Chargé d'accueil et assistant RH
Offre n° O070250116001094
Publiée le 16/01/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Hôtel du département - 23, rue de la Préfecture, Vesoul (Haute-Saône)
Poste à pourvoir le
01/02/2025
Date limite de candidature
31/01/2025
Type d'emploi
Emploi temporaire
Durée de la mission
12 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Emploi contractuel de cat. C
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-23 disposition 1 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Grille de rémunération en référence au grade d'adjoint administratif - régime indemnitaire en fonction du profil
Descriptif de l'emploi
Syndicat mixte ouvert créé le 1er janvier 2014, Haute-Saône Numérique accompagne les Communautés de communes du département, leurs communes membres et leurs usagers, dans la transition numérique. Il est à ce titre chargé de deux missions principales : d’une part, le déploiement des infrastructures numériques et du très haut débit et, d’autre part, le développement des usages et services numériques dans les collectivités.
L’évolution récente du périmètre du Syndicat, avec notamment l’intégration de près de 20 conseillers numériques, mais également les nouvelles perspectives en termes d’offre de service ont conduit Haute-Saône numérique à engager une réorganisation interne de son service administratif. Et parmi les différentes mesures figure la structuration du nouveau pôle « Administration générale et Ressources ».
Nous vous proposons de venir compléter notre équipe, composée actuellement de 27 personnes, et d’intégrer ce pôle « Administration générale et Ressources » en tant que chargé d’accueil et assistant des Ressources Humaines (H/F). Le poste est ouvert, dans un 1er temps, sur un emploi non permanent sous contrat d’une durée d’1 an. Pour autant, le poste ayant vocation à être pérennisé, le Syndicat se réserve la possibilité d’étudier toute opportunité et d’envisager d’autres voies de recrutement, dans le respect des procédures juridiques de recrutement.
Sous l’autorité directe du responsable du pôle, votre rôle sera double :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique, des usagers majoritairement, et apporter une réponse adaptée aux demandes. Vous serez garant(e) d'un accueil de qualité, d'écoute attentive et répondrez à leurs attentes dans la limite de vos prérogatives et selon les procédures internes d’instruction des demandes.
- Assister le responsable dans la fonction ressources humaines. Le pôle étant en phase de structuration, les missions qui vous seront dévolues dans ce cadre sont à définir et vous aurez l’opportunité d’être force de proposition en la matière.
L’évolution récente du périmètre du Syndicat, avec notamment l’intégration de près de 20 conseillers numériques, mais également les nouvelles perspectives en termes d’offre de service ont conduit Haute-Saône numérique à engager une réorganisation interne de son service administratif. Et parmi les différentes mesures figure la structuration du nouveau pôle « Administration générale et Ressources ».
Nous vous proposons de venir compléter notre équipe, composée actuellement de 27 personnes, et d’intégrer ce pôle « Administration générale et Ressources » en tant que chargé d’accueil et assistant des Ressources Humaines (H/F). Le poste est ouvert, dans un 1er temps, sur un emploi non permanent sous contrat d’une durée d’1 an. Pour autant, le poste ayant vocation à être pérennisé, le Syndicat se réserve la possibilité d’étudier toute opportunité et d’envisager d’autres voies de recrutement, dans le respect des procédures juridiques de recrutement.
Sous l’autorité directe du responsable du pôle, votre rôle sera double :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique, des usagers majoritairement, et apporter une réponse adaptée aux demandes. Vous serez garant(e) d'un accueil de qualité, d'écoute attentive et répondrez à leurs attentes dans la limite de vos prérogatives et selon les procédures internes d’instruction des demandes.
- Assister le responsable dans la fonction ressources humaines. Le pôle étant en phase de structuration, les missions qui vous seront dévolues dans ce cadre sont à définir et vous aurez l’opportunité d’être force de proposition en la matière.
