Assistante de direction des Services techniques
Offre n° O069240816000023
Publiée le 19/08/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
1 PLACE CHARLES DE GAULLE, Craponne (Rhône)
Poste à pourvoir le
15/11/2024
Date limite de candidature
18/09/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Descriptif de l'emploi
La Ville de Craponne (Métropole de Lyon) recrute, par voie statutaire ou contractuelle, un(e) assistant(e) de direction des Services techniques.
Un peu plus de 200 agents assurent au quotidien, un service public de qualité dans une relation de proximité.
Maillon essentiel au bon fonctionnement du service, l'assistant(e) a pour mission de seconder la direction en terme d'organisation, de gestion administrative et comptable, de communication, d'accueil et de suivi des dossiers.
Au sein d'une direction qui compte 14 agents, les missions sont réparties entre 3 unités :
- Unité administrative et moyens généraux (unité de rattachement de ce poste),
- Unité bâtiments et logistique,
- Unité ingénierie et grands projets.
Ce recrutement intervient dans un contexte de relocalisation de la direction des services techniques au sein d'un nouveau Centre Technique Municipal.
Un peu plus de 200 agents assurent au quotidien, un service public de qualité dans une relation de proximité.
Maillon essentiel au bon fonctionnement du service, l'assistant(e) a pour mission de seconder la direction en terme d'organisation, de gestion administrative et comptable, de communication, d'accueil et de suivi des dossiers.
Au sein d'une direction qui compte 14 agents, les missions sont réparties entre 3 unités :
- Unité administrative et moyens généraux (unité de rattachement de ce poste),
- Unité bâtiments et logistique,
- Unité ingénierie et grands projets.
Ce recrutement intervient dans un contexte de relocalisation de la direction des services techniques au sein d'un nouveau Centre Technique Municipal.
Missions / conditions d'exercice
Sous la responsabilité du directeur des services techniques, vous avez en charge les missions suivantes :
Accueil et information :
- Accueil physique et téléphonique des intervenants extérieurs (entreprises, partenaires...).
- Gestion des demandes d'interventions : analyse, enregistrement et transmission.
- Remise des clés aux entreprises et prestataires.
Gestion administrative :
- Gestion du courrier arrivée et départ : rédaction, mise en forme et diffusion.
- Organisation logistique des réunions : invitations, réservations de salles, mises à disposition des moyens techniques, rédaction et diffusion des comptes-rendus.
- Gestion des arrêtés (LYVIA) et des permissions de voirie.
- Suivi des demandes de travaux (Déclarations de travaux et DICT).
- Aide à la rédaction et au suivi des AT (Autorisations de Travaux) et des DP (Déclarations Préalables) relevant du domaine des Services Techniques.
- Aide au suivi administratif des marchés de travaux en lien avec les chargés d'opérations.
- Contribution au suivi administratif des contrôles réglementaires et des commissions de sécurité.
- Suivi administratif des concessionnaires (Veolia, EDF, GDF, ERDF, GRDF, France télécom, etc...).
- Diffusion et affichage des informations générales, réglementaires et de service.
- Classement et archivage (numérique et papier).
Secrétariat comptable :
- Rédaction et suivi des bons de commande, affectation comptable, transmission aux entreprises, diffusion....
- Contribution à la préparation budgétaire avec lien avec le directeur du service et exécution.
Suivi de la gestion des ressources humaines des services :
- Suivi du planning des astreintes techniques.
- Centralisation et suivi des demandes d'autorisation d'absences des agents.
- Suivi des habilitations nécessaires au fonctionnement du service en lien avec la direction des ressources humaines.
Autres missions annexes :
Gestion des affaires courantes en remplacement :
- du responsable des achats,
- du responsable informatique et téléphonie.
Réalisation et suivi de tableaux de bords (congés, budgets, etc...)
Missions transversales :
Interactions quotidiennes avec :
- les agents des services techniques et des espaces verts et de l'ensemble des services de la collectivité,
- les partenaires privés et publics.
Conditions de vie au travail :
- 37 heures hebdomadaire sur 4,5 jours (mercredi après-midi non travaillé)
- Poste éligible au télétravail le mercredi matin
- Planning comportant des plages fixes et variables en début et fin de journée.
- Possibilité de générer, en plus des RTT, des heures supplémentaires dans la limite de 68 heures/an.
-Rémunération statutaire + NBI accueil du public (fonctionnaires) + RIFSEEP
Prestations sociales : au terme de 6 mois de présence pour les contractuels et d'application immédiate pour les fonctionnaires :
- Adhésion de la collectivité au CNAS (catalogue de prestations d'actions sociales)
- Titres restaurant (valeur faciale 7€ avec participation employeur de 50%)
- Participation employeur mutuelle 20€ (labellisée)
- Participation employeur prévoyance 5€ (labellisée)
- Prise en charge 75% abonnement transports publics
- Forfait mobilité durable
Accueil et information :
- Accueil physique et téléphonique des intervenants extérieurs (entreprises, partenaires...).
