Agent instructeur état civil et formalités administratives H/F
Offre n° O074250201393545
Publiée le 18/02/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Depuis le 1er janvier 2017, la Ville d'Annecy regroupe, en une seule collectivité, les communes d'Annecy, d'Annecy-le-Vieux, de Cran-Gevrier, de Meythet, de Pringy et de Seynod. Capitale de la Haute Savoie, la Ville se positionne comme 29ème Ville de France grâce à ses 128 000 habitants.
Sa situation entre lac et montagne lui confère un cadre de vie exceptionnel, préservé depuis des décennies, avec un patrimoine historique remarquable.
Forte de ces atouts, Annecy bénéficie d'un dynamisme économique lui procurant un rayonnement national et international. Terre historique d'essor industriel et d'innovation, elle attire et fait naître des entreprises qui font références dans leurs domaines.
Ce rayonnement économique est conforté par des événements culturels et sportifs de grande ampleur qu elle accueille ou organise tout au long de l'année.
Aujourd'hui, la Ville d'Annecy regroupe 3 100 collaborateurs répartis au sein de 40 directions et engagés sur un nouveau défi territorial. Alors rejoignez-nous !
Sa situation entre lac et montagne lui confère un cadre de vie exceptionnel, préservé depuis des décennies, avec un patrimoine historique remarquable.
Forte de ces atouts, Annecy bénéficie d'un dynamisme économique lui procurant un rayonnement national et international. Terre historique d'essor industriel et d'innovation, elle attire et fait naître des entreprises qui font références dans leurs domaines.
Ce rayonnement économique est conforté par des événements culturels et sportifs de grande ampleur qu elle accueille ou organise tout au long de l'année.
Aujourd'hui, la Ville d'Annecy regroupe 3 100 collaborateurs répartis au sein de 40 directions et engagés sur un nouveau défi territorial. Alors rejoignez-nous !
Site web de l'employeur
Lieu de travail
ANNECY, Annecy (Haute-Savoie)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La Direction proximité et citoyenneté de la ville d'Annecy composée de 70 agents, recherche pour son service proximité d'Annecy le vieux un agent instructeur état civil et formalités administratives H/F à temps complet, ouvert au cadre d'emploi des Adjoints Administratifs. Le poste est accessible aux titulaires et aux contractuels.
Rattaché au chef de service de proximité, Vous accompagnez les usagers dans tous les actes de la vie civile et de leurs démarches administratives, procédez à l'instruction de leurs dossiers et assurez la tenue administrative des registres d'état civil.
A ce titre, vos missions principales sont :
- Accueillir, renseigner et conseiller le public (physique, téléphonique ou numérique)
- Instruire, suivre et dresser les actes d'état civil ainsi que tout acte ou décision modifiant l'état civil des personnes. Assurer la tenue administrative et mise à jour des registres d'état civil et la gestion des livrets de famille
- Assurer la constitution, l'instruction et le suivi des dossiers mariages et assister les élus lors des célébrations ; Procéder à l'enregistrement, modification et dissolution des PACS
- Instruire et suivre les dossiers de démarches administratives liées à l'enregistrement des titres d'identité et l'identité numérique
- Instruire et suivre les dossiers de démarches administratives liées recensement citoyen, attestation d'accueil, assurer les légalisations de signature, attestations de domicile et certificats divers
- Assurer la gestion du courrier et traiter les demandes d'actes papiers et dématérialisés
- Traiter les dossiers d'inscriptions électorales et changement d'adresses, dématérialisés ou papiers
- Organiser les rendez-vous avec les usagers et assurer la gestion des agendas
- Réaliser le classement et l'archivage des dossiers
- Assurer des suppléances occasionnelles pour nécessités de services dans les différents sites de proximité de la Ville (pour exemple : renfort dans un autre service FA/EC)
- Participer à la formation des nouveaux agents et des stagiaires (missions de tutorat en binôme)
- Participer à l'organisation et au bon déroulement des opérations électorales.
