Assistant de Monsieur Le Maire et du Directeur de Cabinet
Offre n° O071241224000312
Publiée le 24/12/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
La ville de chalon sur saone
(saône-et-loire)
ville d'art et d'histoire
46000 habitants
centre universitaire
second pôle économique de bourgogne
ville centre d'une agglomération de 100 000 habitants
offre un cadre de vie chaleureux dans un environnement naturel préservé
idéalement situé sur l'axe paris/méditerranée
(saône-et-loire)
ville d'art et d'histoire
46000 habitants
centre universitaire
second pôle économique de bourgogne
ville centre d'une agglomération de 100 000 habitants
offre un cadre de vie chaleureux dans un environnement naturel préservé
idéalement situé sur l'axe paris/méditerranée
Lieu de travail
CS 70092, Chalon-sur-Saône (Saône-et-Loire)
Poste à pourvoir le
22/02/2025
Date limite de candidature
22/01/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Placé sous l'autorité de Monsieur le Maire et du Directeur de Cabinet, vous leur apportez une aide permanente en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de suivi des dossiers, dans le respect de la règlementation et de la confidentialité.
Missions / conditions d'exercice
Dans le cadre de vos missions :
Vous êtes en charge de l'accueil téléphonique et physique du Cabinet:
- Renseigner les interlocuteurs sur place ou par téléphone et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent ;
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur ;
- Recevoir, filtrer, transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques.
Vous gérez les agendas du Maire et du Directeur de Cabinet :
- Organiser les agendas et prendre des rendez-vous en fonction des priorités ;
- Rappeler les informations importantes et transmettre les messages ;
- Organiser les déplacements et gérer les transports ;
- Organiser les déjeuners de travail ;
- Préparer et diffuser les ordres du jour et les dossiers pour les réunions.
Vous assurez le secrétariat administratif du Cabinet :
- Établir les dossiers pour chaque rendez-vous ;
- Prendre des notes et mettre en forme des courriers ;
- Réaliser la saisie de documents ;
- Enregistrer le courrier sur le logiciel dédié, assurer son suivi et veiller à sa bonne transmission dans les services
Lieu d'affection : Hôtel de ville. Horaires de bureau et adaptabilité en fonction des besoins.
Vous êtes en charge de l'accueil téléphonique et physique du Cabinet:
- Renseigner les interlocuteurs sur place ou par téléphone et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent ;
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur ;
- Recevoir, filtrer, transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques.
Vous gérez les agendas du Maire et du Directeur de Cabinet :
- Organiser les agendas et prendre des rendez-vous en fonction des priorités ;
- Rappeler les informations importantes et transmettre les messages ;
- Organiser les déplacements et gérer les transports ;
- Organiser les déjeuners de travail ;
- Préparer et diffuser les ordres du jour et les dossiers pour les réunions.
Vous assurez le secrétariat administratif du Cabinet :
- Établir les dossiers pour chaque rendez-vous ;
- Prendre des notes et mettre en forme des courriers ;
- Réaliser la saisie de documents ;
- Enregistrer le courrier sur le logiciel dédié, assurer son suivi et veiller à sa bonne transmission dans les services
Lieu d'affection : Hôtel de ville. Horaires de bureau et adaptabilité en fonction des besoins.
Profils recherchés
- Vous possédez des qualités relationnelles et une capacité d'adaptation,
- Vous savez écouter et faire preuve de discrétion,
- Vous êtes doté d'un sens certain de l'organisation et de la gestion des priorités,
- Vous possédez des qualités rédactionnelles et maîtrisez les techniques de secrétariat (prise de notes, écriture rapide...),
- Vous connaissez les circuits et procédures administratives,
- Vous maîtrisez parfaitement les logiciels de bureautique (Word, Excel, Powerpoint, Kolok..).
- Vous savez écouter et faire preuve de discrétion,
- Vous êtes doté d'un sens certain de l'organisation et de la gestion des priorités,
- Vous possédez des qualités rédactionnelles et maîtrisez les techniques de secrétariat (prise de notes, écriture rapide...),
- Vous connaissez les circuits et procédures administratives,
- Vous maîtrisez parfaitement les logiciels de bureautique (Word, Excel, Powerpoint, Kolok..).
Contact et modalités de candidature
Contact
0385905050
Informations complémentaires
Les personnes intéressées devront faire parvenir leur candidature (lettre de motivation et CV) par mail à l'adresse jessica.girod@chalonsursaone.fr ou par courrier : Direction des Ressources Humaines, Hôtel de Ville CS 70092, 71321 CHALON SUR SAONE CEDEX, et ce, avant le 22 janvier2025.
Dans le cadre de l'organisation des activités et du service, chaque agent se doit d'informer son responsable. La convocation en jury de recrutement sera envoyée à l'agent ainsi qu'à sa hiérarchie pour information.
Dans le cadre de l'organisation des activités et du service, chaque agent se doit d'informer son responsable. La convocation en jury de recrutement sera envoyée à l'agent ainsi qu'à sa hiérarchie pour information.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.