Assistant(e) Chargé(e) des assemblées
Offre n° O076240814000386
Publiée le 14/08/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Maison de l'Intercommunalité - Allée du Catillon - BP 20062, Lillebonne (Seine-Maritime)
Poste à pourvoir le
01/10/2024
Date limite de candidature
15/09/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Selon profil et grilles
Descriptif de l'emploi
Caux Seine agglo est un établissement public situé sur l’axe Seine. En pôle d’équilibre entre le Havre et Rouen et en perpétuel développement, l’agglomération s’inscrit dans un territoire en pleine transition.
3ème EPCi de Seine Maritime, Caux Seine agglo, forte de ses 450 agents, innove, impulse et accompagne de nombreux projets durables au service de la population.
3ème EPCi de Seine Maritime, Caux Seine agglo, forte de ses 450 agents, innove, impulse et accompagne de nombreux projets durables au service de la population.
Missions / conditions d'exercice
Sous l’encadrement du responsable du service Juridique et des assemblées, vous serez amené(e) à exercer notamment les missions suivantes :
Assurer la préparation, la gestion et le suivi des instances de Caux Seine agglo (Conférences des maires, commissions communautaires, bureaux communautaires, conseils communautaires, commissions consultatives des services publics locaux...) avec des objectifs de sécurité juridique, de précision et dans le respect des délais.
- Sécuriser en amont les actes administratifs au sein du logiciel dédié (Kdélib) en lien avec votre binôme : validation, correction, mise en page des différents actes et conventions
- Organisation des instances : préparation des plannings, envoi des convocations et dossiers, rédaction des procès-verbaux et comptes-rendus, centralisation et vérification des supports de présentations
- Tenue du registre des délibérations et télétransmission des actes au contrôle de légalité
- Publication des différents actes en effectuant au préalable un traitement des données à caractère personnel,
- Tenir à jour les outils de suivi
Appuyer la partie juridique du service :
- Recherches et veille,
- Rédaction des actes administratifs pour le Pôle (arrêtés, décisions et délibérations) et conventions,
- Mise en place de tableau de bord,
- Relation avec les avocats,
- Participation à des formations à destination de collègues en lien avec les activités du service,
Assurer les relations avec les autres services et les Elus :
- Assurer la réception, le suivi et le contrôle de gestion du courrier (via l’outil dédié Maarch)
- Tenue de la liste des représentations des élus dans les organismes extérieurs, veille et contrôle des situations de déport des élus pour chaque instance, gestion des convocations
- Assurer le traitement des questions des élus
- Assurer le remboursement des frais de déplacement des élus (Gestion comptable via SEDIT)
- Gestion d’un site intranet dédié aux élus : dépôt de documents de présentations, informations à destination des élus
Gérer le suivi des demandes de subventions des associations :
- Gestion des dossiers de demandes de subventions, mise à jour des différents documents
- Organiser le processus des subventions : convoquer le comité d’engagement, participer aux groupes de travail, rédaction des délibérations correspondantes
- Assurer le suivi de la valorisation des subventions versées aux associations
- Créer un tableau de suivi
Vous pourrez également être amené(e) à travailler sur d’autres dossiers.
Assurer la préparation, la gestion et le suivi des instances de Caux Seine agglo (Conférences des maires, commissions communautaires, bureaux communautaires, conseils communautaires, commissions consultatives des services publics locaux...) avec des objectifs de sécurité juridique, de précision et dans le respect des délais.
