Assistant du Maire du 6ème arrdt F/H
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O069240801000835
Publiée le 03/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
58 rue de Sèze, Lyon (Rhône)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Le Cabinet de la Mairie du 6ème arrondissement est un service rattaché à la Délégation Cabinet du Maire.
Il est composé de 6 agents.
Les agents sont sous l’autorité de la Directrice de Cabinet et de la communication de l’arrondissement.
Au sein du Cabinet, il/elle assiste le Maire.
Il/elle exerce les missions suivantes :
- Apporter une aide permanente en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil
- Assurer le traitement le classement et le suivi des dossiers et projets
Il est composé de 6 agents.
Les agents sont sous l’autorité de la Directrice de Cabinet et de la communication de l’arrondissement.
Au sein du Cabinet, il/elle assiste le Maire.
Il/elle exerce les missions suivantes :
- Apporter une aide permanente en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil
- Assurer le traitement le classement et le suivi des dossiers et projets
Missions / conditions d'exercice
Activités principales
Organisation de la vie professionnelle du responsable fonctionnel :
- Etablir une relation de confiance avec son responsable fonctionnel
- Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités
- Mettre à jour les agendas de manière réactive
- Prioriser et rappeler des informations importantes
- Organiser les déplacements
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique :
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Trier, classer et archiver des documents papiers et numériques
- Gérer les courriers et courriels
Accueil physique et téléphonique :
- Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriels
Organisation et planification des réunions (et commissions spécialisées) :
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec le manager
- Respecter les délais de transmission des documents
- Organiser et préparer les réunions (logistique, …)
- Préparer et suivre les dossiers
- Participer aux réunions et prendre des notes
- Rédiger des comptes-rendus
Assistance et appui technique :
- Apporter assistance et conseil
- Anticiper et communiquer
- Rechercher des informations
- Constituer un fond documentaire (veille réglementaire)
INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
- Télétravail possible selon les règles en vigueur et les nécessités de service
- Disponibilité : horaires adaptables en fonction des demandes et contraintes
- Base de 38h ou 38h45 hebdomadaires
Organisation de la vie professionnelle du responsable fonctionnel :
- Etablir une relation de confiance avec son responsable fonctionnel
- Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités
- Mettre à jour les agendas de manière réactive
- Prioriser et rappeler des informations importantes
- Organiser les déplacements
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique :
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Trier, classer et archiver des documents papiers et numériques
- Gérer les courriers et courriels
Accueil physique et téléphonique :
- Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriels
Organisation et planification des réunions (et commissions spécialisées) :
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec le manager
- Respecter les délais de transmission des documents
- Organiser et préparer les réunions (logistique, …)
- Préparer et suivre les dossiers
- Participer aux réunions et prendre des notes
- Rédiger des comptes-rendus
Assistance et appui technique :
- Apporter assistance et conseil
- Anticiper et communiquer
- Rechercher des informations
- Constituer un fond documentaire (veille réglementaire)
INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
- Télétravail possible selon les règles en vigueur et les nécessités de service
- Disponibilité : horaires adaptables en fonction des demandes et contraintes
- Base de 38h ou 38h45 hebdomadaires
Profils recherchés
Connaissances techniques :
- Maîtrise du fonctionnement des institutions publiques et de l’environnement territorial ainsi que du rôle des autres collectivités territoriales
- Maitrise des outils bureautiques (pack office) et d’internet
- Techniques d’expression orale et écrite et techniques de secrétariat
- Organiser et prioriser son travail
- Rédiger des documents administratifs : courriers, rédaction des ordres du jour des réunions
- Rédiger des comptes-rendus de réunion
Qualités requises :
- Rigueur
- Sens de l'organisation
- Anticipation
- Réactivité (capacité à gérer l'imprévu)
- Discrétion professionnelle
- Maîtrise du fonctionnement des institutions publiques et de l’environnement territorial ainsi que du rôle des autres collectivités territoriales
- Maitrise des outils bureautiques (pack office) et d’internet
- Techniques d’expression orale et écrite et techniques de secrétariat
- Organiser et prioriser son travail
- Rédiger des documents administratifs : courriers, rédaction des ordres du jour des réunions
- Rédiger des comptes-rendus de réunion
Qualités requises :
- Rigueur
- Sens de l'organisation
- Anticipation
- Réactivité (capacité à gérer l'imprévu)
- Discrétion professionnelle
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
CV+ lettre de motivation
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.