Assistant(e) administatif(ve) de la Direction Générale et secrétariat général
Offre n° O071240926001540
Publiée le 26/09/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
1 Place Saint-jean, Louhans (Saône-et-Loire)
Poste à pourvoir le
01/12/2024
Date limite de candidature
26/10/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Placé(e) sous l’autorité directe de la Directrice Générale des Services, vous avez pour mission d’assurer le secrétariat de la Direction générale, l’organisation et le fonctionnement des assemblées délibérantes, la gestion et le suivi du courrier entrant et sortant de la collectivité.
Missions / conditions d'exercice
Assurer le secrétariat de la Direction générale :
- Prendre en charge les activités administratives du secrétariat telles que le traitement et la rédaction du courrier, la gestion des agendas, l’organisation et la planification des réunions, la rédaction de compte rendus…
- Rédiger des courriers / courriels en réponse aux sollicitations, en lien avec le Président et/ou la Direction générale
- Assurer le suivi des invitations et représentations
- Collecter des informations auprès des services et synthétiser les éléments dans des notes à destination de la Direction générale
Gestion et suivi des instances :
- Préparer et suivre les instances communautaires (conseils et bureaux communautaires, conférence des Maires, groupes de travail…)
- Collecter auprès des services les points à inscrire à l’ordre du jour des instances communautaires sous le contrôle de la Direction générale
- Recueillir, relire et mettre en forme des notes préparatoires et des projets de délibérations
- Préparer et transmettre les convocations et les dossiers destinés aux élu(e)s et à l’administration
- Assurer le caractère exécutoire des actes (transmission au contrôle de légalité, publication, affichage, diffusion)
- Veiller à la régularité des actes administratifs : gestion, mise à jour et archivage des registres des actes (délibération, décisions et arrêtés)
- Mettre en œuvre les décisions en lien avec la Direction générale et directeurs concernés
Gestion du courrier, planning et réservations des salles de réunion :
- Gérer et suivre le courrier entrant et sortant de la collectivité
- Assurer la diffusion du courrier arrivé et le suivi des projets de réponse apportés par les services concernés Assurer l’organisation et le suivi des parapheurs entrants/sortants, des courriers soumis à signature et circulation de l’information
- Gérer les crédits d’affranchissement
- Gérer les plannings et réservations des salles de réunions
- Assurer l’accueil physique et téléphonique du secrétariat général
- Prendre en charge les activités administratives du secrétariat telles que le traitement et la rédaction du courrier, la gestion des agendas, l’organisation et la planification des réunions, la rédaction de compte rendus…
- Rédiger des courriers / courriels en réponse aux sollicitations, en lien avec le Président et/ou la Direction générale
- Assurer le suivi des invitations et représentations
- Collecter des informations auprès des services et synthétiser les éléments dans des notes à destination de la Direction générale
Gestion et suivi des instances :
- Préparer et suivre les instances communautaires (conseils et bureaux communautaires, conférence des Maires, groupes de travail…)
- Collecter auprès des services les points à inscrire à l’ordre du jour des instances communautaires sous le contrôle de la Direction générale
- Recueillir, relire et mettre en forme des notes préparatoires et des projets de délibérations
- Préparer et transmettre les convocations et les dossiers destinés aux élu(e)s et à l’administration
- Assurer le caractère exécutoire des actes (transmission au contrôle de légalité, publication, affichage, diffusion)
- Veiller à la régularité des actes administratifs : gestion, mise à jour et archivage des registres des actes (délibération, décisions et arrêtés)
- Mettre en œuvre les décisions en lien avec la Direction générale et directeurs concernés
Gestion du courrier, planning et réservations des salles de réunion :
- Gérer et suivre le courrier entrant et sortant de la collectivité
- Assurer la diffusion du courrier arrivé et le suivi des projets de réponse apportés par les services concernés Assurer l’organisation et le suivi des parapheurs entrants/sortants, des courriers soumis à signature et circulation de l’information
- Gérer les crédits d’affranchissement
- Gérer les plannings et réservations des salles de réunions
- Assurer l’accueil physique et téléphonique du secrétariat général
Profils recherchés
- Titulaire Licence pro MAT / BTS Assistant manager
- Expérience professionnelle au sein d’un secrétariat de direction
- Connaissances du fonctionnement des collectivités territoriales
- Capacité à organiser son travail, à gérer les priorités et les imprévus
- Capacités d’analyse et de synthèse
- Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel...)
- Capacité à respecter les consignes tout en faisant preuve d’initiative
- Sens de la confidentialité, discrétion et devoir de réserve
- Capacités relationnelles, sens de l’écoute, disponibilité et sens du service public
- Expérience professionnelle au sein d’un secrétariat de direction
- Connaissances du fonctionnement des collectivités territoriales
- Capacité à organiser son travail, à gérer les priorités et les imprévus
- Capacités d’analyse et de synthèse
- Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel...)
- Capacité à respecter les consignes tout en faisant preuve d’initiative
- Sens de la confidentialité, discrétion et devoir de réserve
- Capacités relationnelles, sens de l’écoute, disponibilité et sens du service public
Contact et modalités de candidature
Contact
0385601095
Informations complémentaires
Les lettres de motivation et CV sont à adresser à Monsieur le Président de la Communauté de Communes Bresse Louhannaise Intercom’ – service des Ressources Humaines – 2 promenade des cordeliers 71500 Louhans ou par mail rh@blintercom.fr avant le 26 octobre 2024
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.