Missions / conditions d'exercice
Fonction « accueil du public » :
- Être garant de l’image et de la notoriété du Syndicat
- Assurer l’accueil physique, téléphonique (80% de l’accueil) et via les outils de communication numérique (courriels, réseaux sociaux...) : identifier et qualifier la demande, délivrer les renseignements de 1er niveau, orienter soit vers les personnes en charge des dossiers, soit vers la structure compétente, suivi fonctionnel de la prise en charge de l’appel (poste occupé, interlocuteur absent, …)
- Contribuer à l’instruction des réclamations / insatisfactions : les enregistrer et accuser réception, qualifier les réclamations auprès des parties intéressées (délégataire, opérateurs, partenaires), alerter et remonter les anomalies majeures au responsable de pôle
- Participer à l'évolution des procédures pour améliorer le processus de gestion de l’accueil
- Participer à l'analyse des indicateurs accueil
- Veiller à la bonne exécution, à l'optimisation et à la qualité de service en matière d'accueil et de renseignements du public
Fonction « assistance RH » :
- Assister le responsable de pôle dans l’exercice de cette mission, pour l’ensemble des composantes RH : statut, recrutement, mobilité, santé au travail, prévention, formation, temps de travail, action sociale…
- Assurer le secrétariat général du pôle : courriers, écrits professionnels, mise à jour de tableaux de bord de suivi en lien avec l’activité…
- Contribuer aux études particulières à la demande, dans le domaine des ressources humaines
- Procéder au classement et à l’archivage
- Être garant de l’image et de la notoriété du Syndicat
- Assurer l’accueil physique, téléphonique (80% de l’accueil) et via les outils de communication numérique (courriels, réseaux sociaux...) : identifier et qualifier la demande, délivrer les renseignements de 1er niveau, orienter soit vers les personnes en charge des dossiers, soit vers la structure compétente, suivi fonctionnel de la prise en charge de l’appel (poste occupé, interlocuteur absent, …)
- Contribuer à l’instruction des réclamations / insatisfactions : les enregistrer et accuser réception, qualifier les réclamations auprès des parties intéressées (délégataire, opérateurs, partenaires), alerter et remonter les anomalies majeures au responsable de pôle
- Participer à l'évolution des procédures pour améliorer le processus de gestion de l’accueil
- Participer à l'analyse des indicateurs accueil
- Veiller à la bonne exécution, à l'optimisation et à la qualité de service en matière d'accueil et de renseignements du public
Fonction « assistance RH » :
- Assister le responsable de pôle dans l’exercice de cette mission, pour l’ensemble des composantes RH : statut, recrutement, mobilité, santé au travail, prévention, formation, temps de travail, action sociale…
- Assurer le secrétariat général du pôle : courriers, écrits professionnels, mise à jour de tableaux de bord de suivi en lien avec l’activité…
- Contribuer aux études particulières à la demande, dans le domaine des ressources humaines
- Procéder au classement et à l’archivage
Profils recherchés
Qualification :
- Avec un niveau Bac minimum, disposer d’une formation initiale dans le domaine dans l’assistant de direction ou l’assistanat administratif
- Justifier d’au moins 1 année d’expérience en accueil et en gestion administrative
- Avoir occupé des fonctions dans le domaine des ressources humaines au sein de la fonction publique sera vivement apprécié et valorisé
Compétences techniques
- Bonne connaissance des techniques d’accueil et de l’utilisation d’un standard
- Avoir une approche pratique des techniques de base de gestion des tensions et des conflits
- Très bonne maîtrise de l'expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire professionnel)
- Pratique confirmée des écrits professionnels (courriers, notes, rapports, communications écrites…) et des techniques de secrétariat (publipostages, mailings, fichiers de données, classement, archivage…)
- Très bonne utilisation des outils informatiques, bureautiques et collaboratif (pack office, messagerie, internet, drive…)
Une connaissance du statut de la fonction publique territoriale et des procédures administratives constituera un véritable atout. De même, la connaissance de l'environnement institutionnel et local sera fortement appréciée.
Compétences comportementales
Vous savez faire preuve de la discrétion et de la confidentialité indispensables à l'exercice de la fonction.
