Assistant de direction
Offre n° O076241020000022
Publiée le 20/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
3 PLACE ALBERT RENE, Le Havre (Seine-Maritime)
Poste à pourvoir le
16/12/2024
Date limite de candidature
19/11/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
La Ville du Havre recherche un :
Assistant de direction (h/f)
Recrutement statutaire ou contractuel L 332-8 du code général de la fonction publique.
La procédure de recrutement peut inclure en plus de l’entretien, des tests de niveaux, mise en situation et questionnaires de personnalité.
MISSION
Sous l’autorité de la coordinatrice du secteur appui décisionnel, vous apportez une aide permanente aux membres de l’équipe de direction en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossiers.
Assistant de direction (h/f)
Recrutement statutaire ou contractuel L 332-8 du code général de la fonction publique.
La procédure de recrutement peut inclure en plus de l’entretien, des tests de niveaux, mise en situation et questionnaires de personnalité.
MISSION
Sous l’autorité de la coordinatrice du secteur appui décisionnel, vous apportez une aide permanente aux membres de l’équipe de direction en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossiers.
Missions / conditions d'exercice
ACTIVITES PRINCIPALES
ASSISTANTE DE DIRECTION
Organisation de la vie professionnelle des cadres notamment la directrice générale adjointe et les directeurs adjoints
Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités des cadres
Accueil téléphonique et physique au secrétariat
Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers électroniques
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
Organiser le classement et l'archivage des dossiers
Suivi des projets et activités de la direction
Gestion du courrier (parapheurs, suivi, trafic…)
Organisation et planification des réunions réservations de salles, convocation des participants, préparation de l’ordre du jour, prise de notes, rédaction et diffusion des comptes rendus,
Etablir des plannings de congés et de permanences
Participer à l’organisation des réunions d’équipe, séminaires, cérémonies etc.
Organiser les déplacements professionnels (ordres de mission, réservation hébergement…)
Récolter les données et alimenter les différents outils de suivi d’activité
Accompagner les services pour la bonne application des règles relatives à la rédaction des documents administratifs (topographie, mise en page), établir des documents types et s’assurer du respect des procédures
Contribuer à la mise en œuvre de la communication interne et externe
GESTION ADMINISTRATIVE
Gestion du conseil d’administration du CCAS
Assurer le suivi des délibérations, décisions et arrêtés
Organiser des diverses commissions issues du Conseil d’Administration (commission permanente d’attribution de secours et commission d’appels d’offres)
Mettre en forme et corriger les actes administratifs, assurer leur transmission au contrôle de légalité et leur notification
Constituer les registres et les recueils légaux
Assurer l’affichage légal
Participer à la dématérialisation des actes et à la gestion électronique des documents
Gestion du courrier (affranchissement, envoi en nombre, accompagnement des services pour la réduction des couts d’affranchissement.)
Tenue des tableaux de bord d’activité.
Gestion des astreintes
Gestion documentaire
Gestion de la régie frais de mission
ASSISTANTE DE DIRECTION
Organisation de la vie professionnelle des cadres notamment la directrice générale adjointe et les directeurs adjoints
Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités des cadres
Accueil téléphonique et physique au secrétariat
Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers électroniques
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
Organiser le classement et l'archivage des dossiers
Suivi des projets et activités de la direction
Gestion du courrier (parapheurs, suivi, trafic…)
Organisation et planification des réunions réservations de salles, convocation des participants, préparation de l’ordre du jour, prise de notes, rédaction et diffusion des comptes rendus,
Etablir des plannings de congés et de permanences
Participer à l’organisation des réunions d’équipe, séminaires, cérémonies etc.
Organiser les déplacements professionnels (ordres de mission, réservation hébergement…)
Récolter les données et alimenter les différents outils de suivi d’activité
Accompagner les services pour la bonne application des règles relatives à la rédaction des documents administratifs (topographie, mise en page), établir des documents types et s’assurer du respect des procédures
Contribuer à la mise en œuvre de la communication interne et externe
GESTION ADMINISTRATIVE
Gestion du conseil d’administration du CCAS
Assurer le suivi des délibérations, décisions et arrêtés
Organiser des diverses commissions issues du Conseil d’Administration (commission permanente d’attribution de secours et commission d’appels d’offres)
Mettre en forme et corriger les actes administratifs, assurer leur transmission au contrôle de légalité et leur notification
Constituer les registres et les recueils légaux
Assurer l’affichage légal
Participer à la dématérialisation des actes et à la gestion électronique des documents
Gestion du courrier (affranchissement, envoi en nombre, accompagnement des services pour la réduction des couts d’affranchissement.)
Tenue des tableaux de bord d’activité.
Gestion des astreintes
Gestion documentaire
Gestion de la régie frais de mission
Profils recherchés
Connaissances et compétences techniques :
Les techniques d’accueil téléphonique et de secrétariat
Qualités rédactionnelles (prise de notes, orthographe, syntaxe, esprit de synthèse)
Connaissance des services du CCAS et des services de la VDH
TRAFIC
Grand Angle
Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (MS Office, Outlook, intranet)
Compétences comportementales :
Qualités relationnelles
Capacité d’anticipation et à rendre compte
Capacité à être force de propositions
Organisation
Rigueur
Capacité d’adaptation
Discrétion
Ecoute
Faire preuve d'adaptation notamment en cas de situations particulières et urgentes.
LIEU, JOURS ET HORAIRES DE TRAVAIL
CCAS, 3 place Albert René 76600 Le Havre
36h05 hebdomadaires du lundi au vendredi – OAGT,
Permanences
Dépassements d’horaires possibles après 17h en fonction des pics d’activité du service.
Les techniques d’accueil téléphonique et de secrétariat
Qualités rédactionnelles (prise de notes, orthographe, syntaxe, esprit de synthèse)
Connaissance des services du CCAS et des services de la VDH
TRAFIC
Grand Angle
Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (MS Office, Outlook, intranet)
Compétences comportementales :
Qualités relationnelles
Capacité d’anticipation et à rendre compte
Capacité à être force de propositions
Organisation
Rigueur
Capacité d’adaptation
Discrétion
Ecoute
Faire preuve d'adaptation notamment en cas de situations particulières et urgentes.
LIEU, JOURS ET HORAIRES DE TRAVAIL
CCAS, 3 place Albert René 76600 Le Havre
36h05 hebdomadaires du lundi au vendredi – OAGT,
Permanences
Dépassements d’horaires possibles après 17h en fonction des pics d’activité du service.
Contact et modalités de candidature
Contact
0235194370
Informations complémentaires
CV + lettre de motivation obligatoires.
La procédure de recrutement peut inclure en plus de l’entretien, des tests de niveaux, mise en situation et questionnaires de personnalité.
La procédure de recrutement peut inclure en plus de l’entretien, des tests de niveaux, mise en situation et questionnaires de personnalité.
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.