Assister et conseiller les élus
• Organiser les activités des élus (agenda du Maire, un conseil municipal, les réunions...)
• Préparer et mettre en œuvre les décisions du conseil municipal, rédiger les délibérations et arrêtés
• Conseiller les élus et alerter sur les risques techniques et juridiques
• Établir une relation de confiance avec le maire
• Intégrer les enjeux climatiques, environnementaux, économiques et sociaux dans la prise de décision et la priorisation des projets
Élaborer des documents administratifs et budgétaires
• Respecter les délais imposés et veiller à la réactivité et à la qualité des services rendus dans le cadre de son activité
• Prendre des notes, mettre en forme tous types de courriers, rédiger tous type de documents, comptes rendus
• Constituer et mettre à jour tous dossiers
• Vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs
• Vérifier la validité des informations traitées
• Gérer et actualiser une base d’informations, les tableaux de bords
• Tenir les registres, transmettre les actes et en assurer la publicité
• Participer à l’élaboration et la mise en œuvre de procédures
• Proposer des améliorations aux pratiques et faire remonter, le cas échéant, les freins – facteurs bloquants – difficultés
• Assurer la gestion financière et comptable (réaliser, vérifier et classer des documents comptables, préparer et suivre la procédure comptable, préparer le budget) et procéder à l'exécution comptable
• Gérer les marchés publics (suivre les marchés publics, les subventions, les baux communaux et ruraux)
• Classer et archiver les différents documents
Gérer les affaires générales
• Rédiger et communiquer les documents administratifs aux usagers (actes d'état civil: naissance, mariage, décès)
• Gérer le domaine funéraire
• Organiser les élections et assurer le suivi des listes électorales
• Assurer l'accueil en urbanisme et mettre en œuvre les décisions en matière d'urbanisme
• Définir les besoins en matériels
• Suivre l’état des stocks et transmettre les commandes de produits consommables
• Gérer le courrier sortant des services : enregistrement, mise sous pli, affranchissement et envoi
• Élaborer et suivre l’exécution d’un dispositif de rangement des documents papiers et informatique
Gérer des services et des ressources humaines
• Assurer le suivi administratif lié aux absences du personnel (congé, maladie, accident, etc…)
• Rédiger, gérer et suivre les actes administratifs nécessaires à la gestion des carrières du personnel titulaire ou non titulaire
• Établir les bulletins de paies du personnel et des élus
• Établir et gérer les données en lien avec les ressources humaines (bilan social, plan de formation…)
Gérer le patrimoine et les équipements municipaux
• Gérer l'inventaire
• Définir les besoins en matériels et équipements
• Planifier la gestion des équipements
• Évaluer le patrimoine et les risques
Assurer l’accueil téléphonique, physique et électronique du public
• Représenter et valoriser l’image et les missions de la collectivité
• Adapter sa communication à des publics différents
• Gérer les mails entrants : consultation régulière et quotidienne et assurer une réactivité des réponses
• Réceptionner, enregistrer, filtrer et adresser sans délai tout type de messages au bon interlocuteur en interne
• Renseigner et orienter le public vers les services externes compétents
• Utiliser les moyens informatiques, bureautiques et matériels mis à disposition

Moyen mis à disposition
• Téléphone
• Ordinateur avec applications bureautiques (Pack office (Word, Excel, Powerpoint)
• Logiciel : E-Magnus, SIG, Word, Excel, VisuDGFIP ...
• Photocopieur, imprimante, scanner
• Fourniture de bureau et mobilier
• Internet et messagerie électronique
Conditions et contraintes extérieures
• Garant de l'image du service public, l'agent doit avoir une attitude, un comportement et une tenue vestimentaire irréprochables
• Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve
• Travail seul
• Travail sur écran
• Standard téléphonique
• Contact avec le public, agressivité du public
• Contact physique et téléphonique
• Respect de délais impératifs
• Pics d'activité liés aux échéances budgétaires et aux projets de la collectivité
• Gestion simultanée de différents dossiers
• Grande disponibilité vis-à-vis des services, du public et des élus
• Horaires fixes imposés, liés à l'accueil du public ; travail éventuellement le samedi
• Contraintes horaires en fonction de l'affectation au sein des services
• Manutention manuelle de charges de moins de 5kg
• Déplacements occasionnels au titre des formations, des réunions …
Compétences / Capacités / Qualités
Connaître son environnement professionnel et notamment les missions, les caractéristiques organisationnelles de la collectivité et les dispositifs existants
Connaître l’environnement territorial et avoir des connaissances sur le statut de la FPT et sur le fonctionnement des collectivités et établissements publics et notamment les processus décisionnels
Connaître les règles juridiques d'élaboration des actes administratifs
Connaître les règles budgétaires et comptables de la comptabilité publique
Connaître et appliquer les nomenclatures M4, M14, M49, les règles d'élaboration d'un budget, les repères fondamentaux du mode de gestion d'une régie
Connaître et appliquer la législation funéraire
Connaître et appliquer la réglementation en matière d'assurance
Connaître la nature des actes produits par les communes, la hiérarchie des normes, les conditions de la mise en jeu de la responsabilité pénale
Connaître les méthodes et outils d'analyse et du contrôle des coûts
Connaître les procédures d'arbitrage budgétaire
Connaître le cadre réglementaire de la délégation de service public
Connaître les règles d'urbanisme
Connaître la réglementation des ERP
Connaître le cadre réglementaire de la responsabilité civile et pénale
Connaître les procédures réglementaires de passation des marchés publics et des contrats
Connaître des sources documentaires et d’informations
Connaître les techniques de secrétariat
Connaître et utiliser les techniques d'élaboration des tableaux de suivi des activités et des tableaux de bord
Savoir rédiger les différents types de documents administratifs
Appréhender les méthodes de classement et d’archivage
Connaître les techniques de la dématérialisation de documents
Avoir une bonne connaissance des outils bureautiques courants (Word, Excel, Powerpoint…)
Connaître et utiliser le standard téléphonique, les annuaires, internet, les progiciels liés à son poste
Connaître les techniques de gestion de conflits
Connaître les techniques d’accueil physique et téléphonique, notamment savoir conseiller, informer, accueillir, orienter
Connaître les techniques de communication
Connaître les techniques de la gestion du temps et l'organisation de son travail

Savoir organiser son travail, son temps
Savoir respecter des délais
Savoir respecter les consignes de travail
Avoir le sens des priorités
Savoir proposer, avoir un esprit d’initiative
Savoir situer son poste dans l’organigramme
Être ponctuel, respecter les horaires de travail

Sens du service public
Sens de la hiérarchie
Esprit d’équipe
Force de proposition
Sens de la discrétion professionnelle et du devoir de réserve
Savoir rendre compte
Être rigoureux, efficace, réactif et consciencieux
Faire preuve de disponibilité et d’adaptation
Qualité relationnelle, diplomatie, disponibilité

BAC+2 et 6 ans d'expérience sur un poste similaire exigé.