi de courrier, gestion du tableau).
Polyvalence avec l’agent du service cimetière :
- Délivrance des diverses autorisations liées au cimetière (inhumations, exhumations, travaux, autorisations de circulation...),
- Gestion des emplacements pour achat et renouvellement,
- Mandataire suppléant : régie cimetière.
Polyvalence au Guichet unique :
- Prise de rendez-vous et recueil des cartes d’identité et de passeport,
- Recensement militaire,
- Remise de divers dossiers et de formulaires (scolaire, logement, demande de changement de prénom, livret de famille),
- Enregistrement des chèques et paiements par carte bancaire restauration et périscolaire,
- Renfort en cas de nécessité de fonctionnement.
- Instruction et suivi des dossiers d'Etat-civil (mariages, PACS, Parrainage civil),
- Dressage des actes d’Etat Civil (naissance, reconnaissance, mariage, décès, changement de nom, prénom),
- Etablissement de copies et/ou d’extraits d'actes (notaires, mairies, usagers…),
- Gestion des mentions marginales (divorce, mariage, décès, répertoire civil, P.A.C.S, dissolution de P.A.C.S., actes de
notoriété, adoptions, naturalisations, rectification d'état civil, changement de prénoms...),
- Traitement des demandes de rectifications d’Etat Civil,
- Enregistrement du courrier état-civil,
- Traitement des demandes COMEDEC,
- Gestion des livrets de famille,
- Suivi des auditions relatives aux dossiers mariages,
- Assistance aux mariages, parrainages civils, noces d’or…,
- Dressage des actes d’état civil (reconnaissance, changement de nom, choix du nom, naissance, mariage, décès),
- Transmission de divers avis de mention,
- Suivi des avis de naissance,
- Gestion des demandes de changement de prénom et de nom,
- Référente des archives d’état civil,
- Référente des cartes ANTS/COMEDEC,
- Formations des nouveaux agents en interne (fiche de procédure, PowerPoint),
- Transmission des éléments d’Etat Civil pour le magazine de la ville ainsi qu’au Tribunal.
Gestion du recensement de la population :
- Recrutement des agents recenseurs,
- Préparation de la délibération pour la rémunération des agents,
- Constitution des secteurs par agents recenseurs,
- Préparation du matériel / réception des documents,
- Rencontre régulière avec les agents recenseurs,
- Mettre à jour le nombre de logements,
- Etablir les fiches navettes,
- Réception des réponses internet et correction si nécessaire,
- Réception des bulletins individuels papier à saisir sur le logiciel,
- Etablir les bordereaux récapitulatifs en fin de collecte,
- Clôture du recensement avec destruction des imprimés inutilisés.
Gestion des Elections :
- Responsable du bureau centralisateur,
- Préparations des scrutins (dossiers, commission de contrôle, recrutement des agents, courriers assesseurs, réception des bulletins de vote),
- Gestion du REU : inscriptions et radiation,
- Gestion des procurations et cartes en retour,
- Préparation de la mise sous pli,
- Tirage au sort pour constituer la liste des jurés d’assises (envoi de courrier, gestion du tableau).
Polyvalence avec l’agent du service cimetière :
- Délivrance des diverses autorisations liées au cimetière (inhumations, exhumations, travaux, autorisations de circulation...),
- Gestion des emplacements pour achat et renouvellement,
- Mandataire suppléant : régie cimetière.
Polyvalence au Guichet unique :
- Prise de rendez-vous et recueil des cartes d’identité et de passeport,
- Recensement militaire,
- Remise de divers dossiers et de formulaires (scolaire, logement, demande de changement de prénom, livret de famille),
- Enregistrement des chèques et paiements par carte bancaire restauration et périscolaire,
- Renfort en cas de nécessité de fonctionnement.
Profils recherchés
Savoir :
- Procédures administratives relatives aux actes d'état-civil,
- Techniques rédactionnelles,
- Mise en œuvre des procédures et du respect de la règlementation,
- Application de la règlementation en matière funéraire.
Savoir-faire :
- Maîtrise de l'outil informatique et des prologiciels (Etat-Civil et Cimetière),
- Recevoir et renseigner les familles ou les prestataires,
- Appliquer les procédures administratives,
- Apprécier les demandes au regard des différents documents fournis,
- Contrôler l'authenticité des documents pour l'instruction des dossiers.
Savoir être :
- Rigueur et méthode,
- Polyvalence dans le service,
- Disponibilité et sens du service public,
- Qualités relationnelles,
- Discrétion,
- Facilités d’adaptation dans toutes les situations (public agressif, familles endeuillées…),
- Travail en autonomie.
Conditions de travail :
Travail le samedi après-midi (mariages/parrainages par roulement),
Déplacement occasionnel sur autorisation du Procureur de la République en cas de situation exceptionnelle (mariages in extremis)
Travail le week-end lors des élections politiques
Accueil du public difficile et des familles endeuillées
• Rémunération statutaire, RIFSEEP (IFSE + CIA), 13ème mois
• Politique dynamique de formation (Plan de formation triennal, accès aux préparations concours, programmation INTERNE)
• Possibilité d'activités sportives et chorale du personnel gratuites sur le temps du midi
• Adhésion amicale du personnel
• Congés annuels et RTT
• Possibilité de télétravail (1 jour par semaine hors vacances scolaires sous conditions)
• Participation à hauteur de 75 % des frais de transports en commun
• Possibilité de participation mutuelles santé et prévoyances labélisées
• Restaurant communal
- Procédures administratives relatives aux actes d'état-civil,
- Techniques rédactionnelles,
- Mise en œuvre des procédures et du respect de la règlementation,
- Application de la règlementation en matière funéraire.
Savoir-faire :
- Maîtrise de l'outil informatique et des prologiciels (Etat-Civil et Cimetière),
- Recevoir et renseigner les familles ou les prestataires,
- Appliquer les procédures administratives,
- Apprécier les demandes au regard des différents documents fournis,
- Contrôler l'authenticité des documents pour l'instruction des dossiers.
Savoir être :
- Rigueur et méthode,
- Polyvalence dans le service,
- Disponibilité et sens du service public,
- Qualités relationnelles,
- Discrétion,
- Facilités d’adaptation dans toutes les situations (public agressif, familles endeuillées…),
- Travail en autonomie.
Conditions de travail :
Travail le samedi après-midi (mariages/parrainages par roulement),
Déplacement occasionnel sur autorisation du Procureur de la République en cas de situation exceptionnelle (mariages in extremis)
Travail le week-end lors des élections politiques
Accueil du public difficile et des familles endeuillées
• Rémunération statutaire, RIFSEEP (IFSE + CIA), 13ème mois
• Politique dynamique de formation (Plan de formation triennal, accès aux préparations concours, programmation INTERNE)
• Possibilité d'activités sportives et chorale du personnel gratuites sur le temps du midi
• Adhésion amicale du personnel
• Congés annuels et RTT
• Possibilité de télétravail (1 jour par semaine hors vacances scolaires sous conditions)
• Participation à hauteur de 75 % des frais de transports en commun
• Possibilité de participation mutuelles santé et prévoyances labélisées
• Restaurant communal
Contact et modalités de candidature
Contact
0164675236
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire Frédéric BOUCHE
Mairie de Villeparisis
32 rue de Ruzé
CS 50105
77273 VILLEPARISIS CEDEX
Ou par mail : drh@mairie-villeparisis.fr
Monsieur le Maire Frédéric BOUCHE
Mairie de Villeparisis
32 rue de Ruzé
CS 50105
77273 VILLEPARISIS CEDEX
Ou par mail : drh@mairie-villeparisis.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.