Assistant de direction (F/H)
Offre n° O077240801385350
Publiée le 28/08/2024
Synthèse de l'offre
Lieu de travail
Melun (Seine-et-Marne)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La Direction Générale adjointe de l'Environnement, des Déplacements et de l'Aménagement du Territoire (DGAA) coordonne la mise en oeuvre et assure le suivi des politiques initiées par le Département en matière de voirie, d'infrastructures routières, de construction et de maintenances des collèges publics et des bâtiments départementaux, mais aussi en matière de transport publics en lien avec le Syndicat des transports Ile-de-France. Elle intervient également pour tout ce qui concerne la protection de l'environnement, l'agriculture, l'aménagement du territoire.
Missions / conditions d'exercice
L'assistant/e assite le directeur et l'équipe de direction dans l'organisation administrative de la Direction. Il/elle assure l'interface avec la Direction de la Communication et la Direction des Ressources Humaines.
Activités principales:
- Organiser de manière permanente la vie professionnelle du Directeur (agendas, courrier...),
- Relire et/ou mettre en forme l'ensemble des documents administratifs (note, lettres, rapports....),
- Assurer le suivi des parapheurs (signature, visas des documents),
- Participer aux comités de direction,
- Rédiger des comptes rendus de réunion,
- Gérer l'accueil téléphonique et physique,
- Réaliser le suivi des rapports présentés en CP/Séance (suivi des validations, des modifications, transmission) et suivi des listes prévisionnelles,
- Assurer le suivi et la transmission des demandes Elus, Cabinet, DGS, DGAA dans les délais imposés,
- Orienter les demandes urgentes en cas d'absence de la hiérarchie,
- Assurer l'interface avec les différents partenaires (Elus, Cabinet, autres directions, transporteurs...),
- Assurer la transmission des informations internes aux Chefs de service et /ou à l'ensemble de la Direction / Relance, alerte des services de la Direction,
- Organiser et planifier les réunions de Direction-Gérer, planifier et suivre l'astreinte transports scolaires,
- Centraliser les demandes de renfort du personnel et de création de postes, classement, archivage...,
- Organiser et suivre la campagne EAE des agents de la direction,
- Centraliser les congés,
- Accueillir et former les nouveaux arrivants sur les logiciels métiers de secrétariat (Elise, Actes77...),
- Assurer la vérification, correction, diffusion du courrier dans l'application Elise,
- Assurer le traitement et la diffusion du courrier entrant et sortant,
- Etre le référent/e communication de la Direction.
Activités secondaires:
- Coordonner la procédure « Manifestations et gestion de la logistique » en lien avec le Cabinet, la Direction de la Communication et les partenaires extérieurs,
- Centraliser les données de la DT relatives aux tableaux de bord CG,
- Gérer les véhicules de service,
- Assurer la coordination des besoins matériels des agents / Gérer les commandes de fournitures de la Direction et les travaux d'impression en lien avec l'imprimerie départementale,
- Référent EUDONET, ELISE, Outlook,
- Suivre les abonnements et classer la documentation technique de la DT,
- Assurer un intérim d'autres assistantes de la DT.
- Titres restaurant
- 25 CA et 24 RTT (sur la base de 39h hebdomadaires / Forfait jour pour les encadrants de catégorie A)
- Participation employeur à la Mutuelle et prévoyance
- Parking gratuit
- Gare à proximité
- Prestations sociales et COS
- Offres de formations innovantes
- Parcours managérial
- Ecole des métiers
- Accompagnement aux concours
- Télétravail possible après une période d'intégration
- Le poste est situé à Melun
- Le poste est ouvert aux fonctionnaires par voie de détachement ou mutation et aux contractuels
- Le Département est ouvert à la diversité et facilite l'accueil et l'intégration des travailleurs handicapés.
