Le secrétaire de service est positionné de façon centrale dans l’équipe, sur le même site que le responsable du service et sous sa responsabilité hiérarchique directe. En appui au responsable de service, le secrétaire anime la vie d’une équipe multi-sites et contribue à son bon fonctionnement et à l’harmonisation des pratiques entre les différents sites.
Le secrétaire de service est également partie prenante du pool de secrétaires permettant de mutualiser certaines activités, sous la coordination de l’assistante de Direction. Ce fonctionnement permet à la fois d’harmoniser les pratiques et d’assurer une continuité de service.

Les activités exercées à ces différents niveaux sont les suivantes :

1/ Activités permettant le fonctionnement administratif de la Direction, mutualisées entre secrétariats de service et garantissant la continuité de service :

• Assurer les fonctions de relais Gestor (gestion du temps de travail)
• Assurer le rôle de correspondant informatique (Préparer et anticiper l’arrivée de nouveaux agents (demande de matériel informatique, mobilier, badge, comptes et accès relatifs au FEADER et logiciels métier, répertoires partagés et aux BAL, etc.)
• Monter et préparer les réunions internes et externes sur le plan administratif et logistique, assurer l’accueil physique des participants aux réunions externes, le cas échéant
• Assurer l’accueil téléphonique des personnes : orienter les communications, gérer et transmettre les messages, apporter les premiers renseignements. Une permanence d’accueil téléphonique DAFA est tenue chaque après-midi selon un planning élaboré par l’assistante de direction en lien avec le pool secrétariat.
• S’assurer de la mise en forme des courriers, notes ou autres documents administratif tout en réalisant leur relecture (orthographe, syntaxe) avant transmission
• Assurer le suivi des courriers, des réponses, notes ou autres documents dans les outils DAFA (chrono), dans les outils Région (Elise). Le cas échéant, localiser les parapheurs en contactant les assistants DGA, DGS ou CAB, et si besoin relancer les rédacteurs des documents et les alerter sur les délais de traitement.
• Assurer l’expédition postale des courriers
• Utilisation des modèles de la collectivité et du logiciel métier pour le suivi des notes et courriers (visas, validations).
• Contribuer à la préparation et au suivi de dossiers particuliers pour la direction
2/ Activités relatives à la vie et à l’organisation du service :

• Apporter un appui à la gestion de l’agenda et particulièrement aux déplacements du responsable de service (réservation de salles, réservation de véhicules, etc.)
• Participer aux réunions du service et assister le responsable de service dans certaines tâches (rédaction de comptes rendus, élaboration de documents…)
• En fonction des besoins, mise en place des outils qui vont aider le responsable de service et améliorer l'organisation du service. Par exemple : tenue à jour d'un logigramme « qui fait quoi », tableau de bord de l'organisation du télétravail dans le service…
• Organiser et gérer pour le service le classement physique et informatique des différents documents selon les règles fixées par la direction, la distribution du courrier
• Contribuer à la mise à jour des données contact dans EUDONET
• Accueillir les nouveaux arrivants : présentation des outils dont gestor, protocole de temps de travail, intranet, des circuits de validation, etc.
• Appui administratif selon les besoins spécifiques de chaque service

3/ Activités spécifiques au service alimentation et terroirs :

• Appui à l’instruction des dossiers FEADER (rédaction et édition des documents relatifs à la publicité, etc.)
• Appui à la gestion administrative du projet MA REGION, SES TERROIRS (gestion des agréments à l’issue des commissions permanentes, gestion des devis et des factures, gestion de certaines commandes)