Chargé(e) d'accueil et d'Etat-civil (H/F)
Offre n° O074250701403106
Publiée le 29/07/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
1 PLACE DE LA MAIRIE - 1, Les Houches (Haute-Savoie)
Poste à pourvoir le
01/10/2025
Date limite de candidature
28/08/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous l'autorité de la Directrice Générale des Services, il/elle sera chargé(e) de l'accueil de la Mairie et de la gestion de l'Etat civil en corrélation avec son binôme à temps non complet.
Missions :
Réception des déclarations et établissement des actes d'Etat-civil :
* Réception et enregistrement des déclarations de décès, des naissances, des reconnaissances
* Etablissement des actes de mariage, de décès avec rédaction du courrier de condoléances du Maire, des baptêmes civils
* Délivrance d'actes d'état civil, de duplicata de livrets de famille, inscriptions des mentions de divorces, de changement de régime matrimonial, des PACS
* Procédure de changement de nom de famille et/ou de prénom
* Envoi aux notaires d'actes diverses
* Légalisation de signature et de photocopies de document(s) étranger(s)
Gestion administrative des registres d'Etat-civil :
* Enregistrement des actes d'Etat Civil sur les registres
* Clôture des registres d'Etat-civil + envoi INSEE
* Réceptionner, contrôler les dossiers de demandes de cartes
* Renseigner sur la délivrance d'un passeport
* Délivrance des autorisations des débits de boissons temporaire ou exceptionnelle
Accueil et renseignement du public :
* Accueil physique et téléphonique du public
* Remise d'imprimés divers (visite médicale pour permis de conduire, demande de duplicata permis de conduire, demande d'immatriculation, certificat de cession, etc.
* Photocopies, duplication aux administrés ou diverses associations
* Etablissement et délivrance des cartes ViaCham : Gens du Pays, Papy et Mamy Gliss, Résidents, Saisonniers
* Cartes scolaires
* Imprimés élection
* Meublés de tourisme
* Distribution colis de Noël
* Notions du CCAS (remise formulaires de demande de logement locatif, et informations de base)
* Accueil et information pour les Services Techniques en cas d'absence de la secrétaire de ce service
* Affichage des petites annonces privées
Gestion des 2 cimetières (Centre, Lac et Columbarium) :
* Achat, renouvellement, de concessions ou de cases, reprise de concessions, demandes d'exhumation, dispersion de cendres
* Etablissement des titres de concessions
* Mise en oeuvre de la procédure de reprise des concessions échues
Gestion des étrangers :
* Entretien avec les administrés sur les conditions d'intégration républicaine pour les titres de séjour
* Délivrance des attestations d'accueil
Gestion des affaires militaires :
* Procéder au recensement des jeunes de 16 ans (notice individuelle, attestation de recensement et avis à transmettre à la mairie de naissance)
* Etablissement des listes de recensement et les transmettre chaque trimestre (télétransmission)
Activités diverses :
* Régisseur titulaire de la régie de recettes « photocopies »
* Mandataire suppléant de la régie de recettes « Cartes Touristiques »
* Etablissement des demandes de licence pour débits de boissons (2ème, 3ème, 4ème catégories) + licences restaurant
* Enregistrer et ventiler le courrier par service suivant les prescriptions du Maire ou de la DGS
* Débits temporaires de boissons
* Inscriptions scolaires maternelles et primaires
* Gestion des véhicules légers communaux
* Bons d'échange forfaits de ski
* Statuts des syndicats
* Commande des fournitures pour tous les services et gestion du stock
* Inscriptions sur les listes électorales
Missions :
Réception des déclarations et établissement des actes d'Etat-civil :
* Réception et enregistrement des déclarations de décès, des naissances, des reconnaissances
* Etablissement des actes de mariage, de décès avec rédaction du courrier de condoléances du Maire, des baptêmes civils
* Délivrance d'actes d'état civil, de duplicata de livrets de famille, inscriptions des mentions de divorces, de changement de régime matrimonial, des PACS
* Procédure de changement de nom de famille et/ou de prénom
* Envoi aux notaires d'actes diverses
* Légalisation de signature et de photocopies de document(s) étranger(s)
Gestion administrative des registres d'Etat-civil :
* Enregistrement des actes d'Etat Civil sur les registres
* Clôture des registres d'Etat-civil + envoi INSEE
* Réceptionner, contrôler les dossiers de demandes de cartes
* Renseigner sur la délivrance d'un passeport
* Délivrance des autorisations des débits de boissons temporaire ou exceptionnelle
Accueil et renseignement du public :
* Accueil physique et téléphonique du public
* Remise d'imprimés divers (visite médicale pour permis de conduire, demande de duplicata permis de conduire, demande d'immatriculation, certificat de cession, etc.
