Assistante ou assistant de direction (h/f)
Offre n° O076241016001343
Publiée le 16/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
mairie@mairie-sotteville-les-rouen.fr ou - Monsieur le Maire, Alexis RAGACHE - BP 19, Sotteville-lès-Rouen (Seine-Maritime)
Poste à pourvoir le
12/12/2024
Date limite de candidature
06/11/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Le secrétariat du cabinet fonctionne avec trois assistant(e)s, sous l’autorité du Directeur et la cheffe de cabinet. Chacun possède des attributions spécifiques, et le remplacement réciproque en cas d’absence est obligatoire.
Missions principales : Assister le Maire et la Direction Générale et lui apporter une aide permanente. Suivre l’ensemble des demandes de proximité en lien avec la Cheffe de Cabinet. Assurer la gestion administrative du service, l’accueil physique et téléphonique du Cabinet. Travailler en transversalité avec l’ensemble de la collectivité.
Missions principales : Assister le Maire et la Direction Générale et lui apporter une aide permanente. Suivre l’ensemble des demandes de proximité en lien avec la Cheffe de Cabinet. Assurer la gestion administrative du service, l’accueil physique et téléphonique du Cabinet. Travailler en transversalité avec l’ensemble de la collectivité.
Missions / conditions d'exercice
Gestion administrative
Accueil physique et téléphonique (enregistrement et suivi des demandes d'audience, permanences…)
Gestion d’agendas : identification et gestion des urgences, montages des rendez-vous de proximité, organisation et préparation de réunions, rédaction des comptes-rendus suivi de plannings…
Gestion des courriers départ et arrivée et des notes : suivi des requêtes, respect des délais, diffusion de notes, classement et archivage
Etablissement de dossiers préparatoires en transversalité avec l'ensemble des services de la collectivité
Participation au suivi et à la rédaction de la correspondance de l'ensemble du Cabinet et de la Direction générale
Suivi du Conseil de l’Education
Gestion des candidatures et de la composition des groupes
Organisation des réunions et envoi des compte-rendus
Diffusion des supports de communication
Suivi des échéances avec le prestataire en charge de l’accompagnement du Conseil de l’Education
Accueil physique et téléphonique (enregistrement et suivi des demandes d'audience, permanences…)
Gestion d’agendas : identification et gestion des urgences, montages des rendez-vous de proximité, organisation et préparation de réunions, rédaction des comptes-rendus suivi de plannings…
Gestion des courriers départ et arrivée et des notes : suivi des requêtes, respect des délais, diffusion de notes, classement et archivage
Etablissement de dossiers préparatoires en transversalité avec l'ensemble des services de la collectivité
Participation au suivi et à la rédaction de la correspondance de l'ensemble du Cabinet et de la Direction générale
Suivi du Conseil de l’Education
Gestion des candidatures et de la composition des groupes
Organisation des réunions et envoi des compte-rendus
Diffusion des supports de communication
Suivi des échéances avec le prestataire en charge de l’accompagnement du Conseil de l’Education
Profils recherchés
- Niveau Bac + 2 (exemple : BTS assistant manager) ou expérience significative dans un poste similaire
- Connaissance de l'environnement institutionnel et de l'organisation d'une collectivité territoriale
- Discrétion professionnelle
- Qualités rédactionnelles, sens de la communication
- Maîtrise des outils bureautiques (Word ; Excel ; Outlook)
- Rigueur et qualités d’organisation
- Connaissance de l'environnement institutionnel et de l'organisation d'une collectivité territoriale
- Discrétion professionnelle
- Qualités rédactionnelles, sens de la communication
- Maîtrise des outils bureautiques (Word ; Excel ; Outlook)
- Rigueur et qualités d’organisation
Contact et modalités de candidature
Contact
0235636060
Informations complémentaires
Dossier de candidature (lettre manuscrite et C.V. détaillé) à adresser à :
Monsieur Alexis RAGACHE, Maire de Sotteville-lès-Rouen
B.P. 19 - 76301 SOTTEVILLE-LES-ROUEN Cedex
ou
mairie@sotteville-les-rouen.fr
Monsieur Alexis RAGACHE, Maire de Sotteville-lès-Rouen
B.P. 19 - 76301 SOTTEVILLE-LES-ROUEN Cedex
ou
mairie@sotteville-les-rouen.fr
Adresse de l'employeur
SOTTEVILLE LES ROUEN
>mairie@mairie-sotteville-les-rouen.fr ou - Monsieur le Maire, Alexis RAGACHE - BP 19
76301 SOTTEVILLE LES ROUEN
>mairie@mairie-sotteville-les-rouen.fr ou - Monsieur le Maire, Alexis RAGACHE - BP 19
76301 SOTTEVILLE LES ROUEN
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.