CHARGÉ D'ACCUEIL ET ÉTAT CIVIL (H/F)
Offre n° O073240708001791
Publiée le 08/07/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
CHALLES LES EAUX
Poste à pourvoir le
02/09/2024
Date limite de candidature
30/08/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Placé(e) sous l'autorité de la directrice générale des services, vous aurez pour mission principale, d'assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité en garantissant la fluidité et la justesse des informations communiquées.
Missions / conditions d'exercice
Accueil de l'usager (physique / téléphonique) : identifier et gérer sa demande ainsi que son degré d'urgence (filtrage), renseignement de la population.
Compréhension de la demande de l'usager : reformuler sa demande pour l'orienter vers le service compétent.
Informer sur la disponibilité des services et des personnes. Prendre, transmettre et suivre les messages.
Gérer l'état civil, la tenue des registres d'État Civil préparation et rédaction des actes, dossiers mariages, pacs, mentions marginales, avis de naissance, les relations avec les notaires et les particuliers pour l'envoi de copies conformes d'actes, les droits des étrangers, les attestations d'accueil...
Gérer les opérations électorales : mises à jour des listes électorales, lien avec la préfecture, l'INSEE, suivi des élections (préparation, scrutin, dépouillement).
Gérer le cimetière : gestion des concessions, information des usagers.
Participer à la gestion des réservations des salles, remise de clefs, conventions.... Et assurer le secrétariat de la conseillère déléguée à la vie associative.
Gérer les Affaires militaires : recensement des jeunes de 16 ans.
Gérer l'affichage d'informations (panneaux lumineux, site internet).
La réception, le traitement et la diffusion de l'information, , la gestion des formalités administratives courantes et de travaux de bureautique (courriers, tableaux, tri, archivage).
Rédiger des attestations diverses.
Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs à la charge de l'agent.
Compréhension de la demande de l'usager : reformuler sa demande pour l'orienter vers le service compétent.
Informer sur la disponibilité des services et des personnes. Prendre, transmettre et suivre les messages.
Gérer l'état civil, la tenue des registres d'État Civil préparation et rédaction des actes, dossiers mariages, pacs, mentions marginales, avis de naissance, les relations avec les notaires et les particuliers pour l'envoi de copies conformes d'actes, les droits des étrangers, les attestations d'accueil...
Gérer les opérations électorales : mises à jour des listes électorales, lien avec la préfecture, l'INSEE, suivi des élections (préparation, scrutin, dépouillement).
Gérer le cimetière : gestion des concessions, information des usagers.
Participer à la gestion des réservations des salles, remise de clefs, conventions.... Et assurer le secrétariat de la conseillère déléguée à la vie associative.
Gérer les Affaires militaires : recensement des jeunes de 16 ans.
Gérer l'affichage d'informations (panneaux lumineux, site internet).
La réception, le traitement et la diffusion de l'information, , la gestion des formalités administratives courantes et de travaux de bureautique (courriers, tableaux, tri, archivage).
Rédiger des attestations diverses.
Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs à la charge de l'agent.
Profils recherchés
Expérience sur un poste similaire apprécié
Savoirs spécifiques (connaissances théoriques) :
- Connaissance de la collectivité, son fonctionnement et ses services
- Notions en communication
- Techniques de régulation
- Techniques de secrétariat et de classement
- Maîtrise de l'outil informatique
Savoir-faire (connaissances techniques) :
- Aptitude à recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Aptitude à identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
Savoir-être indispensables attendus par la Collectivité :
- Sens du service public et de l'intérêt collectif
- Sens de l'engagement
- Capacité d'adaptation
- Droiture et intégrité
- Attitude constructive et bienveillante
- Discrétion / respect du secret professionnel
- Sensibilisation au développement durable
Savoir-être (comportements, attitudes, qualités humaines) :
- Très bonnes capacités relationnelles
- Sens accru de l'accueil
- Assiduité
- Aptitude du travail en équipe
- Connaissances des logiciels Berger-Levrault et Gescime appréciés
Savoirs spécifiques (connaissances théoriques) :
- Connaissance de la collectivité, son fonctionnement et ses services
- Notions en communication
- Techniques de régulation
- Techniques de secrétariat et de classement
- Maîtrise de l'outil informatique
Savoir-faire (connaissances techniques) :
- Aptitude à recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Aptitude à identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
Savoir-être indispensables attendus par la Collectivité :
- Sens du service public et de l'intérêt collectif
- Sens de l'engagement
- Capacité d'adaptation
- Droiture et intégrité
- Attitude constructive et bienveillante
- Discrétion / respect du secret professionnel
- Sensibilisation au développement durable
Savoir-être (comportements, attitudes, qualités humaines) :
- Très bonnes capacités relationnelles
- Sens accru de l'accueil
- Assiduité
- Aptitude du travail en équipe
- Connaissances des logiciels Berger-Levrault et Gescime appréciés
Contact
Contact
0479728091
Informations complémentaires
Conditions d'exercice :
Temps de travail : temps complet
Type de recrutement : voie statutaire
Cadre d'emploi : adjoint administratif
Conditions salariales : grille indiciaire Fonction Publique Territoriale + régime indemnitaire
Les petits plus :
- Participation aux frais de mutuelle santé de 7 euro/mois et/ou prévoyance à hauteur de 20euro/ mois
- Participation à l'abonnement de transport en commun
- Supplément Familial de Traitement versé dès le 1er enfant
- Tickets restaurants
Temps de travail : temps complet
Type de recrutement : voie statutaire
Cadre d'emploi : adjoint administratif
Conditions salariales : grille indiciaire Fonction Publique Territoriale + régime indemnitaire
Les petits plus :
- Participation aux frais de mutuelle santé de 7 euro/mois et/ou prévoyance à hauteur de 20euro/ mois
- Participation à l'abonnement de transport en commun
- Supplément Familial de Traitement versé dès le 1er enfant
- Tickets restaurants
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.