Ayant un fort attrait pour la polyvalence des activités, vous avez une forte capacité d’autonomie et vous savez vous organiser, prioriser, anticiper et vous adapter aux situations. Vous avez une bonne capacité à l’assimilation et à la mémorisation d’informations. Vous avez le sens de la hiérarchie et savez respecter vos limites professionnelles et rendre-compte.
De nature calme et posée face aux situations de stress, vous savez travailler dans l’urgence. Votre sens de l’écoute et vos qualités relationnelles vous permettent de vous adapter aux différentes situations rencontrées.
Vous aimez travailler en équipe et pour un collectif, et vous savez vous rendre disponible pour répondre au besoin du service. Vous avez le sens du service public.
- Avec un niveau Bac minimum, disposer d’une formation initiale dans le domaine dans l’assistant de direction ou l’assistanat administratif
- Justifier d’au moins 1 année d’expérience en accueil et en gestion administrative
- Avoir occupé des fonctions dans le domaine des ressources humaines au sein de la fonction publique sera vivement apprécié et valorisé
Compétences techniques
- Bonne connaissance des techniques d’accueil et de l’utilisation d’un standard
- Avoir une approche pratique des techniques de base de gestion des tensions et des conflits
- Très bonne maîtrise de l'expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire professionnel)
- Pratique confirmée des écrits professionnels (courriers, notes, rapports, communications écrites…) et des techniques de secrétariat (publipostages, mailings, fichiers de données, classement, archivage…)
- Très bonne utilisation des outils informatiques, bureautiques et collaboratif (pack office, messagerie, internet, drive…)
Une connaissance du statut de la fonction publique territoriale et des procédures administratives constituera un véritable atout. De même, la connaissance de l'environnement institutionnel et local sera fortement appréciée.
Compétences comportementales
Vous savez faire preuve de la discrétion et de la confidentialité indispensables à l'exercice de la fonction.
Ayant un fort attrait pour la polyvalence des activités, vous avez une forte capacité d’autonomie et vous savez vous organiser, prioriser, anticiper et vous adapter aux situations. Vous avez une bonne capacité à l’assimilation et à la mémorisation d’informations. Vous avez le sens de la hiérarchie et savez respecter vos limites professionnelles et rendre-compte.
De nature calme et posée face aux situations de stress, vous savez travailler dans l’urgence. Votre sens de l’écoute et vos qualités relationnelles vous permettent de vous adapter aux différentes situations rencontrées.
Vous aimez travailler en équipe et pour un collectif, et vous savez vous rendre disponible pour répondre au besoin du service. Vous avez le sens du service public.
Contact et modalités de candidature
Contact
0384973700
Informations complémentaires
Avantages :
• Une prise en charge par l’employeur pour la prévoyance (sous réserve des conditions d’éligibilité)
• CNAS (action sociale du personnel, sous condition d’ancienneté)
Conditions de travail :
• Horaire de bureau, répartition à préciser
• Déplacements occasionnels (formations, réseaux, …)
***
Le Syndicat Haute-Saône Numérique a fait appel au cabinet de recrutement du pôle Audit & RH du CDG 70.
Le dossier de candidature doit comprendre obligatoirement une lettre de motivation détaillée et un CV actualisé.
Envoi des candidatures à Marie Grandjean, consultante chargée du recrutement : audit.rh@cdg70.fr
• Une prise en charge par l’employeur pour la prévoyance (sous réserve des conditions d’éligibilité)
• CNAS (action sociale du personnel, sous condition d’ancienneté)
Conditions de travail :
• Horaire de bureau, répartition à préciser
• Déplacements occasionnels (formations, réseaux, …)
***
Le Syndicat Haute-Saône Numérique a fait appel au cabinet de recrutement du pôle Audit & RH du CDG 70.
Le dossier de candidature doit comprendre obligatoirement une lettre de motivation détaillée et un CV actualisé.
Envoi des candidatures à Marie Grandjean, consultante chargée du recrutement : audit.rh@cdg70.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.