- Sécuriser en amont les actes administratifs au sein du logiciel dédié (Kdélib) en lien avec votre binôme : validation, correction, mise en page des différents actes et conventions
- Organisation des instances : préparation des plannings, envoi des convocations et dossiers, rédaction des procès-verbaux et comptes-rendus, centralisation et vérification des supports de présentations
- Tenue du registre des délibérations et télétransmission des actes au contrôle de légalité
- Publication des différents actes en effectuant au préalable un traitement des données à caractère personnel,
- Tenir à jour les outils de suivi
Appuyer la partie juridique du service :
- Recherches et veille,
- Rédaction des actes administratifs pour le Pôle (arrêtés, décisions et délibérations) et conventions,
- Mise en place de tableau de bord,
- Relation avec les avocats,
- Participation à des formations à destination de collègues en lien avec les activités du service,
Assurer les relations avec les autres services et les Elus :
- Assurer la réception, le suivi et le contrôle de gestion du courrier (via l’outil dédié Maarch)
- Tenue de la liste des représentations des élus dans les organismes extérieurs, veille et contrôle des situations de déport des élus pour chaque instance, gestion des convocations
- Assurer le traitement des questions des élus
- Assurer le remboursement des frais de déplacement des élus (Gestion comptable via SEDIT)
- Gestion d’un site intranet dédié aux élus : dépôt de documents de présentations, informations à destination des élus
Gérer le suivi des demandes de subventions des associations :
- Gestion des dossiers de demandes de subventions, mise à jour des différents documents
- Organiser le processus des subventions : convoquer le comité d’engagement, participer aux groupes de travail, rédaction des délibérations correspondantes
- Assurer le suivi de la valorisation des subventions versées aux associations
- Créer un tableau de suivi
Vous pourrez également être amené(e) à travailler sur d’autres dossiers.
Profils recherchés
Dotée d’une expérience significative, vous possédez d’excellentes qualités relationnelles et rédactionnelles ainsi que d’une réelle capacité d’adaptation.
Dans la gestion des dossiers qui vous sont confiés, vous êtes rigoureux(se), discrèt(e), organisé(e), autonome et doté(e) d’un esprit d’analyse et de synthèse ainsi que d’un sens de l’initiative
Vous maîtrisez les outils informatiques (Office 365). Des expériences précédentes sur les logiciels métiers (Maarch, Kdélib, SEDIT ...) seront appréciées ainsi qu’une appétence vers de nouveaux outils numériques (ex. : IA, CANVA).
Vous disposez de connaissances en matière de circuits et procédures administratives des collectivités territoriales notamment du domaine intercommunal. Des connaissances juridiques en droit public seront fortement appréciées.
CONDITIONS DE RECRUTEMENT :
Adjoint administratif /adjoint ppl 2ème classe / adjoint ppl 1ère classe / Rédacteur titulaire ou contractuel à temps complet
Horaires variables permettant de combiner vie professionnelle et vie personnelle, télétravail possible,
Parcours de formation riche et adapté pour développer vos compétences
Rémunération statutaire, régime indemnitaire, prime annuelle, CNAS, prévoyance, participation mutuelle, Amicale du personnel, conciergerie, participation à la restauration
Dans la gestion des dossiers qui vous sont confiés, vous êtes rigoureux(se), discrèt(e), organisé(e), autonome et doté(e) d’un esprit d’analyse et de synthèse ainsi que d’un sens de l’initiative
Vous maîtrisez les outils informatiques (Office 365). Des expériences précédentes sur les logiciels métiers (Maarch, Kdélib, SEDIT ...) seront appréciées ainsi qu’une appétence vers de nouveaux outils numériques (ex. : IA, CANVA).
Vous disposez de connaissances en matière de circuits et procédures administratives des collectivités territoriales notamment du domaine intercommunal. Des connaissances juridiques en droit public seront fortement appréciées.
CONDITIONS DE RECRUTEMENT :
Adjoint administratif /adjoint ppl 2ème classe / adjoint ppl 1ère classe / Rédacteur titulaire ou contractuel à temps complet
Horaires variables permettant de combiner vie professionnelle et vie personnelle, télétravail possible,
Parcours de formation riche et adapté pour développer vos compétences
Rémunération statutaire, régime indemnitaire, prime annuelle, CNAS, prévoyance, participation mutuelle, Amicale du personnel, conciergerie, participation à la restauration
Contact et modalités de candidature
Contact
0232844040
Informations complémentaires
CAUX SEINE AGGLO
Madame la Présidente
https://www.cauxseine.fr/services/emploi-et-entreprises/travailler-chez-csa/
Madame la Présidente
https://www.cauxseine.fr/services/emploi-et-entreprises/travailler-chez-csa/
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.