En lien direct avec le responsable des services administratifs et financiers des services techniques (SATECH) et le Directeur des services techniques (DST), vous serez en charge :
* de l'accueil physique et téléphonique du service technique (missions décrites dans le paragraphe A.)
* de tâches d'assistance administrative pour le SATECH et le DD ainsi que de tâches d'exécution financières (missions décrites dans le paragraphe B.) qui peuvent également en partie être effectuées sur le mi-temps d'accueil.
Lors des absences de l'autre chargé d'accueil, vous serez en charge uniquement de l'accueil.

A. Missions à réaliser pendant le temps de présence à l'accueil
1. Garantir la continuité de l'accueil du public
* Réaliser l'accueil physique et téléphonique du pôle
* Orienter vers les interlocuteurs compétents en interne et en externe
* Assurer un premier niveau de traitement des demandes
* Veiller à la tenue de la main courante (cahier) et à la transmission des messages en cas d'absence de l'interlocuteur
* Veiller à la mise à jour des classeurs d'informations générales et des procédures de l'accueil
* Tenue du planning d'accueil en lien avec le responsable SATECH
* Suivi mensuel des sirènes en relation avec la Préfecture, si en position d'accueil le 1er mercredi du mois
2. Assurer des tâches administratives pour les différentes équipes du service technique sur le temps d'accueil
2.1 Gestion des véhicules de pool et des remises de clés
* Assurer la gestion du planning de réservation des véhicules / vélos mis à disposition des services et des associations
* Remettre les clés des véhicules et vérifier la restitution des clés et matériels ainsi que la bonne tenue des carnets de bord des véhicules
* Transmettre les informations au responsable véhicule si besoin (entretien à faire, problème éventuel).
* Assurer la gestion des prêts de clés aux entreprises extérieures en lien avec l'assistante superstructures qui coordonne les interventions des entreprises extérieures dans les bâtiments et informe les occupants du bâtiment
* Assurer la gestion des prêts de clés aux associations (si demande validé) + clés barrières aux administrés
* Vérifier la bonne restitution des clés
* Gestion des clés confiées aux agents communaux sur les différents bâtiments ville y compris les retours de clés en cas de départ, maternité ou arrêt long
* Distribution des moyens d'ouverture barrières aux PMR, tenue à jour de la liste, en lien avec la voirie.

2.2 Gestion des demandes d'intervention technique auprès des entreprises extérieures et enregistrement des demandes de travaux
* Saisir les fiches d'intervention/travaux dans CIRIL Patrimoine suite appel, mail reçu à l'accueil ou suite à la demande des responsables travaux régie / Superstructures (notamment celles consignées dans le cahier des demandes d'intervention)
* Saisir les demandes et assurer le suivi des interventions de l'exploitation du chauffage avec le prestataire après validation du responsable Superstructure
* Déclencher et gérer les demandes d'interventions techniques auprès des entreprises en charge de la maintenances (ascenseurs, barrières, portes automatiques, etc)

B. Missions à réaliser hors temps de présence à l'accueil
1. Courrier et parapheurs
* Emmener le courrier en attente à l'accueil central Mairie si à expédier ou déposer les parapheurs à faire signer sur la cheminée dans le bureau de l'assistante de la DGS
* Récupérer le courrier et les parapheurs en face bureau assistante DGS
* Éditer les bons de commande et préparer les parapheurs
* Dispatcher les bons de commande signés
2. Exécution financière et secrétariat du service SATECH
* Réaliser des missions de secrétariat administratif à la demande (rédaction de courriers, planification de réunions, réalisation de tableau de suivi, rédaction/mise à jour de procédures ...)
* Gérer le courrier entrant et sortant dans le logiciel Post-office
* Saisir des bons de commandes dans Ciril Finances et effectuer des liquidations de factures
* Réaliser des courriers ou mails administratifs ou des relances téléphoniques (prolongation de délai d'exécution, relance facturation fournisseurs, dossiers divers ...) en lien avec les commandes / factures traitées
* Saisir les inscriptions budgétaires dans Ciril Finances lors de l'élaboration du budget
* Réaliser des tableaux de suivi des commandes, factures, paiements permettant le suivi du budget en lien avec le responsable SATECH et en effectuer le suivi avec les demandeurs
* Réaliser des état justificatifs des dépenses pour des demandes de subvention
* Réaliser des consultations pour des besoins particuliers (métrés, CT, SPS, contrôles annuels, ...) et en assurer le suivi

* Gestion administrative de l'astreinte technique en cas d'absence de l'autre chargé d'accueil
* Créer le planning d'astreintes annuel
* Envoyer le planning d'astreintes mensuel aux différentes personnes concernées
* Gérer les différents désistements et chercher des remplaçants
* Transmettre les heures supplémentaires réalisées par les agents au service des Ressources Humaines
Assurer des remplacements pour les autres pôles du service technique en cas d'absence des assistantes dédiées

Connaissances et compétences :
* Maîtrise des techniques de secrétariat et d'accueil physique ou téléphonique
* Connaissance des processus et procédures administratives internes à la mairie
* Connaissance de la collectivité : structuration et localisation des services municipaux
* Connaissances de l'organisation des services techniques
* Connaissance de l'environnement de la fonction publique territoriale
* Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, diaporama, messagerie), du logiciel CIRIL Patrimoine, CIRIL Finance, Post-Office, Actes Offices
Qualités personnelles :

* Rigueur
* Réactivité et adaptabilité
* Autonomie et initiative
* Savoir organiser son travail
* Aisance relationnelle et capacité à rendre compte
* Discrétion
* Sens du service public
* Esprit d'équipe