Conditions d'exercice :
* Respecter les principes déontologiques applicables aux agents publics et en particulier l'obligation de neutralité
* Lieu du poste : Hôtel de ville d'Annecy le vieux
* Travail les week-ends électoraux
* Horaires contraints par les plages d'ouverture au public
* Participation aux cérémonies de mariage en semaine et le samedi par roulement
Intégrer la ville d'Annecy c'est :
- être acteur·rice de son parcours professionnel et bénéficier de perspectives d'évolution
- des conditions de travail adaptées à votre rythme personnel (choix du cycle de travail, télétravail, 25 jours de congés annuels, régime de RTT jusqu'à 23 jours- selon organisation du service)
- bénéficier d'un large panel d'avantages (accès à une flotte de vélo électrique, accès à des activités sportives et billetterie à tarifs avantageux via "le groupement"...)
- disposer d'une participation de la collectivité aux frais de transport, mutuelle et prévoyance
La Ville est ouverte à la diversité et facilite l'accueil et l'intégration des personnes en situation de handicap.
Rattaché au chef de service de proximité, Vous accompagnez les usagers dans tous les actes de la vie civile et de leurs démarches administratives, procédez à l'instruction de leurs dossiers et assurez la tenue administrative des registres d'état civil.
A ce titre, vos missions principales sont :
- Accueillir, renseigner et conseiller le public (physique, téléphonique ou numérique)
- Instruire, suivre et dresser les actes d'état civil ainsi que tout acte ou décision modifiant l'état civil des personnes. Assurer la tenue administrative et mise à jour des registres d'état civil et la gestion des livrets de famille
- Assurer la constitution, l'instruction et le suivi des dossiers mariages et assister les élus lors des célébrations ; Procéder à l'enregistrement, modification et dissolution des PACS
- Instruire et suivre les dossiers de démarches administratives liées à l'enregistrement des titres d'identité et l'identité numérique
- Instruire et suivre les dossiers de démarches administratives liées recensement citoyen, attestation d'accueil, assurer les légalisations de signature, attestations de domicile et certificats divers
- Assurer la gestion du courrier et traiter les demandes d'actes papiers et dématérialisés
- Traiter les dossiers d'inscriptions électorales et changement d'adresses, dématérialisés ou papiers
- Organiser les rendez-vous avec les usagers et assurer la gestion des agendas
- Réaliser le classement et l'archivage des dossiers
- Assurer des suppléances occasionnelles pour nécessités de services dans les différents sites de proximité de la Ville (pour exemple : renfort dans un autre service FA/EC)
- Participer à la formation des nouveaux agents et des stagiaires (missions de tutorat en binôme)
- Participer à l'organisation et au bon déroulement des opérations électorales.
Conditions d'exercice :
* Respecter les principes déontologiques applicables aux agents publics et en particulier l'obligation de neutralité
* Lieu du poste : Hôtel de ville d'Annecy le vieux
* Travail les week-ends électoraux
* Horaires contraints par les plages d'ouverture au public
* Participation aux cérémonies de mariage en semaine et le samedi par roulement
Intégrer la ville d'Annecy c'est :
- être acteur·rice de son parcours professionnel et bénéficier de perspectives d'évolution
- des conditions de travail adaptées à votre rythme personnel (choix du cycle de travail, télétravail, 25 jours de congés annuels, régime de RTT jusqu'à 23 jours- selon organisation du service)
- bénéficier d'un large panel d'avantages (accès à une flotte de vélo électrique, accès à des activités sportives et billetterie à tarifs avantageux via "le groupement"...)
- disposer d'une participation de la collectivité aux frais de transport, mutuelle et prévoyance
La Ville est ouverte à la diversité et facilite l'accueil et l'intégration des personnes en situation de handicap.
Missions / conditions d'exercice
Rattaché au chef de service de proximité, Vous accompagnez les usagers dans tous les actes de la vie civile et de leurs démarches administratives, procédez à l'instruction de leurs dossiers et assurez la tenue administrative des registres d'état civil.
