Assistant de gestion administrative du pôle littoral
Offre n° O076241002000925
Publiée le 02/10/2024
Synthèse de l'offre
Site web de l'employeur
Lieu de travail
16, Grand quai, Fécamp (Seine-Maritime)
Poste à pourvoir le
06/01/2025
Date limite de candidature
15/11/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Descriptif de l'emploi
En raison d'une montée en charge des syndicats mixtes situés à Fécamp, le Syndicat Mixte du Littoral de la Seine-Maritime, créé en 2020, souhaite recruter un ou une assistant(e) de gestion administrative. Cette personne sera, dans un premier temps, sous la responsabilité de la responsable administrative et financière du Syndicat Mixte du Littoral de la Seine-Maritime, afin de se former aux spécificités du métier. Très rapidement, elle sera amenée à coordonner différentes missions à l'échelle des syndicats implantés dans les mêmes locaux (Syndicat Mixte du Littoral de la Seine-Maritime, Syndicat Mixte des Ports de la Seine-Maritime) dans une logique de mutualisation.
Missions / conditions d'exercice
Assure la gestion administrative du syndicat :
- Organise et assure le secrétariat du syndicat (gestion du standard, enregistrement courrier, affranchissement, gestion de l’adresse contact@sml76.fr, archivage/classement dans dossiers et réseau informatique, etc.) ;
- Rédige des courriers ;
- Gère et actualise la base de données des contacts ;
- Participe au bon fonctionnement courant du syndicat (commande matériels/fournitures/cartes carburant, péages);
- Participe au suivi des tableaux de bord/indicateurs et des procédures inhérentes à ses dossiers.
Participe à la gestion courante des ressources humaines :
- Fait le suivi des demandes de congés et des tableaux des congés;
- Traite les remboursements de frais de déplacements;
- Fait le suivi de la distribution des tickets restaurant;
- Gère les visites médicales (inscription);
- Gère les demandes de formation (inscription, attestations, ordre de mission).
Assure le fonctionnement des projets du syndicat :
- Gère et organise le planning des réunions/agendas ;
- Gère l’organisation des réunions (réservation salles, invitations, convocations, inscriptions, relances, préparation des supports – impression, reliure, feuille d’émargement, matériel, compte-rendu, etc.).
Assure le fonctionnement des instances du syndicat :
- Organise le bon fonctionnement institutionnel (envoi des convocations, rédaction des comptes-rendus, …) des réunions du Comité Syndical, du bureau, de la CAO, des différentes commissions
Aide à l’exécution du budget du syndicat :
- Aide à la gestion financière (création mandats, titres) - Logiciel de comptabilité : Berger-Levrault e-Magnus gestion financière
Participe au montage juridique, administratif et financier des actes et projets du syndicat :
- Participe à l’élaboration et la mise en œuvre des conventions, contrats et marchés du syndicat
Assure les relations avec les partenaires en lien avec ses compétences (Préfecture, trésorerie, DRFIP, centre de gestion, …).
- Organise et assure le secrétariat du syndicat (gestion du standard, enregistrement courrier, affranchissement, gestion de l’adresse contact@sml76.fr, archivage/classement dans dossiers et réseau informatique, etc.) ;
- Rédige des courriers ;
- Gère et actualise la base de données des contacts ;
- Participe au bon fonctionnement courant du syndicat (commande matériels/fournitures/cartes carburant, péages);
- Participe au suivi des tableaux de bord/indicateurs et des procédures inhérentes à ses dossiers.
Participe à la gestion courante des ressources humaines :
- Fait le suivi des demandes de congés et des tableaux des congés;
- Traite les remboursements de frais de déplacements;
- Fait le suivi de la distribution des tickets restaurant;
- Gère les visites médicales (inscription);
- Gère les demandes de formation (inscription, attestations, ordre de mission).
Assure le fonctionnement des projets du syndicat :
- Gère et organise le planning des réunions/agendas ;
- Gère l’organisation des réunions (réservation salles, invitations, convocations, inscriptions, relances, préparation des supports – impression, reliure, feuille d’émargement, matériel, compte-rendu, etc.).
Assure le fonctionnement des instances du syndicat :
- Organise le bon fonctionnement institutionnel (envoi des convocations, rédaction des comptes-rendus, …) des réunions du Comité Syndical, du bureau, de la CAO, des différentes commissions
Aide à l’exécution du budget du syndicat :
- Aide à la gestion financière (création mandats, titres) - Logiciel de comptabilité : Berger-Levrault e-Magnus gestion financière
Participe au montage juridique, administratif et financier des actes et projets du syndicat :
- Participe à l’élaboration et la mise en œuvre des conventions, contrats et marchés du syndicat
Assure les relations avec les partenaires en lien avec ses compétences (Préfecture, trésorerie, DRFIP, centre de gestion, …).
Profils recherchés
Savoirs :
- Connaître l’organisation et le fonctionnement des collectivités
Savoirs – faire :
- Maîtrise des outils de bureautique standards / pack office (Word, Excel, Power Point, Outlook)
- Maîtrise des techniques de rédaction
- Connaissance de la gestion comptable publique serait un plus
Savoir être :
- Qualités relationnelles, écoute, diplomatie, réactivité et disponibilité
- Esprit de synthèse et d’organisation
- Polyvalence
Diplômes recommandés : Formation BTS secrétariat bureautique, BEP métiers des services administratifs, bac-pro gestion-administration
- Connaître l’organisation et le fonctionnement des collectivités
Savoirs – faire :
- Maîtrise des outils de bureautique standards / pack office (Word, Excel, Power Point, Outlook)
- Maîtrise des techniques de rédaction
- Connaissance de la gestion comptable publique serait un plus
Savoir être :
- Qualités relationnelles, écoute, diplomatie, réactivité et disponibilité
- Esprit de synthèse et d’organisation
- Polyvalence
Diplômes recommandés : Formation BTS secrétariat bureautique, BEP métiers des services administratifs, bac-pro gestion-administration
Contact et modalités de candidature
Contact
0235285552
Informations complémentaires
Les candidatures (CV et lettre de motivation) sont à adresser par mail : contact@sml76.fr ou courrier à l'attention de Monsieur le Président du Syndicat Mixte du Littoral de la Seine-Maritime.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.