Activités principales:
- Organiser de manière permanente la vie professionnelle du Directeur (agendas, courrier...),
- Relire et/ou mettre en forme l'ensemble des documents administratifs (note, lettres, rapports....),
- Assurer le suivi des parapheurs (signature, visas des documents),
- Participer aux comités de direction,
- Rédiger des comptes rendus de réunion,
- Gérer l'accueil téléphonique et physique,
- Réaliser le suivi des rapports présentés en CP/Séance (suivi des validations, des modifications, transmission) et suivi des listes prévisionnelles,
- Assurer le suivi et la transmission des demandes Elus, Cabinet, DGS, DGAA dans les délais imposés,
- Orienter les demandes urgentes en cas d'absence de la hiérarchie,
- Assurer l'interface avec les différents partenaires (Elus, Cabinet, autres directions, transporteurs...),
- Assurer la transmission des informations internes aux Chefs de service et /ou à l'ensemble de la Direction / Relance, alerte des services de la Direction,
- Organiser et planifier les réunions de Direction-Gérer, planifier et suivre l'astreinte transports scolaires,
- Centraliser les demandes de renfort du personnel et de création de postes, classement, archivage...,
- Organiser et suivre la campagne EAE des agents de la direction,
- Centraliser les congés,
- Accueillir et former les nouveaux arrivants sur les logiciels métiers de secrétariat (Elise, Actes77...),
- Assurer la vérification, correction, diffusion du courrier dans l'application Elise,
- Assurer le traitement et la diffusion du courrier entrant et sortant,
- Etre le référent/e communication de la Direction.
Activités secondaires:
- Coordonner la procédure « Manifestations et gestion de la logistique » en lien avec le Cabinet, la Direction de la Communication et les partenaires extérieurs,
- Centraliser les données de la DT relatives aux tableaux de bord CG,
- Gérer les véhicules de service,
- Assurer la coordination des besoins matériels des agents / Gérer les commandes de fournitures de la Direction et les travaux d'impression en lien avec l'imprimerie départementale,
- Référent EUDONET, ELISE, Outlook,
- Suivre les abonnements et classer la documentation technique de la DT,
- Assurer un intérim d'autres assistantes de la DT.
- Titres restaurant
- 25 CA et 24 RTT (sur la base de 39h hebdomadaires / Forfait jour pour les encadrants de catégorie A)
- Participation employeur à la Mutuelle et prévoyance
- Parking gratuit
- Gare à proximité
- Prestations sociales et COS
- Offres de formations innovantes
- Parcours managérial
- Ecole des métiers
- Accompagnement aux concours
- Télétravail possible après une période d'intégration
- Le poste est situé à Melun
- Le poste est ouvert aux fonctionnaires par voie de détachement ou mutation et aux contractuels
- Le Département est ouvert à la diversité et facilite l'accueil et l'intégration des travailleurs handicapés.
Profils recherchés
Vous avez une bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales.
Vous maitrisez les notions d'organisation et de gestion du temps de travail.
Vous connaissez les techniques d'expression orale, écrite ainsi que les techniques d'accueil physique et téléphonique.
Vous êtes en capacité d'organiser, planifier des réunions, de mettre en oeuvre des outils de suivi des projets et activités de la direction.
Vous êtes en capacité d'appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre.
Vous savez comprendre et reformuler les demandes.
Vous êtes capable de recevoir, filtrer et réorienter les appels téléphoniques.
Vous êtes rigoureux, organiser, autonome et force de proposition.
Vous avez le sens de la confidentialité, du travail en équipe.
Et si vous mettiez votre enthousiasme et votre savoir-faire au service du Conseil départemental de Seine et Marne ?
Alors n'hésitez plus et postuler !
Vous maitrisez les notions d'organisation et de gestion du temps de travail.
Vous connaissez les techniques d'expression orale, écrite ainsi que les techniques d'accueil physique et téléphonique.
Vous êtes en capacité d'organiser, planifier des réunions, de mettre en oeuvre des outils de suivi des projets et activités de la direction.
Vous êtes en capacité d'appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre.
Vous savez comprendre et reformuler les demandes.
Vous êtes capable de recevoir, filtrer et réorienter les appels téléphoniques.
Vous êtes rigoureux, organiser, autonome et force de proposition.
Vous avez le sens de la confidentialité, du travail en équipe.
Et si vous mettiez votre enthousiasme et votre savoir-faire au service du Conseil départemental de Seine et Marne ?
Alors n'hésitez plus et postuler !
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Mathilda FERREIRA, chargée de recrutement
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.