Un(e) secrétaire de direction
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Offre n° O069241002000691
Publiée le 03/10/2024
Synthèse de l'offre
Lieu de travail
4 MONTEE CARDINAL DECOURTRAY, Lyon (Rhône)
Poste à pourvoir le
03/11/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité du directeur général, vous lui apportez au quotidien votre assistance en termes d'organisation personnelle (secrétariat, agenda), de gestion, de communication, d'accueil, de classement et suivi de dossiers. Vous facilitez les relations de travail avec les élus de la collectivité. Vous accompagnez administrativement les membres du comité de direction sur des dossiers spécifiques, en matière institutionnelle ou d'instance.
Missions / conditions d'exercice
Vos missions principales sont les suivantes :
* Faciliter la vie professionnelle du Directeur général : prise de rendez-vous, organisation de réunions...
* Assister le Directeur des Études de musique dans sa gestion d'agenda,
* Travailler en mode transversal pour faciliter le secrétariat des élus et assurer l'interface avec les partenaires,
* Assurer l'accueil physique et téléphonique,
* Rechercher et diffuser des informations,
* Réaliser et mettre en forme des travaux bureautiques,
* Effectuer la prise de note et mise en forme de tous types de courriers,
* Organiser, sur le plan technique et administratif, les réunions du comité syndical (ordre du jour, envoi des convocations, rédaction des procès-verbaux, mise en forme de rapports et délibérations, envoi au contrôle de légalité...) en concertation avec la directrice Finance juridique et patrimoine.
* Suivre le calendrier, des rétro plannings et des dossiers des instances en relation avec les directions concernées : Conseil d'établissement, F3SCT, CST, conseil pédagogique, commission d'orientation.
* Assurer la circulation, le classement et l'archivage des documents dans les dossiers papier et/ou les dossiers dématérialisés, la gestion des arrêtés,
* Gérer le courrier : parapheurs, navettes, mise sous pli, affranchissement.
* Mettre à jour des documents et bases de données en lien avec le fonctionnement de l'établissement,
* Être force de proposition en matière de gestion d'administrative, d'organisation et de méthodes de travail.
* Faciliter la vie professionnelle du Directeur général : prise de rendez-vous, organisation de réunions...
* Assister le Directeur des Études de musique dans sa gestion d'agenda,
* Travailler en mode transversal pour faciliter le secrétariat des élus et assurer l'interface avec les partenaires,
* Assurer l'accueil physique et téléphonique,
* Rechercher et diffuser des informations,
* Réaliser et mettre en forme des travaux bureautiques,
* Effectuer la prise de note et mise en forme de tous types de courriers,
* Organiser, sur le plan technique et administratif, les réunions du comité syndical (ordre du jour, envoi des convocations, rédaction des procès-verbaux, mise en forme de rapports et délibérations, envoi au contrôle de légalité...) en concertation avec la directrice Finance juridique et patrimoine.
* Suivre le calendrier, des rétro plannings et des dossiers des instances en relation avec les directions concernées : Conseil d'établissement, F3SCT, CST, conseil pédagogique, commission d'orientation.
* Assurer la circulation, le classement et l'archivage des documents dans les dossiers papier et/ou les dossiers dématérialisés, la gestion des arrêtés,
* Gérer le courrier : parapheurs, navettes, mise sous pli, affranchissement.
* Mettre à jour des documents et bases de données en lien avec le fonctionnement de l'établissement,
* Être force de proposition en matière de gestion d'administrative, d'organisation et de méthodes de travail.
Profils recherchés
- Titulaire d'une formation de niveau 5 minimum (Bac+2) en administration ou gestion,
- Intérêt pour l'assistanat de direction, conforté(e) par une expérience d'au moins 3 ans dans ce domaine,
- Connaissance du fonctionnement d'une collectivité territoriale, idéalement dans le contexte d'un établissement d'enseignement artistique,
- Organisation, rigueur et réactivité,
- Capacités rédactionnelles, d'analyse et de synthèse,
- Maîtrise des techniques de secrétariat, bon niveau orthographique,
- Maîtrise des logiciels bureautiques (suite Microsoft notamment),
- Qualités relationnelles, diplomatie et sens du travail en équipe,
- Sens avéré de la confidentialité,
- Intérêt pour travailler au cœur d'un collectif, dans une institution culturelle au service du public.
Poste de catégorie B, Cadre d'emploi rédacteur, par voie de mutation ou détachement, le cas échéant contractuel.
A pourvoir au plus tôt, et à défaut à compter du 10 février 2025.
- Intérêt pour l'assistanat de direction, conforté(e) par une expérience d'au moins 3 ans dans ce domaine,
- Connaissance du fonctionnement d'une collectivité territoriale, idéalement dans le contexte d'un établissement d'enseignement artistique,
- Organisation, rigueur et réactivité,
- Capacités rédactionnelles, d'analyse et de synthèse,
- Maîtrise des techniques de secrétariat, bon niveau orthographique,
- Maîtrise des logiciels bureautiques (suite Microsoft notamment),
- Qualités relationnelles, diplomatie et sens du travail en équipe,
- Sens avéré de la confidentialité,
- Intérêt pour travailler au cœur d'un collectif, dans une institution culturelle au service du public.
Poste de catégorie B, Cadre d'emploi rédacteur, par voie de mutation ou détachement, le cas échéant contractuel.
A pourvoir au plus tôt, et à défaut à compter du 10 février 2025.
Contact et modalités de candidature
Contact
04.78.15.09.76
Informations complémentaires
- CV
- Lettre de motivation
Entretiens prévus le 07 novembre 2024.
- Lettre de motivation
Entretiens prévus le 07 novembre 2024.
Adresse de l'employeur
SYNDICAT MIXTE (SM) CONSERVATOIRE RAYONNEMENT REGIONAL LYON (CRR)
>4 MONTEE CARDINAL DECOURTRAY
69321 LYON CEDEX 05
>4 MONTEE CARDINAL DECOURTRAY
69321 LYON CEDEX 05
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.