Un.e gestionnaire administratif.ve "construire le secrétariat de demain #3.0"
Offre n° O076250729000928
Publiée le 29/07/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
La métropole rouen normandie
501 000 habitants - 71 communes
501 000 habitants - 71 communes
Lieu de travail
19 Boulevard du Midi, Rouen (Seine-Maritime)
Poste à pourvoir le
01/11/2025
Date limite de candidature
29/08/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Au sein de la direction administration et gestion (DAG), sous le pilotage du directeur et dans le cadre d’un fonctionnement transversal avec les directions opérationnelles, fonctionnelles, le Cabinet du Président et la direction générale des services, vous contribuez au bon fonctionnement de l’organisation administrative de la DGA, du DGA Adjoint, du département E2DR et de la DAG. Vous êtes ainsi l’interlocuteur.rice privilégié.e du département sur les missions du secrétariat. Vous intervenez également de façon complémentaire et polyvalente avec l’assistante administrative.
Tout en s’appuyant sur les missions actuelles de secrétariat et sur les projets en cours, il importe de se projeter sur les nouveaux besoins en termes de support à l’action managériale.
Ainsi, vous êtes créatif.ve, technophile, avez une appétence pour l’innovation administrative, la digitalisation et la gestion de projets, venez postuler sur ce poste afin d’ouvrir le champ des possibles autour des missions et projets suivants :
Tout en s’appuyant sur les missions actuelles de secrétariat et sur les projets en cours, il importe de se projeter sur les nouveaux besoins en termes de support à l’action managériale.
Ainsi, vous êtes créatif.ve, technophile, avez une appétence pour l’innovation administrative, la digitalisation et la gestion de projets, venez postuler sur ce poste afin d’ouvrir le champ des possibles autour des missions et projets suivants :
Missions / conditions d'exercice
Assurer une gestion administrative polyvalente et modernisée intégrant les outils numériques, collaboratifs et dématérialisés
Intégrer dans les pratiques les technologies numériques et la digitalisation dans les processus administratifs en vue de les simplifier, les améliorer et les moderniser
S’inscrire dans un fonctionnement en mode projet
Avoir de l’appétence pour les projets et disposer d’une approche transversale, missions de conseils et d’animation de réseaux professionnels,
Proposer une démarche et des outils de suivi de projets lorsque nécessaire
Centraliser les données, les synthétiser et préparer l’exploitation dans le cadre de projets
Optimiser la gestion administrative des activités du secrétariat
Réaliser un diagnostic, formaliser des préconisations d'amélioration, moderniser et optimiser les procédures administratives
Proposer des évolutions voire des ruptures dans le fonctionnement
Réaliser des statistiques et des enquêtes
Rédiger des notes ou synthèse à portée informative ou stratégique pour arbitrage de l’encadrement
Gérer et réaliser les travaux administratifs, contrôle qualité
Contrôler les courriers en lien avec le processus d’amélioration continue et faire remonter les anomalies ou dysfonctionnements
Préparer, relire, corriger voire rédiger certains actes administratifs et techniques
Diffuser les procédures internes du département et veiller à leur application
Trouver des solutions pour capitaliser sur les écueils rencontrés et améliorer le fonctionnement dans une approche collective et d’animation de réseaux professionnels
Créer des tableaux de suivi, contrôler et évaluer les activités du secrétariat
Analyser des projets de décisions en lien avec la fonction juridique de la DAG
Participer au processus des délibérations sur demande
Assurer et organiser le bon fonctionnement de la cellule secrétariat
Être la référente de l’assistante administrative et assurer un appui technique
Répartir la charge de travail et s’assurer de la bonne articulation des congés/absences
Assister la hiérarchie dans son organisation
Planifier l'agenda et les rendez-vous en fonction des priorités et des échéances
Organiser les déplacements
Rechercher des éléments pour la constitution de dossiers et la préparation de réunions
Assurer les missions d’agent relais RH
Communiquer des informations de 1er niveau aux agents
Saisir les fiches de postes après validation interne
Saisir selon une périodicité adaptée des données dans le logiciel Octime, des tableaux récapitulatifs de données RH ou des outils de suivi
Gérer, comptabiliser les droits à tickets restaurants et les distribuer
Suivre l’exécution du plan de formation en lien avec la DRH
Organiser les rencontres des agents avec les services de la DRH
Assurer les missions de correspondante-ressources auprès des différentes directions en binôme avec l’assistante administrative
Assurer un affichage optimal, effectuer les mises à jour des différents supports de communication
Assurer l’interface avec la communication interne lors d’organisation par le département de séminaires ou d’évènements internes
