SON(SA) ASSISTANT(E) AU CABINET DE MADAME LA MAIRE
Offre n° O077240529001101
Publiée le 29/05/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Collectivité éco-responsable, à la fois urbaine et rurale, attractive et conviviale, la ville de Saint-Fargeau-Ponthierry rayonne au coeur de la communauté d'agglomération Melun Val de Seine qui est située à seulement 50 km au Sud de Paris. Reconnue pour la qualité de son cadre de vie et pour son dynamisme, la commune de Saint-Fargeau-Ponthierry compte à ce jour plus 14 000 habitants et près de 300 agents qui s'attachent quotidiennement à offrir un service public performant à l'ensemble des Féréo
Site web de l'employeur
Lieu de travail
ST FARGEAU PONTHIERRY
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
28/07/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité du directeur de cabinet, l’assistant (e) du cabinet assure un appui administratif et logistique dans la coordination des relations élus-cabinet. Il assure également un lien dans la gestion et le suivi administratif de la politique de Madame la Maire et des élus
Missions / conditions d'exercice
• Enregistrer le courrier entrant en lien avec la direction générale des services (réception, tri, attributions) et suivi des réponses apportées,
• Gérer l’agenda de madame la Maire et le mettre à jour, suivi des rendez-vous et montage de réunions,
• Recevoir, filtrer et transmettre les appels, messages téléphoniques et courriers,
• Accueil téléphonique des personnes qui souhaitent joindre Madame la Maire, organisation des permanences du maire,
• Renseigner les interlocuteurs et relayer vers la personne compétente si nécessaire,
• Organiser et planifier les réunions et les événements protocolaires, réservation de salles ...,
• Gérer et envoyer les invitations de la ville vers l’extérieur,
• Tenir à jour le calendrier des manifestations communales en lien avec le service événementiel pour le communiquer régulièrement aux élus,
• En lien avec le directeur de cabinet, rédiger et transmettre des informations à destination des élus du groupe majoritaire (éléments de langage, argumentaires thématiques, rappel des manifestations à venir…),
• Travailler en transversalité avec l’ensemble des pôles de la collectivité,
• Organiser et coordonner les informations internes et externes liées au fonctionnement de la collectivité,
• Mettre en forme les courriers, notes, convocations ou comptes rendus,
• Préparation des dossiers pour Madame la Maire,
• Gestion comptable du service : établissement des bons de commande, devis, suivi des factures,
• Suivi des mises à jour de fichiers divers,
• Suppléance de l’assistante de la direction générale pendant son absence,
• Savoir tenir un classement et faire un archivage.
• Gérer l’agenda de madame la Maire et le mettre à jour, suivi des rendez-vous et montage de réunions,
• Recevoir, filtrer et transmettre les appels, messages téléphoniques et courriers,
• Accueil téléphonique des personnes qui souhaitent joindre Madame la Maire, organisation des permanences du maire,
• Renseigner les interlocuteurs et relayer vers la personne compétente si nécessaire,
• Organiser et planifier les réunions et les événements protocolaires, réservation de salles ...,
• Gérer et envoyer les invitations de la ville vers l’extérieur,
• Tenir à jour le calendrier des manifestations communales en lien avec le service événementiel pour le communiquer régulièrement aux élus,
• En lien avec le directeur de cabinet, rédiger et transmettre des informations à destination des élus du groupe majoritaire (éléments de langage, argumentaires thématiques, rappel des manifestations à venir…),
• Travailler en transversalité avec l’ensemble des pôles de la collectivité,
• Organiser et coordonner les informations internes et externes liées au fonctionnement de la collectivité,
• Mettre en forme les courriers, notes, convocations ou comptes rendus,
• Préparation des dossiers pour Madame la Maire,
• Gestion comptable du service : établissement des bons de commande, devis, suivi des factures,
• Suivi des mises à jour de fichiers divers,
• Suppléance de l’assistante de la direction générale pendant son absence,
• Savoir tenir un classement et faire un archivage.
Profils recherchés
• Bonne maîtrise des outils informatiques Outlook, Word et Excel,
• Qualités relationnelles,
• Discrétion,
• Rigueur, sens de l’organisation et de l’anticipation,
• Capacité d’adaptation,
• Disponibilité,
• Expérience dans des fonctions similaires apprécié
• Qualités relationnelles,
• Discrétion,
• Rigueur, sens de l’organisation et de l’anticipation,
• Capacité d’adaptation,
• Disponibilité,
• Expérience dans des fonctions similaires apprécié
Contact
Contact
0160652020
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Madame la Maire
Hôtel de Ville - 185 avenue de Fontainebleau
77310 ST FARGEAU PONTHIERRY
Madame la Maire
Hôtel de Ville - 185 avenue de Fontainebleau
77310 ST FARGEAU PONTHIERRY
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.