- Gestion des demandes d'interventions : analyse, enregistrement et transmission.
- Remise des clés aux entreprises et prestataires.
Gestion administrative :
- Gestion du courrier arrivée et départ : rédaction, mise en forme et diffusion.
- Organisation logistique des réunions : invitations, réservations de salles, mises à disposition des moyens techniques, rédaction et diffusion des comptes-rendus.
- Gestion des arrêtés (LYVIA) et des permissions de voirie.
- Suivi des demandes de travaux (Déclarations de travaux et DICT).
- Aide à la rédaction et au suivi des AT (Autorisations de Travaux) et des DP (Déclarations Préalables) relevant du domaine des Services Techniques.
- Aide au suivi administratif des marchés de travaux en lien avec les chargés d'opérations.
- Contribution au suivi administratif des contrôles réglementaires et des commissions de sécurité.
- Suivi administratif des concessionnaires (Veolia, EDF, GDF, ERDF, GRDF, France télécom, etc...).
- Diffusion et affichage des informations générales, réglementaires et de service.
- Classement et archivage (numérique et papier).
Secrétariat comptable :
- Rédaction et suivi des bons de commande, affectation comptable, transmission aux entreprises, diffusion....
- Contribution à la préparation budgétaire avec lien avec le directeur du service et exécution.
Suivi de la gestion des ressources humaines des services :
- Suivi du planning des astreintes techniques.
- Centralisation et suivi des demandes d'autorisation d'absences des agents.
- Suivi des habilitations nécessaires au fonctionnement du service en lien avec la direction des ressources humaines.
Autres missions annexes :
Gestion des affaires courantes en remplacement :
- du responsable des achats,
- du responsable informatique et téléphonie.
Réalisation et suivi de tableaux de bords (congés, budgets, etc...)
Missions transversales :
Interactions quotidiennes avec :
- les agents des services techniques et des espaces verts et de l'ensemble des services de la collectivité,
- les partenaires privés et publics.
Conditions de vie au travail :
- 37 heures hebdomadaire sur 4,5 jours (mercredi après-midi non travaillé)
- Poste éligible au télétravail le mercredi matin
- Planning comportant des plages fixes et variables en début et fin de journée.
- Possibilité de générer, en plus des RTT, des heures supplémentaires dans la limite de 68 heures/an.
-Rémunération statutaire + NBI accueil du public (fonctionnaires) + RIFSEEP
Prestations sociales : au terme de 6 mois de présence pour les contractuels et d'application immédiate pour les fonctionnaires :
- Adhésion de la collectivité au CNAS (catalogue de prestations d'actions sociales)
- Titres restaurant (valeur faciale 7€ avec participation employeur de 50%)
- Participation employeur mutuelle 20€ (labellisée)
- Participation employeur prévoyance 5€ (labellisée)
- Prise en charge 75% abonnement transports publics
- Forfait mobilité durable
Profils recherchés
- Maîtrise de l'outil informatique et aptitude à l'utilisation des outils de gestion automatisée (logiciels, portails web...),
- Réserve et discrétion professionnelle
- Rigueur et méthode
- Autonomie et polyvalence
- Sens du dialogue, du service public et aptitude au travail en équipe
- Savoir faire preuve de réactivité et d'anticipation
- Capacité à rendre compte
- Sens des responsabilités
- Aptitudes rédactionnelles
Notions de la règlementation en matière de gestion de la voirie publique ; en comptabilité publique et en marchés publics appréciées.
- Permis B (navettes entre la Mairie et le Centre technique)
- Réserve et discrétion professionnelle
- Rigueur et méthode
- Autonomie et polyvalence
- Sens du dialogue, du service public et aptitude au travail en équipe
- Savoir faire preuve de réactivité et d'anticipation
- Capacité à rendre compte
- Sens des responsabilités
- Aptitudes rédactionnelles
Notions de la règlementation en matière de gestion de la voirie publique ; en comptabilité publique et en marchés publics appréciées.
- Permis B (navettes entre la Mairie et le Centre technique)
Contact et modalités de candidature
Contact
0478578282
Informations complémentaires
Si vous souhaitez rejoindre une ville porteuse de projets innovants et une équipe dynamique, envoyez votre CV et lettre de motivation à la direction des ressources humaines : lperonnet@mairie-craponne.fr
Adresse de l'employeur
CRAPONNE
>1 PLACE CHARLES DE GAULLE
69290 CRAPONNE
>1 PLACE CHARLES DE GAULLE
69290 CRAPONNE
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.