Chargé de protocole et de l'événementiel
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Offre n° O069240709001441
Publiée le 09/07/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
1 PLACE ROGER SALENGRO, Saint-Fons (Rhône)
Poste à pourvoir le
09/09/2024
Date limite de candidature
08/08/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Culture >
Patrimoines
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Rédacteur
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Territoire de la 1ère couronne de l’agglomération lyonnaise, située au cœur de la Métropole de Lyon, dans le bassin de vie des Portes du Sud, la commune de Saint-Fons compte 19 500 habitants avec une population jeune et en évolution. Territoire dynamique, marqué par une industrie en pleine transformation et des difficultés sociales, la ville connait une mutation profonde avec deux quartiers en projet de renouvellement urbain et l’arrivée prochaine d’une ligne de tramway.
Surclassée de 20.000 à 40.000 habitants, la collectivité est forte de près de 600 agents et de services publics diversifiés embrassant tous les champs de l’action publique locale. Elle s’inscrit dans un projet politique ambitieux en matière d’éducation, de transition énergétique, de solidarité, de tranquillité publique, de renouvellement urbain et de renforcement du lien social. La collectivité développe en outre une réflexion sur la transformation de l’action publique qui renouvelle sa tradition d’innovation sociale et d’initiative citoyenne.
Surclassée de 20.000 à 40.000 habitants, la collectivité est forte de près de 600 agents et de services publics diversifiés embrassant tous les champs de l’action publique locale. Elle s’inscrit dans un projet politique ambitieux en matière d’éducation, de transition énergétique, de solidarité, de tranquillité publique, de renouvellement urbain et de renforcement du lien social. La collectivité développe en outre une réflexion sur la transformation de l’action publique qui renouvelle sa tradition d’innovation sociale et d’initiative citoyenne.
Missions / conditions d'exercice
Missions :
Placé sous la responsabilité du responsable du service événementiel et en lien avec le cabinet du Maire, le chargé de protocole et d’événementiel aura en charge l’organisation des réceptions et évènements protocolaires de différents types : comme par exemple inaugurations, commémorations, vœux, réunions partenariales, conférence de presse, signature de convention, conseils municipaux, séminaires,vernissage, …du jumelage et travaillera en soutien à la responsable du service sur les grands évènements portés par la municipalité.
Activités Protocolaires :
Missions administratives :
- Création, gestion et suivi d’un fichier protocole dans le respect de la règlementation RGPD
- Élaborer diverses pièces administratives et protocolaires (carton d'invitation, déroulé, fichier invités...)
- Gestion des envois des invitations papiers, mails, relances téléphoniques si besoin
- Réalisation de devis, des bons de commandes, validation des factures, suivi du budget dédié
- Préparation des déroulés des manifestations (avec validation par le cabinet du Maire)
- Gestion des stocks, du matériel dédié
Missions opérationnelles :
- Veiller à une mise en place conforme aux attentes et au service lors des évènements protocolaires.
- Veiller à la qualité des installations, à la mise en place des éléments de types chevalets, carafe, verres,… et à la gestion du nettoyage et du rangement post manifestations en coordination avec le factotum de l’hôtel de ville, il pourra être mobilisé pour l’installation des salles, la gestion de la vaisselle, du matériel en mairie.
- Mobilisation des personnels volontaires pour assurer le service lors des commémorations et autres événements en dehors des heures ouvrées.
- Accompagner et informer les élus dans le respect des règles protocolaires lors de leurs apparitions et déplacements
- Accueillir les invités
- Travail en transversalité avec les services de la collectivité et les organismes extérieurs
Jumelage :
Relancer le développement du jumelage avec l’ensemble des villes jumelées, en s’appuyant sur le comité de jumelage, en participant à la promotion des échanges, en impulsant de nouveaux partenariats avec les scolaires, les associations et leurs homologues, en effectuant des recherches de financements éventuels
Participe à l’organisation des déplacements et de l’accueil des délégations
Evénementiel :
Vient en soutien sur la préparation, l’organisation, et la mise en œuvre des grands événements (festivités d’hiver, estivales, 8 mars, guinguettes, fête de la musique…)
Positionnement
Liens hiérarchiques : responsable événementiel (N+1)/Directrice de la Culture, du Sport, de la Vie Associative et de la Citoyenneté (N+2)
Liens fonctionnels : Cabinet du Maire, associations, services techniques et logistique, service entretien
Fournisseurs et prestataires de services,
Conditions d’exercice
Lieu de travail : Hôtel de ville, sites de la ville
Temps de travail : temps complet annualisé
Horaires :
Emploi du temps et amplitude horaire variables selon l’activité municipale
Travail ponctuel en week-end et en soirée, lors d’évènements municipaux
Déplacements réguliers sur la commune
Port de charges lourdes (stock protocole et évènementiel)
Rémunération : selon les grilles indiciaires du cadre d'emploi d'adjoint administratif ou de rédacteur + IFSE + prime annuelle
Avantages :
- Carte titres restaurant avec participation employeur à hauteur de 50%,
- Participation employeur à hauteur de 75 % aux abonnements transports en commun
- Participation employeur pour l’adhésion à une prévoyance maintien de salaire
- Forfait mobilités durables jusqu'à 300 €
- Comité des Œuvres Sociales (Cartes cadeaux/sorties/billetterie/chèques vacances/parfums...)
- Carte d’accès gratuite à la Médiathèque de la Ville
Particularités (contraintes/difficultés ou autres…) : week-end , jour férié.
Poste également ouvert aux non titulaires dans le cadre d'un CDD de 12 mois renouvelable.
