Sous l’autorité de la Responsable de service, l’officier d’état civil instruit et dresse les actes d’état civil. Il délivre les livrets de famille et assure la tenue administrative des registres. Il délivre également les titres d’identité et assure en partie l’accueil physique et téléphonique du public de l’Hôtel de ville.

MISSIONS ET ACTIVITES DU POSTE (Opérations que l’agent doit effectuer pour répondre à la finalité du poste) :
- Réception des déclarations et établissement des actes d’état civil
Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l’état civil
Apprécier la demande au regard de différents documents
Contrôler l’authenticité des attestations fournies
Apprécier le certificat de décès et en dresser acte

- Délivrance des titres d’identité
Instruction des dossiers de CNI et de passeport
Remise des titres d’identité
Gestion et archivage des pièces administratives
Gestion du planning des rendez-vous (plateforme numérique, appels téléphoniques)

- Etablissement des dossiers de mariage et de parrainage
Auditionner les couples afin d’apprécier le consentement mutuel
Apprécier les actes d’état civil du pays d’origine
Etablir les publications en vue de leur affichage
Préparer les cérémonies
Inscrire le mariage dans les registres

- Accueil et renseignement du public
Accueil physique et téléphonique, renseignements généraux de 1er niveau, tenue des présentoirs
Recevoir et traiter les demandes de recensement militaire

- Tenue administrative des registres
Délivrer sur demande des extraits de registres gratuits
Contrôler régulièrement l’exactitude des renseignements consignés
Rédiger des mentions et des courriers

- Gestion des cimetières et délivrance des autorisations funéraires
Assurer la vente ou le renouvellement des concessions funéraires
Informer le délégataire des cimetières
Délivrer les autorisations de fermeture de cercueils, permis d’inhumer, autorisations d’exhumation, de réduction de corps
Veiller à la bonne tenue des registres des cimetières
Assurer le suivi des reprises de concessions funéraires et en informer le délégataire
Gestion comptable de la régie correspondante

- Elections
Recevoir et instruire les demandes d’inscription sur les listes électorales
Participer à la gestion du tirage au sort du Jury d’Assises
Participer à la préparation matérielle et administration des scrutins électoraux (procurations de vote, urnes, bulletins de vote…)
Tenir un bureau de vote et établir les procès-verbaux de résultats

Formation en droit civil et en droit funéraire appréciée
Rigueur, respect des procédures
Connaissance de l’environnement territorial et notions d'état civil
Qualités relationnelles, sens du service public, qualité d'écoute
Discrétion et confidentialité
Bonne maîtrise des outils informatiques et numériques
Capacité d'adaptation et sens du travail en équipe
Capacité d'organisation et autonomie
Bonne maîtrise des outils informatiques et numériques

Lieu de travail : Hôtel de ville
Temps de travail et particularités : 37H30 + 3H le samedi matin par rotation

Risques professionnels :

Conditions d’exercice : travail en bureau et guichet d’accueil

Horaires réguliers, permanence le samedi matin et le week-end lors des scrutins électoraux