Assistant(e) de direction DST/Urbanisme
Offre n° O076250519001102
Publiée le 19/05/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
59 rue louis pasteur b.p. 128 - www.montsaintaignan.fr, Mont-Saint-Aignan (Seine-Maritime)
Poste à pourvoir le
01/07/2025
Date limite de candidature
18/06/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Débutant
Rémunération indicative
Rémunération statutaire et régime indemnitaire + prime de fin d'année
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité du DST : Il/elle assure l’accueil du public et le secrétariat au sein du pôle administratif de la DST
Il/elle assiste un ou plusieurs chefs de services et directeurs de la DST
Il/elle suit et gère l'organisation des dossiers.
Il/elle assure l’accueil physique et téléphonique du public.
Il/elle assiste un ou plusieurs chefs de services et directeurs de la DST
Il/elle suit et gère l'organisation des dossiers.
Il/elle assure l’accueil physique et téléphonique du public.
Missions / conditions d'exercice
Missions secrétariat :50% du temps
- Assistance au directeur de la DST, et aux autres directions qui la compose, notamment pour l’organisation de réunions, prises de RDV, organisation de visites techniques en lien avec les marchés, inscriptions aux manifestations organisées par le service, réservation de salles et de voitures.
- Relations avec la Métropole : prise de RDV, rédaction d’arrêtés, réponse aux mails….
- Accueil physique et téléphonique de la DST
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et ou courriel
- Gestion des courriers/mails arrivée et départ de la direction (enregistrement, suivi de l’ensemble des courriers de la DST)
- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
Prise de notes et mise en forme et rédaction de courriers ou mails
Responsable de l’archivage des dossiers de la DST (hors urbanisme)
- Finance : Saisie de bons de commandes avec imputation budgétaire et envoi aux fournisseurs et ou entreprises
- Réception, enregistrement et transmission des réponses pour les demandes d’autorisation d’occupation du domaine public Ville
Missions urbanisme : 50 % du temps
- Participe à l’activité du service urbanisme en lien avec l’assistante :
Réceptionne les demandes d’autorisation d’urbanisme en format papier et numérique sur le logiciel dédié,
Réaliser l’affichage et la délivrance des récépissés,
Envoi des certificats d’urbanisme
- En cas d’absence de l'assistante urbanisme participe au traitement des dossiers en lien avec les instructeurs
- Prise de RDV pour les consultations d’autorisation d’urbanisme
- Prendre les messages pour le service urbanisme (demande de RDV, questions, etc…)
- Assistance au directeur de la DST, et aux autres directions qui la compose, notamment pour l’organisation de réunions, prises de RDV, organisation de visites techniques en lien avec les marchés, inscriptions aux manifestations organisées par le service, réservation de salles et de voitures.
- Relations avec la Métropole : prise de RDV, rédaction d’arrêtés, réponse aux mails….
- Accueil physique et téléphonique de la DST
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et ou courriel
- Gestion des courriers/mails arrivée et départ de la direction (enregistrement, suivi de l’ensemble des courriers de la DST)
- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
Prise de notes et mise en forme et rédaction de courriers ou mails
Responsable de l’archivage des dossiers de la DST (hors urbanisme)
- Finance : Saisie de bons de commandes avec imputation budgétaire et envoi aux fournisseurs et ou entreprises
- Réception, enregistrement et transmission des réponses pour les demandes d’autorisation d’occupation du domaine public Ville
Missions urbanisme : 50 % du temps
- Participe à l’activité du service urbanisme en lien avec l’assistante :
Réceptionne les demandes d’autorisation d’urbanisme en format papier et numérique sur le logiciel dédié,
Réaliser l’affichage et la délivrance des récépissés,
Envoi des certificats d’urbanisme
- En cas d’absence de l'assistante urbanisme participe au traitement des dossiers en lien avec les instructeurs
- Prise de RDV pour les consultations d’autorisation d’urbanisme
- Prendre les messages pour le service urbanisme (demande de RDV, questions, etc…)
Profils recherchés
-savoirs
Niveau diplôme minimum baccalauréat
. Connaissance de l’organigramme de la collectivité et de l’ensemble du service
. Connaissance de l’environnement institutionnel et des partenaires locaux
. Fonctionnement et rôle des autres collectivités
-savoir faire
. Maîtrise des techniques de secrétariat et d’organisation (classement des dossiers, agendas, réunions)
. Capacités d’organisation et de gestion du temps de travail
. Compétences rédactionnelles et orthographiques
. Capacités à prendre des notes
. Maîtrise des outils de bureautique
. Maîtrise des techniques d’accueil physique et téléphonique
. Capacité d’analyse et gestion des demandes d’information
-savoir être
. Très bonne aptitude relationnelle
. Discrétion professionnelle et devoir de réserve
. Sens de l’initiative
. Rigueur
. Disponibilité
. Autonomie
. Dynamisme, Réactivité
Niveau diplôme minimum baccalauréat
. Connaissance de l’organigramme de la collectivité et de l’ensemble du service
. Connaissance de l’environnement institutionnel et des partenaires locaux
. Fonctionnement et rôle des autres collectivités
-savoir faire
. Maîtrise des techniques de secrétariat et d’organisation (classement des dossiers, agendas, réunions)
. Capacités d’organisation et de gestion du temps de travail
. Compétences rédactionnelles et orthographiques
. Capacités à prendre des notes
. Maîtrise des outils de bureautique
. Maîtrise des techniques d’accueil physique et téléphonique
. Capacité d’analyse et gestion des demandes d’information
-savoir être
. Très bonne aptitude relationnelle
. Discrétion professionnelle et devoir de réserve
. Sens de l’initiative
. Rigueur
. Disponibilité
. Autonomie
. Dynamisme, Réactivité
Contact et modalités de candidature
Contact
0235143017
Informations complémentaires
Collectivité affiliée au CNAS
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.