A ce titre, vos missions principales sont :
- Accueillir, renseigner et conseiller le public (physique, téléphonique ou numérique)
- Instruire, suivre et dresser les actes d'état civil ainsi que tout acte ou décision modifiant l'état civil des personnes. Assurer la tenue administrative et mise à jour des registres d'état civil et la gestion des livrets de famille
- Assurer la constitution, l'instruction et le suivi des dossiers mariages et assister les élus lors des célébrations ; Procéder à l'enregistrement, modification et dissolution des PACS
- Instruire et suivre les dossiers de démarches administratives liées à l'enregistrement des titres d'identité et l'identité numérique
- Instruire et suivre les dossiers de démarches administratives liées recensement citoyen, attestation d'accueil, assurer les légalisations de signature, attestations de domicile et certificats divers
- Assurer la gestion du courrier et traiter les demandes d'actes papiers et dématérialisés
- Traiter les dossiers d'inscriptions électorales et changement d'adresses, dématérialisés ou papiers
- Organiser les rendez-vous avec les usagers et assurer la gestion des agendas
- Réaliser le classement et l'archivage des dossiers
- Assurer des suppléances occasionnelles pour nécessités de services dans les différents sites de proximité de la Ville (pour exemple : renfort dans un autre service FA/EC)
- Participer à la formation des nouveaux agents et des stagiaires (missions de tutorat en binôme)
- Participer à l'organisation et au bon déroulement des opérations électorales.
A ce titre, vos missions principales sont :
- Accueillir, renseigner et conseiller le public (physique, téléphonique ou numérique)
- Instruire, suivre et dresser les actes d'état civil ainsi que tout acte ou décision modifiant l'état civil des personnes. Assurer la tenue administrative et mise à jour des registres d'état civil et la gestion des livrets de famille
- Assurer la constitution, l'instruction et le suivi des dossiers mariages et assister les élus lors des célébrations ; Procéder à l'enregistrement, modification et dissolution des PACS
- Instruire et suivre les dossiers de démarches administratives liées à l'enregistrement des titres d'identité et l'identité numérique
- Instruire et suivre les dossiers de démarches administratives liées recensement citoyen, attestation d'accueil, assurer les légalisations de signature, attestations de domicile et certificats divers
- Assurer la gestion du courrier et traiter les demandes d'actes papiers et dématérialisés
- Traiter les dossiers d'inscriptions électorales et changement d'adresses, dématérialisés ou papiers
- Organiser les rendez-vous avec les usagers et assurer la gestion des agendas
- Réaliser le classement et l'archivage des dossiers
- Assurer des suppléances occasionnelles pour nécessités de services dans les différents sites de proximité de la Ville (pour exemple : renfort dans un autre service FA/EC)
- Participer à la formation des nouveaux agents et des stagiaires (missions de tutorat en binôme)
- Participer à l'organisation et au bon déroulement des opérations électorales.
Profils recherchés
Compétences métier:
- Techniques et postures d'accueil
- Techniques de communication téléphonique
- Techniques d'entretien et d'enquête
- Logiciel métier
- Veille juridique et réglementaire
- Procédures règlementaires relatives aux formalités administratives
- Cadre réglementaire de l'état civil
- Utilisation des outils informatiques usuels
- Techniques de secrétariat
- Prévention et résolution de conflits
- Méthodes de classement et d'archivage
Compétences comportementales :
- Sens de l'organisation
- Rigueur
- aptitude à l'écoute
- Adaptable au changement
- Maitrise de soi
- Aisance relationnelles
- Sens du collectif
- Sens de la discrétion
Modalités de recrutement :
Merci de candidater exclusivement sur notre site : www.annecy.fr
Pour plus d'infos : drh.recrutement@annecy.fr ou par téléphone au 04.85.46.71.18
Sélection sur CV + lettre de motivation puis entretien de motivation.
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique, les agents contractuels peuvent se porter candidat.
- Techniques et postures d'accueil
- Techniques de communication téléphonique
- Techniques d'entretien et d'enquête
- Logiciel métier
- Veille juridique et réglementaire
- Procédures règlementaires relatives aux formalités administratives
- Cadre réglementaire de l'état civil
- Utilisation des outils informatiques usuels
- Techniques de secrétariat
- Prévention et résolution de conflits
- Méthodes de classement et d'archivage
Compétences comportementales :
- Sens de l'organisation
- Rigueur
- aptitude à l'écoute
- Adaptable au changement
- Maitrise de soi
- Aisance relationnelles
- Sens du collectif
- Sens de la discrétion
Modalités de recrutement :
Merci de candidater exclusivement sur notre site : www.annecy.fr
Pour plus d'infos : drh.recrutement@annecy.fr ou par téléphone au 04.85.46.71.18
Sélection sur CV + lettre de motivation puis entretien de motivation.
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique, les agents contractuels peuvent se porter candidat.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
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Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.