ASSISTANTE DE DIRECTION EN CHARGE DE LA COMMUNICATION , DES EXAMENS, DU SECRETARIAT DU SECTEUR CENTRE ET DE LA COORDINATION DES DIFFERENTS SECRETARIATS
Offre n° O070260330000638
Publiée le 30/03/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
23, rue Lafayette, Vesoul (Haute-Saône (70))
Poste à pourvoir le
01/05/2026
Date limite de candidature
29/04/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une promotion interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Communication >
Stratégies de communication
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Pour toutes les activités décrites ci-après, l'assistante administrative polyvalente rend compte à son supérieur hiérarchique direct de l’état d’avancement des missions qui lui incombent selon la fréquence qui a été définie.
L’agent assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service dans les domaines du secrétariat, de l’accueil, de la communication, de l’information, du classement et du suivi de dossier conformément aux activités et missions décrites dans la présente fiche de poste, aux procédures internes en vigueur et sur la base des consignes transmises.
Il recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la collectivité. Il suit les dossiers administratifs et gère les dossiers.
Et toute autre activité nécessaire au bon fonctionnement du service.
L’agent assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service dans les domaines du secrétariat, de l’accueil, de la communication, de l’information, du classement et du suivi de dossier conformément aux activités et missions décrites dans la présente fiche de poste, aux procédures internes en vigueur et sur la base des consignes transmises.
Il recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la collectivité. Il suit les dossiers administratifs et gère les dossiers.
Et toute autre activité nécessaire au bon fonctionnement du service.
Missions / conditions d'exercice
Mission 1 Assurer l’accueil téléphonique, physique et électronique du public
Activités • Représenter et valoriser l’image et les missions de la collectivité
• Accueillir et informer les publics
• Gérer les mails entrants : consultation régulière et quotidienne et assurer une réactivité des réponses
• Réceptionner, enregistrer, filtrer et adresser sans délai tout type de messages au bon interlocuteur en interne
• Informer le public sur les missions et le fonctionnement de la collectivité
• Renseigner et orienter le public vers les enseignants ou le directeur de Pôle
• Utiliser les moyens informatiques, bureautiques et matériels mis à disposition
• Actualiser en permanence l’affichage et les informations mises à la disposition du public
Mission 2 Assurer le secrétariat
Activités • Respecter les délais imposés et veiller à la réactivité et à la qualité des services rendus dans le cadre de son activité
• Prendre des notes, mettre en forme tous types de courriers, rédiger tous type de documents, comptes rendus
• Constituer et mettre à jour tous dossiers
• Utiliser les moyens informatiques, bureautiques et matériels mis à sa disposition et contribuer à son évolution
• Vérifier la validité des informations traitées
• Orienter les choix des publics
• Compléter des tableaux de bord liés à l’activité des services
• Participer à l’élaboration et la mise en œuvre de procédures
• Proposer des améliorations aux pratiques et faire remonter, le cas échéant, les freins – facteurs bloquants – difficultés
• Élaborer et suivre l’exécution d’un dispositif de rangement des documents papiers et informatique
• Classer et archiver les différents documents
Mission 3 Assurer la gestion des élèves et des activités de son secteur
Activités • Suivre la scolarité des élèves (inscriptions, présences, cursus, pratiques collectives…)
• Informer les familles en cas d’annulation ou de remplacement de cours
• Transmettre les informations concernant les examens (calendrier, convocations, résultats…)
• Mettre à jour l’emploi du temps et les activités des enseignants
• S’assurer du remplissage des bulletins semestriels aux enseignants + envois aux familles.
• Gérer le calendrier des réunions locales (convocation et compte-rendu…).
• Gérer les locaux (planning d’occupation, accès, fonctionnalité, équipements…).
• Gérer et suivre le parc instrumental local, de la documentation et du matériel.
• Gérer les dépenses administratives et d’investissement du secteur.
