Sous la responsabilité du chef de département et avec l’appui d’un-une Archiviste-Documentaliste Assistant-e, le-la titulaire sera chargé(e) d’assurer l’animation fonctionnelle de la gestion documentaire numérique que ce soit sur la GED ou sur les autres espaces ou media contenant des documents, ainsi que le pilotage et la coordination de l’archivage (papier et numérique) de l’établissement, en étroite interaction avec les référents des différentes directions et les équipes techniques de la direction du Numérique.

A ce titre, il-elle :
• pilote la stratégie documentaire et archivistique de l’établissement et définit les systèmes documentaires et d’archivage pour les services ;
• accompagnel les utilisateurs dans la maîtrise de la GED et des méthodes et outils d’archivage ;
• réalise le maintien et l’administration de l’ensemble des éléments du suivi de la GED (suivi des évolutions, gestion des anomalies, gestion des groupes de droits, etc.), en lien avec la direction du Numérique ;
• pilote le chantier de mise en place au sein de l’établissement d’un système d’archivage électronique (SAE) ;
• élabore, pilote et coordonne la stratégie et le référentiel de nommage, de métadonnées et de référencements documentaires et archivistique ;
• pilote les saisies de masses des données/métadonnées/référencements issu des travaux précédents ;
• préconise et initie les éventuels développements à mettre en place sur l’outil de GED et les autres systèmes de gestion documentaire ;
• contribue à la mise en œuvre et l’amélioration continue des procédures, ainsi qu’à la gestion et la mise en œuvre de la communication relative à la gestion documentaire ;
• harmonise les processus de la GED administrative, ainsi que ceux relatifs à l’utilisation d’espaces ou de médias contenant des documents numériques (ex : messagerie, système d’archivage numérique) ;
• anime le réseau de référents et des groupes de travail en lien étroit avec les équipes de la direction du Numérique ;
• réalise et anime un plan de formations pour les différents utilisateurs, en collaboration avec la direction du Numérique ;
• réalise les analyses fonctionnelles des besoins et les cahiers des charges techniques dans le domaine de la pédagogie numérique, en lien avec le département des ressources humaines ;
• coordonne la prise de décision en garantissant la remontée et redescente d’information auprès du chef de département et au directeur ressources.

En outre, comme l’ensemble des membres du département, le-la titulaire pourra être amené à assurer :
• un rôle de facilitateur-trice interne (conception, animation et formalisation d’ateliers de réflexion collectives)
• des actions de diffusion et d’appropriation des méthodes, outils et processus (rédaction d’articles, animation de sessions d’information, conception d’autres supports multi-médias, etc.)
• des missions de soutien des autres activités du département, en cas d’urgence ou de pics de charge.