Secrétaire de direction H/F
Offre n° O069240624000515
Publiée le 29/08/2024
Synthèse de l'offre
Lieu de travail
PLACE CHARLES OTTINA, Saint-Priest (Rhône)
Poste à pourvoir le
01/10/2024
Date limite de candidature
28/09/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps non complet,
32h40 hebdomadaire
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Traitement indiciaire + Rifseep + Prime de fin d’année (mensualisée)
Descriptif de l'emploi
CATEGORIE C / C+
FILIERE Administrative
CADRE D’EMPLOI Adjoint(e) administratif(ve) / Adjoint(e) administratif(ve) principal(e) de 1ère ou 2ème classe
POSTE A POURVOIR Secrétaire de direction 93.4%
DIRECTION DSRU - CCAS
SERVICE Direction
AFFECTATION CCAS
Sous l'autorité de la responsable du pôle secrétariat de direction, votre activité s’inscrit dans le cadre procédural défini et partagé au sein du service.
FILIERE Administrative
CADRE D’EMPLOI Adjoint(e) administratif(ve) / Adjoint(e) administratif(ve) principal(e) de 1ère ou 2ème classe
POSTE A POURVOIR Secrétaire de direction 93.4%
DIRECTION DSRU - CCAS
SERVICE Direction
AFFECTATION CCAS
Sous l'autorité de la responsable du pôle secrétariat de direction, votre activité s’inscrit dans le cadre procédural défini et partagé au sein du service.
Missions / conditions d'exercice
Missions
Accueil physique et téléphonique des partenaires et collaborateurs
Secrétariat
En lien avec la responsable de pôle
o Organiser les rendez-vous et les réunions pour la Direction et les chefs de services
o Assurer l’organisation logistique des réunions
o Assurer l’interface entre le pôle secrétariat et les services internes ou externes au CCAS
o Renseigner et mettre à jour les tableaux de suivi des rendez-vous
o Participer à certaines réunions pour en assurer le suivi (prise de notes et élaboration de compte-rendu)
o Mettre en forme différents types de documents : courrier, compte-rendu, note, acte administratif, en assurant une veille orthographique et syntaxique
o Suivre le circuit des signatures des documents et assurer la transmission des documents aux usagers et/ou aux services via du logiciel métier
o Assurer la traçabilité de ces documents via l’actualisation des tableaux de suivi
o Organiser le classement et l'archivage des documents papiers et informatiques produits par la Direction,
o Remplacer ponctuellement les autres secrétaires de la DSRU sur leurs missions en cas d’absence ou de surcharge de travail
o Participer à certaines manifestations des services du CCAS (préparation des dossiers, gestion de l’intendance)
En autonomie
o Réceptionner, enregistrer, distribuer l’ensemble du courrier du CCAS (interne ou externe)
o Assurer le suivi de la boite mail générique du CCAS
o S’assurer du traitement et du suivi des parapheurs
o Assurer la mise à jour régulière du tableau des contacts du CCAS : rechercher, recueillir et enregistrer les informations de mise à jour avec les services du CCAS, de la Ville et les partenaires
Prendre part à la continuité de service, ainsi qu’aux temps de régulation d’équipe
Poste soumis au respect des règles éthiques et de confidentialité de la fonction publique territoriale.
Accueil physique et téléphonique des partenaires et collaborateurs
Secrétariat
En lien avec la responsable de pôle
o Organiser les rendez-vous et les réunions pour la Direction et les chefs de services
o Assurer l’organisation logistique des réunions
o Assurer l’interface entre le pôle secrétariat et les services internes ou externes au CCAS
o Renseigner et mettre à jour les tableaux de suivi des rendez-vous
o Participer à certaines réunions pour en assurer le suivi (prise de notes et élaboration de compte-rendu)
o Mettre en forme différents types de documents : courrier, compte-rendu, note, acte administratif, en assurant une veille orthographique et syntaxique
o Suivre le circuit des signatures des documents et assurer la transmission des documents aux usagers et/ou aux services via du logiciel métier
o Assurer la traçabilité de ces documents via l’actualisation des tableaux de suivi
o Organiser le classement et l'archivage des documents papiers et informatiques produits par la Direction,
o Remplacer ponctuellement les autres secrétaires de la DSRU sur leurs missions en cas d’absence ou de surcharge de travail
o Participer à certaines manifestations des services du CCAS (préparation des dossiers, gestion de l’intendance)
En autonomie
o Réceptionner, enregistrer, distribuer l’ensemble du courrier du CCAS (interne ou externe)
o Assurer le suivi de la boite mail générique du CCAS
o S’assurer du traitement et du suivi des parapheurs
o Assurer la mise à jour régulière du tableau des contacts du CCAS : rechercher, recueillir et enregistrer les informations de mise à jour avec les services du CCAS, de la Ville et les partenaires
Prendre part à la continuité de service, ainsi qu’aux temps de régulation d’équipe
Poste soumis au respect des règles éthiques et de confidentialité de la fonction publique territoriale.
Profils recherchés
Compétences requises / Profil recherché
o Niveau 4 ou niveau 5 (Bac ou Bac + 2), secteur administratif
o Connaissance du fonctionnement d’une collectivité territoriale et d’un CCAS, ses circuits de décision et procédures administratives
o Maîtrise avancée des techniques de secrétariat
o Maîtrise avancée de la langue française
o Capacité rédactionnelle et de synthèse
o Maîtrise avancée des outils bureautiques usuels : word, excel, power point, outlook
o Sens aigu du travail en équipe et de la continuité de service
o Capacité à rendre compte à sa hiérarchie
o Capacité d’organisation du travail, de méthode, de rigueur
o Polyvalence, réactivité, adaptabilité face aux urgences et aux changements d’organisation dans le service
o Sens de l’initiative dans un cadre prédéfini par le responsable de service
o Sens de la discrétion et du secret professionnel
o Disponibilité
o Ponctualité
Relations Fonctionnelles
o Les services du CCAS et de la ville,
o Autres institutions et organismes
o Niveau 4 ou niveau 5 (Bac ou Bac + 2), secteur administratif
o Connaissance du fonctionnement d’une collectivité territoriale et d’un CCAS, ses circuits de décision et procédures administratives
o Maîtrise avancée des techniques de secrétariat
o Maîtrise avancée de la langue française
o Capacité rédactionnelle et de synthèse
o Maîtrise avancée des outils bureautiques usuels : word, excel, power point, outlook
o Sens aigu du travail en équipe et de la continuité de service
o Capacité à rendre compte à sa hiérarchie
o Capacité d’organisation du travail, de méthode, de rigueur
o Polyvalence, réactivité, adaptabilité face aux urgences et aux changements d’organisation dans le service
o Sens de l’initiative dans un cadre prédéfini par le responsable de service
o Sens de la discrétion et du secret professionnel
o Disponibilité
o Ponctualité
Relations Fonctionnelles
o Les services du CCAS et de la ville,
o Autres institutions et organismes
Contact et modalités de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.