La Communauté de communes recrute un assistant.e administratif.ve à temps complet pour son service des affaires générales.

Placé.e sous l’autorité hiérarchique du responsable du service et de son adjointe, vous serez affecté.e au service des affaires générales, lequel est un service chargé d’assurer les affaires juridiques, la commande publique, les instances communautaires, la gestion des sinistres et des assurances, le patrimoine, et l’accueil de la collectivité.

Vous apportez votre assistance administrative dans différents domaines du service, vous participerez à l’organisation des conseils communautaires et aurez en charge la gestion des sinistres.

Missions principales :

* Gestion administrative :
-Assister le service pour la préparation des dossiers.
-Organiser l’ouverture des dossiers et leurs suivis.
-Enregistrer des pièces constitutives des dossiers numériques et papier.
-Accueillir les élus.es lors des conseils communautaires.
-Gérer l’affichage des comptes-rendus, délibérations et décisions.
-Gérer le stock et les commandes des fournitures administratives.
-Gérer et suivre les dossiers d’assurance et le patrimoine.

* Assistance aux affaires juridiques :
-Produire des analyses juridiques, réaliser des recherches juridiques.
-Assister le responsable du service sur le suivi des procédures contentieuse.
-Rédiger des notes et des courriers.
-Gérer les déclarations des sinistres et les réclamations et les relations avec l’assureur.
-Suivre les relations avec les usagers et les expertises juridiques et techniques.

* Assistance à la commande publique :
-Aider à la définition des besoins et missions de conseils aux services.
-Déterminer la procédure à mettre en œuvre.
-Elaborer le dossier de consultation des entreprises (rédaction des pièces administratives).
-Rédiger les avis de publicité et gérer le profil acheteur.
-Elaborer et mettre à jour des procédures en fonction de la réglementation et ses évolutions
-Saisir dans le logiciel comptable les engagements et les bons de commande.
-Assurer une veille juridique

Autres missions :
-Participer à la préparation et à la mise en place des salles de réunions en partenariat avec les services
-Gérer les réservations des moyens matériels de la collectivité (rétroprojecteurs, ordinateurs…)
-Aide ponctuelle auprès des services (publipostage, mise sous pli, etc.).
-Effectuer si nécessaire les missions de l’agent d’accueil en l’absence de celui-ci :
-Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés, des élus, des prestataires.
-Gérer le standard téléphonique, la boite mail de la collectivité, les réservations de salles et le système de mesure de la fréquentation.
-Donner un premier niveau d’information en réponse aux questions des usagers.
-Orienter le public vers les différents services.
-Réceptionner, enregistrer et diffuser le courrier et procéder à l’affranchissement du courrier.
-Réceptionner et dispatcher les commandes.

Singularités du poste :
-Disponibilité.
-Possibilité de travail en soirée lors des réunions.

-Connaissance de l'environnement territorial et plus particulièrement du fonctionnement d’une intercommunalité.
-Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint) et connaissance des logiciels métiers CIRIL Finances, AWS, MARCOWEB.
-Aisance rédactionnelle et relationnelle.
-Savoir faire preuve d'anticipation, de dynamisme et de réactivité vis-à-vis des délais légaux.
-Sens de l’organisation, des priorités et du travail en équipe.
-Sens du service public, discrétion professionnelle et respect absolu de la confidentialité.
-Expérience dans une collectivité territoriale sur des fonctions similaires serait un plus

Conditions :
Poste à temps complet 38 heures (congés annuels et JRTT) - Télétravail - Prime mensuelle et prime annuelle - Adhésion au Comité National d’Action Sociale (CNAS) - Participation mutuelle - Participation prévoyance - Titres restaurant - Forfait Mobilités Durables