Assistante de direction
Offre n° O074241015000357
Publiée le 15/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Place de l'hôtel de ville - CS 20517, Thonon-les-Bains (Haute-Savoie)
Poste à pourvoir le
01/01/2025
Date limite de candidature
14/11/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité directe du Maire, la secrétaire de direction assure son secrétariat, l’assiste dans la gestion administrative de ses dossiers et participe à l’organisation de son emploi du temps. Elle est charge de missions administratives traditionnelles et stratégiques.
Vous assurez également le secrétariat des Elus.
Vous assurez également le secrétariat des Elus.
Missions / conditions d'exercice
La secrétaire de direction est chargée de :
- Filtrage téléphonique et accueil,
- Gestion journalière des courriers et mails entrants et sortants du Maire et des Elus : réception, tri, diffusion des informations en interne et en externe,
- Gestion de l’agenda du Maire et des Elus, prise des rendez-vous
- Organisation des déplacements
- Préparation et organisation logistique des réunions (convocations, ordre du jour, réservation de salles, accueil des participants …)
- Saisie et mise en forme de courriers, notes, présentations,
- Rédaction de comptes rendus de réunions,
- Elaboration de tableaux de bord, utilisation des outils de gestion de l’activité de la municipalité,
- Classement des dossiers, archivage,
- Saisie des documents numériques,
- Réponses aux doléances des usagers.
Activités secondaires :
- Assurer les fonctions d’assistant(e) du Maire et des élus
- Participer occasionnellement à des travaux du secrétariat polyvalent
- Filtrage téléphonique et accueil,
- Gestion journalière des courriers et mails entrants et sortants du Maire et des Elus : réception, tri, diffusion des informations en interne et en externe,
- Gestion de l’agenda du Maire et des Elus, prise des rendez-vous
- Organisation des déplacements
- Préparation et organisation logistique des réunions (convocations, ordre du jour, réservation de salles, accueil des participants …)
- Saisie et mise en forme de courriers, notes, présentations,
- Rédaction de comptes rendus de réunions,
- Elaboration de tableaux de bord, utilisation des outils de gestion de l’activité de la municipalité,
- Classement des dossiers, archivage,
- Saisie des documents numériques,
- Réponses aux doléances des usagers.
Activités secondaires :
- Assurer les fonctions d’assistant(e) du Maire et des élus
- Participer occasionnellement à des travaux du secrétariat polyvalent
Profils recherchés
• Expérience dans une fonction de secrétariat correspondant à un poste à responsabilité ou de secrétariat de direction,
• Très bonne connaissance des techniques de secrétariat,
• Parfaite maîtrise des outils bureautiques et de messagerie (Pack Office)
• Aptitudes rédactionnelles : autonomie dans la rédaction de courriers et excellente maîtrise de l'orthographe et de la syntaxe,
• Connaissance de l’environnement institutionnel, des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale,
• Bonne connaissance des règles juridiques d’élaboration des actes administratifs (délibérations, arrêtés …),
• Connaissance des règles protocolaires,
• Aptitude au travail transversal,
• Capacité à prioriser les informations
• Bon relationnel,
• Sens aigu de l’organisation et de la méthode, efficacité et autonomie.
• Très bonne connaissance des techniques de secrétariat,
• Parfaite maîtrise des outils bureautiques et de messagerie (Pack Office)
• Aptitudes rédactionnelles : autonomie dans la rédaction de courriers et excellente maîtrise de l'orthographe et de la syntaxe,
• Connaissance de l’environnement institutionnel, des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale,
• Bonne connaissance des règles juridiques d’élaboration des actes administratifs (délibérations, arrêtés …),
• Connaissance des règles protocolaires,
• Aptitude au travail transversal,
• Capacité à prioriser les informations
• Bon relationnel,
• Sens aigu de l’organisation et de la méthode, efficacité et autonomie.
Contact et modalités de candidature
Contact
0450706986
Informations complémentaires
Lettre de candidature + CV
Adresse de l'employeur
MAIRIE DE THONON LES BAINS
>Place de l'hôtel de ville - CS 20517
74203 Thonon-les-bains cedex
>Place de l'hôtel de ville - CS 20517
74203 Thonon-les-bains cedex
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.