ASSISTANT DE DIRECTION
Offre n° O070250401000426
Publiée le 01/04/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
la Communauté de Communes du Pays de Luxeuil est située aux portes du parc naturel régional des Ballons des Vosges et est composée de 15 communes.
Le territoire représente un bassin d'emploi d'environ 15000 habitants et s'étend autour de Luxeuil-Les-Bains.
C'est la quatrième ville la plus peuplée du département après Vesoul, Héricourt et Lure. Réputée pour ses spécialités culinaires, sa dentelle et principalement ses thermes, elle fait partie des villes portes adhérentes du parc naturel régional des Ballons des Vosges. La présence de l'établissement thermal, détenu par La Chaîne Thermale du Soleil a notamment permis le développement de l'hôtellerie, de la restauration, du commerce et des activités récréatives comme le Casino.
Le Pays de Luxeuil est également connu grâce à la base aérienne 116 à Saint Sauveur qui constitue le second employeur en termes d'effectifs du département.
Le territoire est composé de 15 communes et comptabilise 15 600 habitants. Il a en charge de nombreuses compétences et gère un grand nombre de services à la population.
Le territoire représente un bassin d'emploi d'environ 15000 habitants et s'étend autour de Luxeuil-Les-Bains.
C'est la quatrième ville la plus peuplée du département après Vesoul, Héricourt et Lure. Réputée pour ses spécialités culinaires, sa dentelle et principalement ses thermes, elle fait partie des villes portes adhérentes du parc naturel régional des Ballons des Vosges. La présence de l'établissement thermal, détenu par La Chaîne Thermale du Soleil a notamment permis le développement de l'hôtellerie, de la restauration, du commerce et des activités récréatives comme le Casino.
Le Pays de Luxeuil est également connu grâce à la base aérienne 116 à Saint Sauveur qui constitue le second employeur en termes d'effectifs du département.
Le territoire est composé de 15 communes et comptabilise 15 600 habitants. Il a en charge de nombreuses compétences et gère un grand nombre de services à la population.
Lieu de travail
22, Rue Jules Jeanneney, Luxeuil-les-Bains (Haute-Saône)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Remplacement temporaire d'un agent sur emploi permanent
Durée de la mission
45 jours
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-13 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Pour le compte de la Communauté de Communes du Pays de Luxeuil, au sein du Pôle direction, en qualité d’assistant(e) de direction, en remplacement, vous apporterez une aide permanente au chef de l'exécutif, au Directeur Général des Services en termes d'organisation personnelle, de gestion, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers. En qualité d’assistante administrative, vous pourrez être amenée à recueillir et traiter des informations nécessaires au fonctionnement administratif de certains services annexes pour lesquels la direction jugera bon de vous faire collaborer (développement économique et territorial, …).
Missions / conditions d'exercice
Missions principales
ORGANISATION DE LA VIE PROFESSIONNELLE DU CADRE ET/OU DE L’ÉLU (chef de l’exécutif) :
• Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités
• Organisation et planification des réunions
• Organiser les déplacements.
• Établir une relation de confiance
• Accueil téléphonique et physique du secrétariat
RÉALISATION BUREAUTIQUE ET SUIVIS
• Rédaction de courriers, prise de notes et mise en forme de tous types de documents
• Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
• Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
• Suivi des projets et activités de la direction
• Suivre l'exécution budgétaire du service
• Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
• Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre
• Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
• Organiser la logistique des réunions et des missions
• Assister à des réunions et en rédiger les compte-rendu
•Assister le responsable dans l'organisation du travail du service en termes de gestion, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers et d’archivage
Mission secondaire
• Remplacement de la personne en charge de l’accueil
ORGANISATION DE LA VIE PROFESSIONNELLE DU CADRE ET/OU DE L’ÉLU (chef de l’exécutif) :
• Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités
• Organisation et planification des réunions
• Organiser les déplacements.