* Photocopies, duplication aux administrés ou diverses associations
* Etablissement et délivrance des cartes ViaCham : Gens du Pays, Papy et Mamy Gliss, Résidents, Saisonniers
* Cartes scolaires
* Imprimés élection
* Meublés de tourisme
* Distribution colis de Noël
* Notions du CCAS (remise formulaires de demande de logement locatif, et informations de base)
* Accueil et information pour les Services Techniques en cas d'absence de la secrétaire de ce service
* Affichage des petites annonces privées
Gestion des 2 cimetières (Centre, Lac et Columbarium) :
* Achat, renouvellement, de concessions ou de cases, reprise de concessions, demandes d'exhumation, dispersion de cendres
* Etablissement des titres de concessions
* Mise en oeuvre de la procédure de reprise des concessions échues
Gestion des étrangers :
* Entretien avec les administrés sur les conditions d'intégration républicaine pour les titres de séjour
* Délivrance des attestations d'accueil
Gestion des affaires militaires :
* Procéder au recensement des jeunes de 16 ans (notice individuelle, attestation de recensement et avis à transmettre à la mairie de naissance)
* Etablissement des listes de recensement et les transmettre chaque trimestre (télétransmission)
Activités diverses :
* Régisseur titulaire de la régie de recettes « photocopies »
* Mandataire suppléant de la régie de recettes « Cartes Touristiques »
* Etablissement des demandes de licence pour débits de boissons (2ème, 3ème, 4ème catégories) + licences restaurant
* Enregistrer et ventiler le courrier par service suivant les prescriptions du Maire ou de la DGS
* Débits temporaires de boissons
* Inscriptions scolaires maternelles et primaires
* Gestion des véhicules légers communaux
* Bons d'échange forfaits de ski
* Statuts des syndicats
* Commande des fournitures pour tous les services et gestion du stock
* Inscriptions sur les listes électorales
Missions / conditions d'exercice
Sous l'autorité de la Directrice Générale des Services, il/elle sera chargé(e) de l'accueil de la Mairie et de la gestion de l'Etat civil en corrélation avec son binôme à temps non complet.
Missions :
Réception des déclarations et établissement des actes d'Etat-civil :
* Réception et enregistrement des déclarations de décès, des naissances, des reconnaissances
* Etablissement des actes de mariage, de décès avec rédaction du courrier de condoléances du Maire, des baptêmes civils
* Délivrance d'actes d'état civil, de duplicata de livrets de famille, inscriptions des mentions de divorces, de changement de régime matrimonial, des PACS
* Procédure de changement de nom de famille et/ou de prénom
* Envoi aux notaires d'actes diverses
* Légalisation de signature et de photocopies de document(s) étranger(s)
Gestion administrative des registres d'Etat-civil :
* Enregistrement des actes d'Etat Civil sur les registres
* Clôture des registres d'Etat-civil + envoi INSEE
* Réceptionner, contrôler les dossiers de demandes de cartes
* Renseigner sur la délivrance d'un passeport
* Délivrance des autorisations des débits de boissons temporaire ou exceptionnelle
Accueil et renseignement du public :
* Accueil physique et téléphonique du public
* Remise d'imprimés divers (visite médicale pour permis de conduire, demande de duplicata permis de conduire, demande d'immatriculation, certificat de cession, etc.
* Photocopies, duplication aux administrés ou diverses associations
* Etablissement et délivrance des cartes ViaCham : Gens du Pays, Papy et Mamy Gliss, Résidents, Saisonniers
* Cartes scolaires
* Imprimés élection
* Meublés de tourisme
* Distribution colis de Noël
* Notions du CCAS (remise formulaires de demande de logement locatif, et informations de base)
* Accueil et information pour les Services Techniques en cas d'absence de la secrétaire de ce service
* Affichage des petites annonces privées
Gestion des 2 cimetières (Centre, Lac et Columbarium) :
* Achat, renouvellement, de concessions ou de cases, reprise de concessions, demandes d'exhumation, dispersion de cendres
* Etablissement des titres de concessions
* Mise en oeuvre de la procédure de reprise des concessions échues
Gestion des étrangers :
* Entretien avec les administrés sur les conditions d'intégration républicaine pour les titres de séjour
* Délivrance des attestations d'accueil
Gestion des affaires militaires :
* Procéder au recensement des jeunes de 16 ans (notice individuelle, attestation de recensement et avis à transmettre à la mairie de naissance)
* Etablissement des listes de recensement et les transmettre chaque trimestre (télétransmission)
Activités diverses :
* Régisseur titulaire de la régie de recettes « photocopies »
* Mandataire suppléant de la régie de recettes « Cartes Touristiques »
* Etablissement des demandes de licence pour débits de boissons (2ème, 3ème, 4ème catégories) + licences restaurant
* Enregistrer et ventiler le courrier par service suivant les prescriptions du Maire ou de la DGS
* Débits temporaires de boissons
* Inscriptions scolaires maternelles et primaires
* Gestion des véhicules légers communaux
* Bons d'échange forfaits de ski
* Statuts des syndicats
* Commande des fournitures pour tous les services et gestion du stock
* Inscriptions sur les listes électorales
Missions :
Réception des déclarations et établissement des actes d'Etat-civil :
* Réception et enregistrement des déclarations de décès, des naissances, des reconnaissances
* Etablissement des actes de mariage, de décès avec rédaction du courrier de condoléances du Maire, des baptêmes civils
* Délivrance d'actes d'état civil, de duplicata de livrets de famille, inscriptions des mentions de divorces, de changement de régime matrimonial, des PACS
* Procédure de changement de nom de famille et/ou de prénom
* Envoi aux notaires d'actes diverses
* Légalisation de signature et de photocopies de document(s) étranger(s)
Gestion administrative des registres d'Etat-civil :
* Enregistrement des actes d'Etat Civil sur les registres
* Clôture des registres d'Etat-civil + envoi INSEE
* Réceptionner, contrôler les dossiers de demandes de cartes
* Renseigner sur la délivrance d'un passeport
* Délivrance des autorisations des débits de boissons temporaire ou exceptionnelle
Accueil et renseignement du public :
* Accueil physique et téléphonique du public
* Remise d'imprimés divers (visite médicale pour permis de conduire, demande de duplicata permis de conduire, demande d'immatriculation, certificat de cession, etc.