Établir les factures des familles
Mission 4 Participer à la réalisation matérielle et logistique des auditions
Activités • Suivre l’organisation logistique des animations (calendrier, réservation des salles, matériel…)
• Réaliser les affiches, les tracts et les invitations selon le protocole défini
• Mettre en forme le programme
• Participer aux événements (assurer une présence, remise de documents, émargement…)
• Communiquer et informer les familles, la presse locale et les partenaires sur les événements organisés
Mission 5 Organiser et suivre les évaluations pour l'ensemble des élèves de l'école départementale
Activités • Réaliser les listes d’élèves passant les examens et transmission (directeurs de Pôles, enseignants)
• Planifier les examens, convoquer les jurys et les élèves, réserver les salles et éventuellement les pianos
• Transmettre des épreuves validées aux professeurs et accompagnateurs, puis aux jurys
• Réaliser et communiquer les procès-verbaux
• Réaliser les diplômes de fin de cycle de son secteur et diffuser le modèle aux autres secteurs
Mission 6 Assurer le fonctionnement du logiciel imuse
• S’assurer de la bonne utilisation du logiciel Imuse sur l’ensemble du département (paramétrage des années scolaires…)
• Mettre en œuvre le remplissage des évaluations semestriels
• Assurer la formation des agents (adm.et enseignants) à l’utilisation du logiciel Imuse
• Réalisation de l’archivage annuel et de la balance du logiciel Imuse
Mission 7 Assurer la création et le suivi des outils de communication
Activités • Recueillir, vérifier, sélectionner et hiérarchiser les informations relatives à la vie de la collectivité afin de les diffuser en interne et en externe
• Réaliser ou/et collecter des documents textes (articles, reportages…)
• Réaliser ou/et collecter des documents audiovisuels
• Elaborer des supports de communication internes et externes (affiches, tracts, programmes, invitations …)
• Réaliser la Newsletter
• Envoyer des communiqués, mailings, Newsletter…
• Administrer le site internet, le site intranet, les réseaux sociaux
• Suivre les travaux d’impression
• Suivre les stocks des documents des différents secteurs
• Développer des relations avec la presse et réaliser la revue de presse
• Gérer la photothèque
• Coordonner l’élaboration du bilan d’activités et des activités prévisionnelles
• Superviser les procédures de communication des secrétariats de secteur
• Etre force de proposition auprès de la direction
Activités • Représenter et valoriser l’image et les missions de la collectivité
• Accueillir et informer les publics
• Gérer les mails entrants : consultation régulière et quotidienne et assurer une réactivité des réponses
• Réceptionner, enregistrer, filtrer et adresser sans délai tout type de messages au bon interlocuteur en interne
• Informer le public sur les missions et le fonctionnement de la collectivité
• Renseigner et orienter le public vers les enseignants ou le directeur de Pôle
• Utiliser les moyens informatiques, bureautiques et matériels mis à disposition
• Actualiser en permanence l’affichage et les informations mises à la disposition du public
Mission 2 Assurer le secrétariat
Activités • Respecter les délais imposés et veiller à la réactivité et à la qualité des services rendus dans le cadre de son activité
• Prendre des notes, mettre en forme tous types de courriers, rédiger tous type de documents, comptes rendus
• Constituer et mettre à jour tous dossiers
• Utiliser les moyens informatiques, bureautiques et matériels mis à sa disposition et contribuer à son évolution
• Vérifier la validité des informations traitées
• Orienter les choix des publics
• Compléter des tableaux de bord liés à l’activité des services
• Participer à l’élaboration et la mise en œuvre de procédures
• Proposer des améliorations aux pratiques et faire remonter, le cas échéant, les freins – facteurs bloquants – difficultés
• Élaborer et suivre l’exécution d’un dispositif de rangement des documents papiers et informatique
• Classer et archiver les différents documents
Mission 3 Assurer la gestion des élèves et des activités de son secteur
Activités • Suivre la scolarité des élèves (inscriptions, présences, cursus, pratiques collectives…)
• Informer les familles en cas d’annulation ou de remplacement de cours
• Transmettre les informations concernant les examens (calendrier, convocations, résultats…)
• Mettre à jour l’emploi du temps et les activités des enseignants
• S’assurer du remplissage des bulletins semestriels aux enseignants + envois aux familles.
• Gérer le calendrier des réunions locales (convocation et compte-rendu…).