• Établir une relation de confiance
• Accueil téléphonique et physique du secrétariat
RÉALISATION BUREAUTIQUE ET SUIVIS
• Rédaction de courriers, prise de notes et mise en forme de tous types de documents
• Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
• Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
• Suivi des projets et activités de la direction
• Suivre l'exécution budgétaire du service
• Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
• Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre
• Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
• Organiser la logistique des réunions et des missions
• Assister à des réunions et en rédiger les compte-rendu
•Assister le responsable dans l'organisation du travail du service en termes de gestion, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers et d’archivage
Mission secondaire
• Remplacement de la personne en charge de l’accueil
Profils recherchés
COMPÉTENCES TECHNIQUES :
• Procédures et vocabulaire du service
• Maîtriser le fonctionnement, l’organisation et l’environnement d’une collectivité
• Gestion de son temps et des priorités
• Technique de secrétariat
• Supports de communication (internet, messagerie…)
• Outils numériques et logiciels dédiés
• Règles de l'expression écrite, d’analyse et de synthèse
• Maîtrise des techniques de communication orale et téléphonique
SAVOIR-ÊTRE
• Rigoureux, organisé
• Force de proposition
• Savoir communiquer (souriant, calme, maîtrise de soi…)
• qualités relationnelles, sens du contact et de l’écoute
• Savoir rendre compte
• Etre autonome, réactif et disponible
• Savoir travailler en équipe
• Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve.
• Sens du service public
• Capacité à accueillir du public avec amabilité
• Procédures et vocabulaire du service
• Maîtriser le fonctionnement, l’organisation et l’environnement d’une collectivité
• Gestion de son temps et des priorités
• Technique de secrétariat
• Supports de communication (internet, messagerie…)
• Outils numériques et logiciels dédiés
• Règles de l'expression écrite, d’analyse et de synthèse
• Maîtrise des techniques de communication orale et téléphonique
SAVOIR-ÊTRE
• Rigoureux, organisé
• Force de proposition
• Savoir communiquer (souriant, calme, maîtrise de soi…)
• qualités relationnelles, sens du contact et de l’écoute
• Savoir rendre compte
• Etre autonome, réactif et disponible
• Savoir travailler en équipe
• Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve.
• Sens du service public
• Capacité à accueillir du public avec amabilité
Contact et modalités de candidature
Contact
0384406301
Informations complémentaires
CONTRAINTES ET CONDITIONS DU POSTE :
- Travail de bureau principalement avec déplacements ponctuels (réunions, …)
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Horaires variables et pics d'activité en fonction des obligations du service et de la demande de la personne à assister
- Très grande disponibilité vis-à-vis du cadre et/ou de l'élu auprès desquels vous travaillerez
CANDIDATURE :
Envoyez une lettre de motivation (obligatoire) et un CV à l'attention de Monsieur le Président :
- par emploi territorial / par courriel : recrutement@paysdeluxeuil.fr
- Pour plus de renseignements :
- D’ordre technique : Monsieur Alain LETAILLEUR, Directeur Général des Services au 03 84 40 64 03
- D’ordre statutaire : Madame Sophie REINHARDT, Chargée recrutement au 03 84 40 63 01
- Travail de bureau principalement avec déplacements ponctuels (réunions, …)
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Horaires variables et pics d'activité en fonction des obligations du service et de la demande de la personne à assister
- Très grande disponibilité vis-à-vis du cadre et/ou de l'élu auprès desquels vous travaillerez
CANDIDATURE :
Envoyez une lettre de motivation (obligatoire) et un CV à l'attention de Monsieur le Président :
- par emploi territorial / par courriel : recrutement@paysdeluxeuil.fr
- Pour plus de renseignements :
- D’ordre technique : Monsieur Alain LETAILLEUR, Directeur Général des Services au 03 84 40 64 03
- D’ordre statutaire : Madame Sophie REINHARDT, Chargée recrutement au 03 84 40 63 01
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.