LA VILLE DE VAIRES SUR MARNE
RECRUTE POUR SES DIRECTIONS DES SYSTEMES D’INFORMATION ET DE LA
POLICE MUNICIPALE
UN(E) ASSITANT(E) ADMINISTRATI(F)(VE)
Remplacement congé maternité
Au sein de la collectivité, vous êtes en charge d’organiser la réception, le traitement et la transmission.
Vous assurez le bon fonctionnement des services de la Direction des Systèmes Informatiques et de la Police
Municipale.
Vous suivez et gérez les dossiers administratifs en adéquation avec les directives reçues
Vous assister les deux directions dans l'organisation du travail au quotidien
Enfin, vous assurer les missions administratives selon une répartition hebdomadaire suivante :
• 3 jours à la DSI
• 2 jours à la PM

Missions principales :
• Assurer l’interface physique et téléphonique avec les autres services de la Mairie
• Gestion des appels téléphoniques : réception, orientation et filtrage des appels
• Gestion des courriers : traitement, enregistrement, tri, ventilation, mise en forme, classement et envoi
• Gestion des demandes de renseignement et d’enquêtes administratives (PM)
• Gestion des demandes d’intervention : création et suivi des tickets d’intervention pour les techniciens (DSI)
• Gestion des bons de commande : création, suivi du circuit de validation et transmission aux entreprises
• Gestion des factures : vérification, validation des factures, régularisation des contentieux
Missions associées :
• Prise de rendez-vous et gestion des agendas des directeurs
• Suivi des dossiers (contrats, marchés, budget, interventions)
• Classement et archivage des divers documents
• Gestion des fournitures : suivi de l’enveloppe comptable, contrôle des stocks, recensement des besoins matériels
bureautique, commande, réception et distribution interne.
• Suivi et maintien à jour de l’inventaire du parc informatique (matériel, logiciels, licences...)
• Suivi administratif des agents (formation, congés, heures supplémentaires, absences)
• Rédiger les comptes rendus de réunion

Connaissances techniques requises Compétences liées au poste
Maîtrise des outils bureautiques Word, Excel, Outlook.
Bonne connaissance de l’outil Internet.
Méthodes de classement et d’archivage.
Réaliser des tableaux statistiques, des tableaux de
suivi budgétaires et suivi d’inventaire.
Traiter et évaluer les demandes des agents.
Savoir utiliser les outils financiers de gestion des bons
de commande.
Située dans le département de Seine et Marne, la ville de Vaires-sur-Marne, 13 368 habitants,
s’inscrit dans la dynamique de développement de la communauté d’agglomération de Paris-
Vallée de la Marne. Site olympique, la ville bénéfice d’une situation attractive et d’un
important réseau de connexions. Facilement accessible en transport, notre collectivité
possède de nombreux atouts, notamment :
❖ son commerce de proximité dynamique
❖ ses équipements sportifs et culturels qui lui ont valu l’obtention du Label ville Active
et Sportive en 2016.
❖ Un patrimoine naturel préservé

Qualités requises pour le poste.
Accueillant, disponible Discret (obligation de réserve)
Consciencieux, rigoureux Capable de travailler en équipe
Ponctuel et assidu Capacité d’initiative
Dynamique Savoir assurer le reporting
Doté d’une bonne aisance rédactionnelle et relationnelle
Savoir faire preuve de curiosité intellectuelle

Cadre d’emploi de la filière administrative
Poste à temps complet