Assistant de direction
Offre n° O069240611000173
Publiée le 18/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
1 PLACE ROGER SALENGRO, Saint-Fons (Rhône)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Rédacteur
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Territoire de la 1ère couronne de l’agglomération lyonnaise, située au cœur de la Métropole de Lyon, dans le bassin de vie des Portes du Sud, la commune de Saint-Fons compte 19 500 habitants avec une population jeune et en évolution. Territoire dynamique, marqué par une industrie en pleine transformation et des difficultés sociales, la ville connait une mutation profonde avec deux quartiers en projet de renouvellement urbain et l’arrivée prochaine d’une ligne de tramway.
Surclassée de 20.000 à 40.000 habitants, la collectivité est forte de près de 600 agents et de services publics diversifiés embrassant tous les champs de l’action publique locale. Elle s’inscrit dans un projet politique ambitieux en matière d’éducation, de transition énergétique, de solidarité, de tranquillité publique, de renouvellement urbain et de renforcement du lien social. La collectivité développe en outre une réflexion sur la transformation de l’action publique qui renouvelle sa tradition d’innovation sociale et d’initiative citoyenne.
Surclassée de 20.000 à 40.000 habitants, la collectivité est forte de près de 600 agents et de services publics diversifiés embrassant tous les champs de l’action publique locale. Elle s’inscrit dans un projet politique ambitieux en matière d’éducation, de transition énergétique, de solidarité, de tranquillité publique, de renouvellement urbain et de renforcement du lien social. La collectivité développe en outre une réflexion sur la transformation de l’action publique qui renouvelle sa tradition d’innovation sociale et d’initiative citoyenne.
Missions / conditions d'exercice
L’assistante de Direction est rattachée à la Direction de la Tranquillité Publique et de la Prévention (DTPP) et exerce sous l’autorité de la Directrice de la DTPP, et de l’Autorité Territoriale, les missions suivantes :
Gestion administrative & Logistique de la direction :
- Programmer des réunions ponctuelles et récurrentes (Réunion élu / Réunion service PM / Réunion chefs de service (individuelles & communes) / Groupes de travail du CLSPD) et en organiser la logistique (réservation salle, matériel, supports documentaires, convocations, préparation feuille émargement) ;
- Rappeler aux participants les réunions à venir (mail et/ou appels téléphoniques) ;
- Assurer l’accueil téléphonique ;
- Mettre à jour régulièrement et sur initiative les fichiers de coordonnées des partenaires et participants aux réunions ;
- Gestion des fournitures ;
- Réalisation et suivi des demandes sur GLPI ;
- Répondre aux demandes logistiques de l’encadrement direct ;
- Mise à jour de l’organigramme de la direction.
Gestion des courriers & signalements :
- Enregistrer les courriers « arrivée » et « départ »
- Dispatcher les courriers entrants aux services par voie dématérialisée ;
- Récupération et dépôt physique en Mairie des courriers & parapheurs ;
- Suivre le circuit des parapheurs et relancer les services le cas échéant ;
- Traitement du courrier de la directrice arrivant sur le futur logiciel courrier et des signalements de nuisances sur la plateforme Toodego : tableau de recensement et de suivi des courriers-demandes/ aide à la recherche d'informations / préparation trames de courriers / alerte en cas de non traitement passé un délai préalablement fixé / relais des réponse apportées aux services intéressés / archivage ;
- Traitement des plaintes : fourniture aux services des rapports PM appuyant la plainte, récupération des plaintes déposées, archivage, suivi des plaintes (tableau de suivi.)
Ressources Humaines :
- Compilation des astreintes et heures supplémentaires rémunérées, relances éventuelles, vérification du bon respect des volumes horaires maximum et transmission pour paiement ;
- Transmission RH, suivi des heures majorées et de récupération, information régulière des agents du crédit disponible et rappel des délais de consommation ;
- Constitution (version papier & dématérialisée) et suivi du dossier administratif des agents (CV, fiche de poste, arrêté de nomination, carrière, accréditations, évaluation, formations…) ;
- Initier et suivre les demandes d’agréments Préfet & Procureur et les demandes d’assermentation (prestation de serment) des agents PM et ASVP ;
- Armement (autorisation de port d’armes & abrogation du port d’arme) ;
- Accréditation à la conduite et autorisation de remisage des véhicules ;
Budget :
- Suivi des budgets des services PM / CVSU / Gestion des Risques : suivi régulier et état mensuel adressé à la direction ;
- Elaboration de tiers, bons de commande, virements de crédits & traitement des factures du service PM ;
Participation à la vie du service :
- Participation aux réunions de services : mise en forme ordre du jour, rédaction des comptes-rendus ou relevés de décisions, assistance dans les mesures à initier découlant des échanges ;
- Compte-rendu de réunion du CLSPD en comité plénier et restreint ;
En l’absence de l’agent titulaire :
- Gestion des chiens catégorisés
- Autorisations de barbecue
Position hiérarchique : sous l’autorité de la Directrice de la Tranquillité Publique et de la Prévention
Relations de travail :
Fonctionnelles :
Internes
- Les élus
- Le directeur général des services
- Les chefs de service de la direction
- L’adjoint au chef de service PM
Externes :
- Les services municipaux
- Les services métropolitains
- La Préfecture
- Le Parquet de Lyon
- Les fournisseurs
Conditions d’exercice
Lieu de travail : Police Municipale de Saint-Fons
Temps de travail : Temps de travail : 38 Heures sur 5 jours + 18 RTT
Rémunération : selon les grilles indiciaires du cadre d'emploi d'adjoint administratif ou de rédacteur + IFSE + prime annuelle
Avantages :
- Carte titres restaurant avec participation employeur à hauteur de 50%,
- Participation employeur à hauteur de 75 % aux abonnements transports en commun
- Participation employeur pour l’adhésion à une prévoyance maintien de salaire
- Forfait mobilités durables jusqu'à 300 €
- Comité des Œuvres Sociales (Cartes cadeaux/sorties/billetterie/chèques vacances/parfums...)
