Assistant Relations Institutionnelles Et Affaires Protocolaires H/F - 6652
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Offre n° O075240710001211
Publiée le 10/07/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Établissement public administratif relevant des collectivité territoriales, Île-de-France Mobilités imagine, organise et finance les transports publics pour tous les Franciliens.
Au cœur du réseau de transports francilien, Île-de-France Mobilités fédère tous les acteurs (voyageurs, élus, constructeurs, transporteurs, gestionnaires d'infrastructures...), investit et innove pour améliorer le service rendu aux voyageurs.
Île-de-France Mobilités c'est:
- Des projets d'envergure menés par des équipes d'experts passionnés
- Des missions à fort enjeux en matière de développement de territoires
- Une politique ambitieuse en matière de mobilités durables
- Une participation active à l'organisation des JO 2024
La diversité de nos 500 collaborateurs est une de nos forces, nous la favorisons à travers notre politique de recrutement.
Découvrez un environnement professionnel dynamique en plein essor et développez votre connaissance des métiers du transports.
Au cœur du réseau de transports francilien, Île-de-France Mobilités fédère tous les acteurs (voyageurs, élus, constructeurs, transporteurs, gestionnaires d'infrastructures...), investit et innove pour améliorer le service rendu aux voyageurs.
Île-de-France Mobilités c'est:
- Des projets d'envergure menés par des équipes d'experts passionnés
- Des missions à fort enjeux en matière de développement de territoires
- Une politique ambitieuse en matière de mobilités durables
- Une participation active à l'organisation des JO 2024
La diversité de nos 500 collaborateurs est une de nos forces, nous la favorisons à travers notre politique de recrutement.
Découvrez un environnement professionnel dynamique en plein essor et développez votre connaissance des métiers du transports.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
39 bis-41 rue de Châteaudun, Paris
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Communication >
Stratégies de communication
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité hiérarchique du directeur de cabinet – secrétaire du conseil et de son adjoint et en lien avec les relations institutionnelles et affaires protocolaires, l’assistant-e a en charge :
· La gestion d’agendas, de contacts et de listings ;
· L’organisation et la préparation de réunions, la réservation et la mise en place de salles, l’accueil et l’assistance des participants, ;
· L’assistance et la participation à l’organisation d’évènements (déplacements, inaugurations, conférences…) ;
· L’assistance à l’accueil de délégations internationales ;
· Le suivi des engagements budgétaires, l’enregistrement de factures et bons de commandes dans le logiciel comptable ;
· La gestion d’agendas, de contacts et de listings ;
· L’organisation et la préparation de réunions, la réservation et la mise en place de salles, l’accueil et l’assistance des participants, ;
· L’assistance et la participation à l’organisation d’évènements (déplacements, inaugurations, conférences…) ;
· L’assistance à l’accueil de délégations internationales ;
· Le suivi des engagements budgétaires, l’enregistrement de factures et bons de commandes dans le logiciel comptable ;
Missions / conditions d'exercice
Sous la responsabilité hiérarchique du directeur de cabinet – secrétaire du conseil et de son adjoint et en lien avec les relations institutionnelles et affaires protocolaires, l’assistant-e a en charge :
· La gestion d’agendas, de contacts et de listings ;
· L’organisation et la préparation de réunions, la réservation et la mise en place de salles, l’accueil et l’assistance des participants, ;
· L’assistance et la participation à l’organisation d’évènements (déplacements, inaugurations, conférences…) ;
· L’assistance à l’accueil de délégations internationales ;
· Le suivi des engagements budgétaires, l’enregistrement de factures et bons de commandes dans le logiciel comptable ;
· La gestion d’agendas, de contacts et de listings ;
· L’organisation et la préparation de réunions, la réservation et la mise en place de salles, l’accueil et l’assistance des participants, ;
· L’assistance et la participation à l’organisation d’évènements (déplacements, inaugurations, conférences…) ;
· L’assistance à l’accueil de délégations internationales ;
· Le suivi des engagements budgétaires, l’enregistrement de factures et bons de commandes dans le logiciel comptable ;
Profils recherchés
Expérience confirmée dans le secteur public sur des fonctions d’assistanat de direction et mobilité sur l’ensemble du territoire francilien.
Compétences :
· respect des obligations de discrétion et de confidentialité ;
· fortes capacités d’organisation et d’anticipation,
· réactivité et prise d’initiative ;
· flexibilité horaire ;
· parfaite maîtrise de l’orthographe et de la grammaire ;
· adaptabilité à l’évolution des missions.
Connaissances spécifiques appréciées :
· techniques de secrétariat, dont classement et archivage ;
· maitrise des logiciels bureautiques et applications informatiques métier,
· maîtrise des outils de visioconférence ;
· maitrise des procédures administratives ;
· connaissance de l’environnement public.
Compétences :
· respect des obligations de discrétion et de confidentialité ;
· fortes capacités d’organisation et d’anticipation,
· réactivité et prise d’initiative ;
· flexibilité horaire ;
· parfaite maîtrise de l’orthographe et de la grammaire ;
· adaptabilité à l’évolution des missions.
Connaissances spécifiques appréciées :
· techniques de secrétariat, dont classement et archivage ;
· maitrise des logiciels bureautiques et applications informatiques métier,
· maîtrise des outils de visioconférence ;
· maitrise des procédures administratives ;
· connaissance de l’environnement public.
Contact et modalités de candidature
Contact
0147532800
Informations complémentaires
Retrouvez nos offres et postulez en ligne :
https://www.iledefrance-mobilites.fr/decouvrir/nous-rejoindre
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Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.