• Gérer les locaux (planning d’occupation, accès, fonctionnalité, équipements…).
• Gérer et suivre le parc instrumental local, de la documentation et du matériel.
• Gérer les dépenses administratives et d’investissement du secteur.
Établir les factures des familles
Mission 4 Participer à la réalisation matérielle et logistique des auditions
Activités • Suivre l’organisation logistique des animations (calendrier, réservation des salles, matériel…)
• Réaliser les affiches, les tracts et les invitations selon le protocole défini
• Mettre en forme le programme
• Participer aux événements (assurer une présence, remise de documents, émargement…)
• Communiquer et informer les familles, la presse locale et les partenaires sur les événements organisés
Mission 5 Organiser et suivre les évaluations pour l'ensemble des élèves de l'école départementale
Activités • Réaliser les listes d’élèves passant les examens et transmission (directeurs de Pôles, enseignants)
• Planifier les examens, convoquer les jurys et les élèves, réserver les salles et éventuellement les pianos
• Transmettre des épreuves validées aux professeurs et accompagnateurs, puis aux jurys
• Réaliser et communiquer les procès-verbaux
• Réaliser les diplômes de fin de cycle de son secteur et diffuser le modèle aux autres secteurs
Mission 6 Assurer le fonctionnement du logiciel imuse
• S’assurer de la bonne utilisation du logiciel Imuse sur l’ensemble du département (paramétrage des années scolaires…)
• Mettre en œuvre le remplissage des évaluations semestriels
• Assurer la formation des agents (adm.et enseignants) à l’utilisation du logiciel Imuse
• Réalisation de l’archivage annuel et de la balance du logiciel Imuse
Mission 7 Assurer la création et le suivi des outils de communication
Activités • Recueillir, vérifier, sélectionner et hiérarchiser les informations relatives à la vie de la collectivité afin de les diffuser en interne et en externe
• Réaliser ou/et collecter des documents textes (articles, reportages…)
• Réaliser ou/et collecter des documents audiovisuels
• Elaborer des supports de communication internes et externes (affiches, tracts, programmes, invitations …)
• Réaliser la Newsletter
• Envoyer des communiqués, mailings, Newsletter…
• Administrer le site internet, le site intranet, les réseaux sociaux
• Suivre les travaux d’impression
• Suivre les stocks des documents des différents secteurs
• Développer des relations avec la presse et réaliser la revue de presse
• Gérer la photothèque
• Coordonner l’élaboration du bilan d’activités et des activités prévisionnelles
• Superviser les procédures de communication des secrétariats de secteur
• Etre force de proposition auprès de la direction
Profils recherchés
• Garant de l'image du service public, l'agent doit avoir une attitude, un comportement et une tenue vestimentaire irréprochables
• Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve
• Travail en équipe pluridisciplinaire
• Travail sur ordinateur quotidien
• Contact quotidien avec le public, agressivité du public
• Contacts physique et téléphonique quotidiens
• Respect de délais impératifs
• Gestion simultanée de différents dossiers
• Grande disponibilité vis-à-vis des services et du public
• Horaires fixes imposés, liés à l'accueil du public
• Contraintes horaires en fonction de l'affectation au sein des services
• Déplacements occasionnels au titre des formations, des réunions, des auditions…
• Ordinateur portable avec applications bureautiques (Pack office, Word, Excel, Powerpoint, Adobe Suite CS6)
• Logiciel IMUSE (gestion des élèves) et canva indispensable
• Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve
• Travail en équipe pluridisciplinaire
• Travail sur ordinateur quotidien
• Contact quotidien avec le public, agressivité du public
• Contacts physique et téléphonique quotidiens
• Respect de délais impératifs
• Gestion simultanée de différents dossiers
• Grande disponibilité vis-à-vis des services et du public
• Horaires fixes imposés, liés à l'accueil du public
• Contraintes horaires en fonction de l'affectation au sein des services
• Déplacements occasionnels au titre des formations, des réunions, des auditions…
• Ordinateur portable avec applications bureautiques (Pack office, Word, Excel, Powerpoint, Adobe Suite CS6)
• Logiciel IMUSE (gestion des élèves) et canva indispensable
Contact et modalités de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.