Assistante / Assistant de direction
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Offre n° O077231101251659
Publiée le 13/11/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Parc du Souvenir E. Fouchard, Chelles (Seine-et-Marne)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Emploi à temps complet - Catégorie B - Rédacteur Territorial
Diplôme Bac+2 assistant de direction souhaité
Expérience significative dans l'assistanat de direction
Solides connaissances juridiques, administratives et financières
Diplôme Bac+2 assistant de direction souhaité
Expérience significative dans l'assistanat de direction
Solides connaissances juridiques, administratives et financières
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS
Sous l'autorité du DGS, l'agent assiste ce dernier dans l'organisation quotidienne de son travail et le suivi des dossiers. Il/Elle met en œuvre, coordonne et veille à la bonne exécution des décisions prises par le DGS. Il/elle est un des interlocuteurs privilégiés du cabinet de Monsieur Le Maire.
Organiser l'activité quotidienne du Directeur : Assurer l'ensemble de la coordination des rendez-vous du directeur général des services : préparation des réunions et des documents nécessaires * Assurer la gestion des astreintes des directeurs (planning, et suivi) * Organiser les déplacements.
Assurer le suivi des activités : Renseigner les interlocuteurs et faire le relais si nécessaire vers l'interlocuteur compétent * Assurer l'interface avec l'ensemble des services de la ville et les partenaires extérieurs * Organiser et assurer le suivi du courrier de la collectivité (papier et dématérialisé) en lien avec les services et le cabinet du Maire * Préparer et mettre à jour les dossiers : réceptionner, trier et diffuser les informations et les classer * Intégrer les priorités dans la gestion quotidienne * Assurer le suivi et le contrôle des parapheurs (vérification, enregistrement, suivi et transmission) * Organiser les commissions administratives et préparer les dossiers pour le BM et le BS * Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des procédures et des documents de suivi.
Réaliser, mettre en forme et suivre les documents administratifs : Rédiger et mettre en forme tous types de documents (courriers, notes, comptes rendus, relevés de décision, fiches de synthèse) * Effectuer des recherches documentaires, organiser la diffusion
Sous l'autorité du DGS, l'agent assiste ce dernier dans l'organisation quotidienne de son travail et le suivi des dossiers. Il/Elle met en œuvre, coordonne et veille à la bonne exécution des décisions prises par le DGS. Il/elle est un des interlocuteurs privilégiés du cabinet de Monsieur Le Maire.
Organiser l'activité quotidienne du Directeur : Assurer l'ensemble de la coordination des rendez-vous du directeur général des services : préparation des réunions et des documents nécessaires * Assurer la gestion des astreintes des directeurs (planning, et suivi) * Organiser les déplacements.
Assurer le suivi des activités : Renseigner les interlocuteurs et faire le relais si nécessaire vers l'interlocuteur compétent * Assurer l'interface avec l'ensemble des services de la ville et les partenaires extérieurs * Organiser et assurer le suivi du courrier de la collectivité (papier et dématérialisé) en lien avec les services et le cabinet du Maire * Préparer et mettre à jour les dossiers : réceptionner, trier et diffuser les informations et les classer * Intégrer les priorités dans la gestion quotidienne * Assurer le suivi et le contrôle des parapheurs (vérification, enregistrement, suivi et transmission) * Organiser les commissions administratives et préparer les dossiers pour le BM et le BS * Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des procédures et des documents de suivi.
Réaliser, mettre en forme et suivre les documents administratifs : Rédiger et mettre en forme tous types de documents (courriers, notes, comptes rendus, relevés de décision, fiches de synthèse) * Effectuer des recherches documentaires, organiser la diffusion
Profils recherchés
PROFIL
Maîtrise des outils bureautiques * Connaissance générale du fonctionnement d'une collectivité et des règles administratives et comptables propres au secteur public * Etre en mesure de planifier les activités et à tenir les délais * Capacité à anticiper et à organiser * Maîtrise de l'orthographe exigée et aisance rédactionnelle * Informer et rendre compte à sa hiérarchie * Rechercher l'information, la vérifier et la classer * Travailler en collaboration avec des interlocuteurs internes et externes * Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée * Autonomie, capacité d'adaptation et à prendre des initiatives * Disponibilité, discrétion et confidentialité * Bon contact relationnel * Force de proposition dans l'organisation administrative.
RÉMUNÉRATION
Statutaire - Régime indemnitaire - 13ème mois
ASCP et CNAS - Participation Mutuelle
Maîtrise des outils bureautiques * Connaissance générale du fonctionnement d'une collectivité et des règles administratives et comptables propres au secteur public * Etre en mesure de planifier les activités et à tenir les délais * Capacité à anticiper et à organiser * Maîtrise de l'orthographe exigée et aisance rédactionnelle * Informer et rendre compte à sa hiérarchie * Rechercher l'information, la vérifier et la classer * Travailler en collaboration avec des interlocuteurs internes et externes * Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée * Autonomie, capacité d'adaptation et à prendre des initiatives * Disponibilité, discrétion et confidentialité * Bon contact relationnel * Force de proposition dans l'organisation administrative.
RÉMUNÉRATION
Statutaire - Régime indemnitaire - 13ème mois
ASCP et CNAS - Participation Mutuelle
Contact et modalités de candidature
Contact
0164728484
Informations complémentaires
Pour candidater :
Adresser Votre CV et lettre de motivation sur https://chelles.candidater.fr à l'attention de :
Monsieur Le Maire - Direction des Ressources Humaines
Adresser Votre CV et lettre de motivation sur https://chelles.candidater.fr à l'attention de :
Monsieur Le Maire - Direction des Ressources Humaines
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.