Placé sous la responsabilité du responsable du service événementiel et en lien avec le cabinet du Maire, le chargé de protocole et d’événementiel aura en charge l’organisation des réceptions et évènements protocolaires de différents types : comme par exemple inaugurations, commémorations, vœux, réunions partenariales, conférence de presse, signature de convention, conseils municipaux, séminaires,vernissage, …du jumelage et travaillera en soutien à la responsable du service sur les grands évènements portés par la municipalité.
Activités Protocolaires :
Missions administratives :
- Création, gestion et suivi d’un fichier protocole dans le respect de la règlementation RGPD
- Élaborer diverses pièces administratives et protocolaires (carton d'invitation, déroulé, fichier invités...)
- Gestion des envois des invitations papiers, mails, relances téléphoniques si besoin
- Réalisation de devis, des bons de commandes, validation des factures, suivi du budget dédié
- Préparation des déroulés des manifestations (avec validation par le cabinet du Maire)
- Gestion des stocks, du matériel dédié
Missions opérationnelles :
- Veiller à une mise en place conforme aux attentes et au service lors des évènements protocolaires.
- Veiller à la qualité des installations, à la mise en place des éléments de types chevalets, carafe, verres,… et à la gestion du nettoyage et du rangement post manifestations en coordination avec le factotum de l’hôtel de ville, il pourra être mobilisé pour l’installation des salles, la gestion de la vaisselle, du matériel en mairie.
- Mobilisation des personnels volontaires pour assurer le service lors des commémorations et autres événements en dehors des heures ouvrées.
- Accompagner et informer les élus dans le respect des règles protocolaires lors de leurs apparitions et déplacements
- Accueillir les invités
- Travail en transversalité avec les services de la collectivité et les organismes extérieurs
Jumelage :
Relancer le développement du jumelage avec l’ensemble des villes jumelées, en s’appuyant sur le comité de jumelage, en participant à la promotion des échanges, en impulsant de nouveaux partenariats avec les scolaires, les associations et leurs homologues, en effectuant des recherches de financements éventuels
Participe à l’organisation des déplacements et de l’accueil des délégations
Evénementiel :
Vient en soutien sur la préparation, l’organisation, et la mise en œuvre des grands événements (festivités d’hiver, estivales, 8 mars, guinguettes, fête de la musique…)
Positionnement
Liens hiérarchiques : responsable événementiel (N+1)/Directrice de la Culture, du Sport, de la Vie Associative et de la Citoyenneté (N+2)
Liens fonctionnels : Cabinet du Maire, associations, services techniques et logistique, service entretien
Fournisseurs et prestataires de services,
Conditions d’exercice
Lieu de travail : Hôtel de ville, sites de la ville
Temps de travail : temps complet annualisé
Horaires :
Emploi du temps et amplitude horaire variables selon l’activité municipale
Travail ponctuel en week-end et en soirée, lors d’évènements municipaux
Déplacements réguliers sur la commune
Port de charges lourdes (stock protocole et évènementiel)
Rémunération : selon les grilles indiciaires du cadre d'emploi d'adjoint administratif ou de rédacteur + IFSE + prime annuelle
Avantages :
- Carte titres restaurant avec participation employeur à hauteur de 50%,
- Participation employeur à hauteur de 75 % aux abonnements transports en commun
- Participation employeur pour l’adhésion à une prévoyance maintien de salaire
- Forfait mobilités durables jusqu'à 300 €
- Comité des Œuvres Sociales (Cartes cadeaux/sorties/billetterie/chèques vacances/parfums...)
- Carte d’accès gratuite à la Médiathèque de la Ville
Particularités (contraintes/difficultés ou autres…) : week-end , jour férié.
Poste également ouvert aux non titulaires dans le cadre d'un CDD de 12 mois renouvelable.
Profils recherchés
Compétences requises
Savoirs :
Règles élémentaires de bienséance et de courtoisie, connaissances des règles protocolaires
Connaissance des règles d’hygiène alimentaire appréciée.
Maîtrise des outils informatiques et logiciels correspondants
Sens de l'organisation et efficacité
Autonomie et capacité d'initiative, notamment dans la recherche d'informations et de solutions
Savoir-faire :
Maîtrise des outils bureautiques, rigueur et discrétion professionnelle.
Permis B.
Savoir-être :
Impliqué, rigoureux
ponctuel et disponible
Sens du service public, aisance relationnelle
aptitude au travail en équipe
Devoir de réserve et discrétion professionnelle
Savoirs :
Règles élémentaires de bienséance et de courtoisie, connaissances des règles protocolaires
Connaissance des règles d’hygiène alimentaire appréciée.
Maîtrise des outils informatiques et logiciels correspondants
Sens de l'organisation et efficacité
Autonomie et capacité d'initiative, notamment dans la recherche d'informations et de solutions
Savoir-faire :
Maîtrise des outils bureautiques, rigueur et discrétion professionnelle.
Permis B.
Savoir-être :
Impliqué, rigoureux
ponctuel et disponible
Sens du service public, aisance relationnelle
aptitude au travail en équipe
Devoir de réserve et discrétion professionnelle
Contact et modalités de candidature
Contact
0472092020
Informations complémentaires
Adressez votre lettre de motivation accompagnée d'un curriculum vitæ à ressourceshumaines@saint-fons.fr
Ou à l'adresse suivante : COMMUNE DE SAINT-FONS 1 PLACE ROGER SALENGRO 69190 SAINT-FONS
Ou à l'adresse suivante : COMMUNE DE SAINT-FONS 1 PLACE ROGER SALENGRO 69190 SAINT-FONS
Adresse de l'employeur
SAINT-FONS
>1 PLACE ROGER SALENGRO
69190 SAINT-FONS
>1 PLACE ROGER SALENGRO
69190 SAINT-FONS
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.