Commander les renouvellements de matériels ainsi que les fournitures en lien avec l’assistante administrative
Assurer les tâches de référente archives en binôme avec l’assistante administrative
Intégrer dans les pratiques les technologies numériques et la digitalisation dans les processus administratifs en vue de les simplifier, les améliorer et les moderniser
S’inscrire dans un fonctionnement en mode projet
Avoir de l’appétence pour les projets et disposer d’une approche transversale, missions de conseils et d’animation de réseaux professionnels,
Proposer une démarche et des outils de suivi de projets lorsque nécessaire
Centraliser les données, les synthétiser et préparer l’exploitation dans le cadre de projets
Optimiser la gestion administrative des activités du secrétariat
Réaliser un diagnostic, formaliser des préconisations d'amélioration, moderniser et optimiser les procédures administratives
Proposer des évolutions voire des ruptures dans le fonctionnement
Réaliser des statistiques et des enquêtes
Rédiger des notes ou synthèse à portée informative ou stratégique pour arbitrage de l’encadrement
Gérer et réaliser les travaux administratifs, contrôle qualité
Contrôler les courriers en lien avec le processus d’amélioration continue et faire remonter les anomalies ou dysfonctionnements
Préparer, relire, corriger voire rédiger certains actes administratifs et techniques
Diffuser les procédures internes du département et veiller à leur application
Trouver des solutions pour capitaliser sur les écueils rencontrés et améliorer le fonctionnement dans une approche collective et d’animation de réseaux professionnels
Créer des tableaux de suivi, contrôler et évaluer les activités du secrétariat
Analyser des projets de décisions en lien avec la fonction juridique de la DAG
Participer au processus des délibérations sur demande
Assurer et organiser le bon fonctionnement de la cellule secrétariat
Être la référente de l’assistante administrative et assurer un appui technique
Répartir la charge de travail et s’assurer de la bonne articulation des congés/absences
Assister la hiérarchie dans son organisation
Planifier l'agenda et les rendez-vous en fonction des priorités et des échéances
Organiser les déplacements
Rechercher des éléments pour la constitution de dossiers et la préparation de réunions
Assurer les missions d’agent relais RH
Communiquer des informations de 1er niveau aux agents
Saisir les fiches de postes après validation interne
Saisir selon une périodicité adaptée des données dans le logiciel Octime, des tableaux récapitulatifs de données RH ou des outils de suivi
Gérer, comptabiliser les droits à tickets restaurants et les distribuer
Suivre l’exécution du plan de formation en lien avec la DRH
Organiser les rencontres des agents avec les services de la DRH
Assurer les missions de correspondante-ressources auprès des différentes directions en binôme avec l’assistante administrative
Assurer un affichage optimal, effectuer les mises à jour des différents supports de communication
Assurer l’interface avec la communication interne lors d’organisation par le département de séminaires ou d’évènements internes
Commander les renouvellements de matériels ainsi que les fournitures en lien avec l’assistante administrative
Assurer les tâches de référente archives en binôme avec l’assistante administrative
Profils recherchés
Idéalement issu.e d'une formation dans le domaine de l'assistanat de direction, vous possédez une expérience d'au moins 5 ans sur un poste similaire
Vous maîtrisez les outils informatiques et disposez d'une appétence avérée pour les nouvelles technologies et les outils collaboratifs
Vous êtes doté.e d’une excellente capacité rédactionnelle et vous maîtrisez l'orthographe
Vous êtes force de proposition et possédez une appétence pour le fonctionnement en mode projet
Avenant.e, pédagogue, ouvert.e, vous savez travailler en transversalité
Discret.e, rigoureux.euse, professionnel.le, vous êtes respectueux.euse de la confidentialité
Organisé.e, autonome, vous savez rendre compte et possédez de l'intérêt pour une évolution vers le management et la gestion d’équipes
Vous maîtrisez les outils informatiques et disposez d'une appétence avérée pour les nouvelles technologies et les outils collaboratifs
Vous êtes doté.e d’une excellente capacité rédactionnelle et vous maîtrisez l'orthographe
Vous êtes force de proposition et possédez une appétence pour le fonctionnement en mode projet
Avenant.e, pédagogue, ouvert.e, vous savez travailler en transversalité
Discret.e, rigoureux.euse, professionnel.le, vous êtes respectueux.euse de la confidentialité
Organisé.e, autonome, vous savez rendre compte et possédez de l'intérêt pour une évolution vers le management et la gestion d’équipes
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Adressez votre lettre de motivation, CV détaillé jusqu’au 29/08/2025 avec la référence E2DR.DAG.25.10-MR
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.