assistant/e de direction
Offre n° O069240718000087
Publiée le 18/07/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
GLEIZE
Poste à pourvoir le
01/09/2024
Date limite de candidature
17/08/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Assistant/e de direction au sein du secrétariat général à temps complet sous l'autorité de la directrice générale des services.
Missions / conditions d'exercice
ACCUEIL/SECRETARIAT/COURRIER :
-Accueil physique et téléphonique pour le maire, le DGS, les adjoints
-Réception et gestion de la boîte mail générale de la mairie
-Gestion du courrier entrant : réception et orientation
-Diffusion du courrier après tri par le maire et le DGS (enregistrement et scan)
-Tenue d’un dossier « d’encours » et réalisation des relances
-Réalisation et diffusion de la revue de presse / gestion des abonnements Gazette et Progrès (papier /web), lettre du Maire
-Tenue des agendas du maire et du DGS et du BM, en l’absence du directeur de cabinet
-Gestion et organisation des RDV des élus
-Organisation de réunions internes et externes avec réservation des salles et matériels
-Rédaction et mise sous plis de courriers cabinet, riverains, invitations aux cérémonies
-Préparation et mise en forme de courriers et de CR pour le DGS
-Mise à jour bases de données contacts
ASSEMBLEES :
-Secrétariat du CME, organisation des réunions, convocations, élections…
-Secrétariat du Conseil Municipal des aînés, organisation des réunions, convocations, élections…
EVENEMENTIEL
-exécution et coordination des préparatifs des fêtes et cérémonies (patriotique, citoyenneté, saison culturelle, nouveaux habitants, semaine Europe, forum association, programme environnement et éducation, permis piéton, les conscrits en interne et les classes, fêtes des familles, marathon du Beaujolais, rendez-vous au jardin, remise des dictionnaires, vœux du Maire …) : invitation, passages de commandes, réservation de salles
-établissement et suivi des fiches techniques d’organisation des fêtes et cérémonies
-Commande de gerbes, fleurs, cadeaux de fin d’année
-Réalisation de publipostages pour les évènements
-Invitations à des cérémonies
-suivi de l’exécution budgétaire du service fêtes et cérémonies / communication : engagements, bons de commande, vérifier la livraison
-Suivi et mise à jour du répertoire téléphonique / mail
-diffusion et communication interne de documents
SECRETARIAT GENERAL :
-Traitement des demandes d’occupation domaine public / brocante et vide maison
-Tenue et mise à jour fichier access ou autres supports de base de données (ainés, associations, population)
-Etablissement d’arrêtés pour manifestations sportives
-Suivi mise à disposition des salles de réunions en mairie
-Instruction dossiers bourses BAFA et Permis Conduire
-Rédaction et classement des arrêtés de voiries permanentes, d’occupation du DP, de taxi…
-suivi de l’attribution de licence de débit de boissons
-suivi des commandes de fournitures administratives et du budget associé
-Elections : recherche de bénévoles, plannings des bureaux de votes, tenue d’un bureau, divers courriers liés.
LOGEMENTS
(Communaux)
-Tenue des dossiers administratifs des locataires (assurances…)
-Rédaction des baux et délibérations,
-Publication des annonces et réception des candidatures et analyse,
-Suivi des avenants et indexations loyers avec gestionnaire finances,
-Suivi des loyers et des impayés avec gestionnaire finance,
-Etats des lieux entrant/sortant avec les ST,
(Sociaux)
-Suivi des demandes de logements sociaux dont réservés,
-Relations avec bailleurs sociaux,
-Accueil physique et téléphonique pour le maire, le DGS, les adjoints
-Réception et gestion de la boîte mail générale de la mairie
-Gestion du courrier entrant : réception et orientation
-Diffusion du courrier après tri par le maire et le DGS (enregistrement et scan)
-Tenue d’un dossier « d’encours » et réalisation des relances
-Réalisation et diffusion de la revue de presse / gestion des abonnements Gazette et Progrès (papier /web), lettre du Maire
-Tenue des agendas du maire et du DGS et du BM, en l’absence du directeur de cabinet
-Gestion et organisation des RDV des élus
-Organisation de réunions internes et externes avec réservation des salles et matériels
-Rédaction et mise sous plis de courriers cabinet, riverains, invitations aux cérémonies
-Préparation et mise en forme de courriers et de CR pour le DGS
-Mise à jour bases de données contacts
ASSEMBLEES :
-Secrétariat du CME, organisation des réunions, convocations, élections…
-Secrétariat du Conseil Municipal des aînés, organisation des réunions, convocations, élections…
EVENEMENTIEL
-exécution et coordination des préparatifs des fêtes et cérémonies (patriotique, citoyenneté, saison culturelle, nouveaux habitants, semaine Europe, forum association, programme environnement et éducation, permis piéton, les conscrits en interne et les classes, fêtes des familles, marathon du Beaujolais, rendez-vous au jardin, remise des dictionnaires, vœux du Maire …) : invitation, passages de commandes, réservation de salles
-établissement et suivi des fiches techniques d’organisation des fêtes et cérémonies
-Commande de gerbes, fleurs, cadeaux de fin d’année
-Réalisation de publipostages pour les évènements
-Invitations à des cérémonies
-suivi de l’exécution budgétaire du service fêtes et cérémonies / communication : engagements, bons de commande, vérifier la livraison
-Suivi et mise à jour du répertoire téléphonique / mail
-diffusion et communication interne de documents
SECRETARIAT GENERAL :
-Traitement des demandes d’occupation domaine public / brocante et vide maison
-Tenue et mise à jour fichier access ou autres supports de base de données (ainés, associations, population)
-Etablissement d’arrêtés pour manifestations sportives
-Suivi mise à disposition des salles de réunions en mairie
-Instruction dossiers bourses BAFA et Permis Conduire
-Rédaction et classement des arrêtés de voiries permanentes, d’occupation du DP, de taxi…
-suivi de l’attribution de licence de débit de boissons
-suivi des commandes de fournitures administratives et du budget associé
-Elections : recherche de bénévoles, plannings des bureaux de votes, tenue d’un bureau, divers courriers liés.
LOGEMENTS
(Communaux)
-Tenue des dossiers administratifs des locataires (assurances…)
-Rédaction des baux et délibérations,
-Publication des annonces et réception des candidatures et analyse,
-Suivi des avenants et indexations loyers avec gestionnaire finances,
-Suivi des loyers et des impayés avec gestionnaire finance,
-Etats des lieux entrant/sortant avec les ST,
(Sociaux)
-Suivi des demandes de logements sociaux dont réservés,
-Relations avec bailleurs sociaux,
Profils recherchés
COMPETENCES TECHNIQUES
maîtrise pack office, outlook et techniques rédactionnelles
SAVOIR ETRE
Discrétion, disponibilité
RELATIONS DE TRAVAIL
Maire, élus, DGS, Responsable service, agents, partenaires institutionnels…
SUJETIONS PARTICULIERES DU POSTE
poste tps complet, parfois horaires décalés
maîtrise pack office, outlook et techniques rédactionnelles
SAVOIR ETRE
Discrétion, disponibilité
RELATIONS DE TRAVAIL
Maire, élus, DGS, Responsable service, agents, partenaires institutionnels…
SUJETIONS PARTICULIERES DU POSTE
poste tps complet, parfois horaires décalés
Contact
Informations complémentaires
Transmettre CV et lettre de motivation à l'adresse suivante : rh@mairie-gleize.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.