* Photocopies, duplication aux administrés ou diverses associations
* Etablissement et délivrance des cartes ViaCham : Gens du Pays, Papy et Mamy Gliss, Résidents, Saisonniers
* Cartes scolaires
* Imprimés élection
* Meublés de tourisme
* Distribution colis de Noël
* Notions du CCAS (remise formulaires de demande de logement locatif, et informations de base)
* Accueil et information pour les Services Techniques en cas d'absence de la secrétaire de ce service
* Affichage des petites annonces privées
Gestion des 2 cimetières (Centre, Lac et Columbarium) :
* Achat, renouvellement, de concessions ou de cases, reprise de concessions, demandes d'exhumation, dispersion de cendres
* Etablissement des titres de concessions
* Mise en oeuvre de la procédure de reprise des concessions échues
Gestion des étrangers :
* Entretien avec les administrés sur les conditions d'intégration républicaine pour les titres de séjour
* Délivrance des attestations d'accueil
Gestion des affaires militaires :
* Procéder au recensement des jeunes de 16 ans (notice individuelle, attestation de recensement et avis à transmettre à la mairie de naissance)
* Etablissement des listes de recensement et les transmettre chaque trimestre (télétransmission)
Activités diverses :
* Régisseur titulaire de la régie de recettes « photocopies »
* Mandataire suppléant de la régie de recettes « Cartes Touristiques »
* Etablissement des demandes de licence pour débits de boissons (2ème, 3ème, 4ème catégories) + licences restaurant
* Enregistrer et ventiler le courrier par service suivant les prescriptions du Maire ou de la DGS
* Débits temporaires de boissons
* Inscriptions scolaires maternelles et primaires
* Gestion des véhicules légers communaux
* Bons d'échange forfaits de ski
* Statuts des syndicats
* Commande des fournitures pour tous les services et gestion du stock
* Inscriptions sur les listes électorales
Profils recherchés
Profil :
* Bonnes qualités d'accueil et rédactionnelles
* Rigueur et organisation
* Notions de self-contrôle, d'écoute
* Pratique des logiciels Magnus, Word, Excel, Dotelec...
* Connaissance de la législation sur l'Etat-civil
* Connaissance de la législation funéraire
* Connaissance de la réglementation sur les étrangers
* Connaissance du Code électoral
* Connaissance du fonctionnement et attributions des principaux services publics
Spécificités et avantages du poste :
* Cycle de travail à temps complet sur la base de 1607h effectives annuelles
* Horaires de travail sur cycle bi-hebdomadaire avec travail une semaine sur 5 jours et demi et l'autre semaine sur 3 jours.
* Contrat de 12 mois avec possibilité de titularisation à l'issue de la période (sauf fonctionnaire déjà titulaire)
* Rémunération statutaire (en fonction des grilles de la Fonction Publique)
* IFSE (prime mensuelle) au bout de 2 mois de présence
* Prime mensuelle de résidence de 3%
* CIA (prime annuelle)
* 13ème mois
* CNAS et amicale du personnel (groupements)
* Titres restaurants (sur carte)
* Bonnes qualités d'accueil et rédactionnelles
* Rigueur et organisation
* Notions de self-contrôle, d'écoute
* Pratique des logiciels Magnus, Word, Excel, Dotelec...
* Connaissance de la législation sur l'Etat-civil
* Connaissance de la législation funéraire
* Connaissance de la réglementation sur les étrangers
* Connaissance du Code électoral
* Connaissance du fonctionnement et attributions des principaux services publics
Spécificités et avantages du poste :
* Cycle de travail à temps complet sur la base de 1607h effectives annuelles
* Horaires de travail sur cycle bi-hebdomadaire avec travail une semaine sur 5 jours et demi et l'autre semaine sur 3 jours.
* Contrat de 12 mois avec possibilité de titularisation à l'issue de la période (sauf fonctionnaire déjà titulaire)
* Rémunération statutaire (en fonction des grilles de la Fonction Publique)
* IFSE (prime mensuelle) au bout de 2 mois de présence
* Prime mensuelle de résidence de 3%
* CIA (prime annuelle)
* 13ème mois
* CNAS et amicale du personnel (groupements)
* Titres restaurants (sur carte)
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
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Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.