Assistant de direction F/H
Offre n° O077240801385200
Publiée le 23/08/2024
Synthèse de l'offre
Lieu de travail
savigny le temple, Savigny-le-Temple (Seine-et-Marne)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La DGAR regroupe les fonctions ressources du Département garantes du bon fonctionnement de l'administration et d'une conduite efficiente des projets portés par l'Exécutif départemental. Soucieuse d'accompagner efficacement les évolutions de la collectivité, elle contribue activement à la modernisation de l'administration et à la dynamique de projets à l'oeuvre au sein du Département, en mettant son expertise au service des projets des directions métiers, tous champs confondus : une posture d'accompagnement et de conseil en prise avec le réel qui permet d'impulser les transformations nécessaires à l'amélioration du service rendu aux Seine-et-Marnais.
La Direction des Systèmes d'Informations et du Numérique (DSIN) fait partie de la DGAR.
Nous recherchons notre futur assistant de direction F/H pour la DSIN.
La Direction des Systèmes d'Informations et du Numérique (DSIN) fait partie de la DGAR.
Nous recherchons notre futur assistant de direction F/H pour la DSIN.
Missions / conditions d'exercice
Sous la responsabilité fonctionnelle de la Directrice, l'assistant.e de direction apporte une aide permanente à la Directrice en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.
Il gère et suit les commandes, traite certains dossiers spécifiques transverses qui lui sont confiés et élabore et suit des tableaux de bord et/ou de suivi pour la direction.
Vos missions sont les suivantes :
vous prenez en charge certains dossiers spécifiques transverses
vous gérez les abonnements de la direction - diffusion d'information
vous gérez les demandes urgentes du Cabinet du Président
vous organisez l'agenda de la Directrice (prise de rendez-vous, organisation et planifications des réunions, logistique, constitution des fonds de dossier, réalisation de comptes rendus...)
vous effectuez l'accueil physique et téléphonique de la directrice
vous réalisez et mettez en forme les travaux bureautiques (comptes rendus, lettres, rapports, notes, tableaux de bord....)
vous gérez et suivez les courriers de la direction - dispatching et suivi du courrier sur le logiciel Elise
vous diffusez les informations entre les différentes sous-directions et/ou services de la Direction et dans les règles de confidentialité
vous préparez et suivez les tableaux d'indicateurs et des opérations en transversalité avec les sous directions
vous préparez en lien avec les membres de la direction et des sous-directions les réponses aux sollicitations des autres services du Département pour une transmission dans les délais demandés
vous planifiez des remises de dons de matériels informatiques, gestion des réformes
vous gérez les demandes d'interventions (GIMA)
Dans le cadre de vos missions, vous pourrez être également sollicité pour : la gestion et le suivi des commandes de différents services
- Titres restaurant
- 25 CA et 24 RTT (sur la base de 39h hebdomadaires / Forfait jour pour les encadrants de catégorie A)
- Participation employeur à la Mutuelle et prévoyance
- Parking gratuit
- Gare à proximité
- Prestations sociales et COS
- Offres de formations innovantes
- Parcours managérial
- Ecole des métiers
- Accompagnement aux concours
- Télétravail possible après une période d'intégration
- Le poste est situé à Savigny le temple
- Le poste est ouvert aux fonctionnaires par voie de détachement ou mutation et aux contractuels
- Le Département est ouvert à la diversité et facilite l'accueil et l'intégration des travailleurs handicapés.
Il gère et suit les commandes, traite certains dossiers spécifiques transverses qui lui sont confiés et élabore et suit des tableaux de bord et/ou de suivi pour la direction.
Vos missions sont les suivantes :
vous prenez en charge certains dossiers spécifiques transverses
vous gérez les abonnements de la direction - diffusion d'information
vous gérez les demandes urgentes du Cabinet du Président
vous organisez l'agenda de la Directrice (prise de rendez-vous, organisation et planifications des réunions, logistique, constitution des fonds de dossier, réalisation de comptes rendus...)
vous effectuez l'accueil physique et téléphonique de la directrice
vous réalisez et mettez en forme les travaux bureautiques (comptes rendus, lettres, rapports, notes, tableaux de bord....)
vous gérez et suivez les courriers de la direction - dispatching et suivi du courrier sur le logiciel Elise
vous diffusez les informations entre les différentes sous-directions et/ou services de la Direction et dans les règles de confidentialité
vous préparez et suivez les tableaux d'indicateurs et des opérations en transversalité avec les sous directions
vous préparez en lien avec les membres de la direction et des sous-directions les réponses aux sollicitations des autres services du Département pour une transmission dans les délais demandés
vous planifiez des remises de dons de matériels informatiques, gestion des réformes
vous gérez les demandes d'interventions (GIMA)
Dans le cadre de vos missions, vous pourrez être également sollicité pour : la gestion et le suivi des commandes de différents services
- Titres restaurant
- 25 CA et 24 RTT (sur la base de 39h hebdomadaires / Forfait jour pour les encadrants de catégorie A)
- Participation employeur à la Mutuelle et prévoyance
- Parking gratuit
- Gare à proximité
- Prestations sociales et COS
- Offres de formations innovantes
- Parcours managérial
- Ecole des métiers
- Accompagnement aux concours
- Télétravail possible après une période d'intégration
- Le poste est situé à Savigny le temple
- Le poste est ouvert aux fonctionnaires par voie de détachement ou mutation et aux contractuels
- Le Département est ouvert à la diversité et facilite l'accueil et l'intégration des travailleurs handicapés.
Profils recherchés
Vous connaissez les règles de fonctionnement des collectivités territoriales et les compétences services de la collectivité.
Vous maitrisez les outils informatiques et bureautiques
Vous savez rechercher les bonnes informations auprès des bons interlocuteurs
Vous possédez des qualités rédactionnelles, d'expression orale et de vocabulaire professionnel
Vous savez comprendre et reformuler les demandes
Vous êtes capable de recevoir, filtrer et réorienter les appels téléphoniques
Le respect des délais de transmission et l'organisation des réunions n'ont plus de secrets pour vous
Vous connaissez les techniques de secrétariat
Vous êtes en capacité d'appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre
Vous avez le sens de la confidentialité, du travail en équipe et du service public
Vous êtes rigoureux, disponible et réactif
Vous maitrisez les outils informatiques et bureautiques
Vous savez rechercher les bonnes informations auprès des bons interlocuteurs
Vous possédez des qualités rédactionnelles, d'expression orale et de vocabulaire professionnel
Vous savez comprendre et reformuler les demandes
Vous êtes capable de recevoir, filtrer et réorienter les appels téléphoniques
Le respect des délais de transmission et l'organisation des réunions n'ont plus de secrets pour vous
Vous connaissez les techniques de secrétariat
Vous êtes en capacité d'appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre
Vous avez le sens de la confidentialité, du travail en équipe et du service public
Vous êtes rigoureux, disponible et réactif
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Direction des systèmes d'Informations - Assistant de direction
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.