- Carte d’accès gratuite à la Médiathèque de la Ville
Poste également ouvert aux non titulaires dans le cadre d'un CDD de 12 mois renouvelable.
Gestion administrative & Logistique de la direction :
- Programmer des réunions ponctuelles et récurrentes (Réunion élu / Réunion service PM / Réunion chefs de service (individuelles & communes) / Groupes de travail du CLSPD) et en organiser la logistique (réservation salle, matériel, supports documentaires, convocations, préparation feuille émargement) ;
- Rappeler aux participants les réunions à venir (mail et/ou appels téléphoniques) ;
- Assurer l’accueil téléphonique ;
- Mettre à jour régulièrement et sur initiative les fichiers de coordonnées des partenaires et participants aux réunions ;
- Gestion des fournitures ;
- Réalisation et suivi des demandes sur GLPI ;
- Répondre aux demandes logistiques de l’encadrement direct ;
- Mise à jour de l’organigramme de la direction.
Gestion des courriers & signalements :
- Enregistrer les courriers « arrivée » et « départ »
- Dispatcher les courriers entrants aux services par voie dématérialisée ;
- Récupération et dépôt physique en Mairie des courriers & parapheurs ;
- Suivre le circuit des parapheurs et relancer les services le cas échéant ;
- Traitement du courrier de la directrice arrivant sur le futur logiciel courrier et des signalements de nuisances sur la plateforme Toodego : tableau de recensement et de suivi des courriers-demandes/ aide à la recherche d'informations / préparation trames de courriers / alerte en cas de non traitement passé un délai préalablement fixé / relais des réponse apportées aux services intéressés / archivage ;
- Traitement des plaintes : fourniture aux services des rapports PM appuyant la plainte, récupération des plaintes déposées, archivage, suivi des plaintes (tableau de suivi.)
Ressources Humaines :
- Compilation des astreintes et heures supplémentaires rémunérées, relances éventuelles, vérification du bon respect des volumes horaires maximum et transmission pour paiement ;
- Transmission RH, suivi des heures majorées et de récupération, information régulière des agents du crédit disponible et rappel des délais de consommation ;
- Constitution (version papier & dématérialisée) et suivi du dossier administratif des agents (CV, fiche de poste, arrêté de nomination, carrière, accréditations, évaluation, formations…) ;
- Initier et suivre les demandes d’agréments Préfet & Procureur et les demandes d’assermentation (prestation de serment) des agents PM et ASVP ;
- Armement (autorisation de port d’armes & abrogation du port d’arme) ;
- Accréditation à la conduite et autorisation de remisage des véhicules ;
Budget :
- Suivi des budgets des services PM / CVSU / Gestion des Risques : suivi régulier et état mensuel adressé à la direction ;
- Elaboration de tiers, bons de commande, virements de crédits & traitement des factures du service PM ;
Participation à la vie du service :
- Participation aux réunions de services : mise en forme ordre du jour, rédaction des comptes-rendus ou relevés de décisions, assistance dans les mesures à initier découlant des échanges ;
- Compte-rendu de réunion du CLSPD en comité plénier et restreint ;
En l’absence de l’agent titulaire :
- Gestion des chiens catégorisés
- Autorisations de barbecue
Position hiérarchique : sous l’autorité de la Directrice de la Tranquillité Publique et de la Prévention
Relations de travail :
Fonctionnelles :
Internes
- Les élus
- Le directeur général des services
- Les chefs de service de la direction
- L’adjoint au chef de service PM
Externes :
- Les services municipaux
- Les services métropolitains
- La Préfecture
- Le Parquet de Lyon
- Les fournisseurs
Conditions d’exercice
Lieu de travail : Police Municipale de Saint-Fons
Temps de travail : Temps de travail : 38 Heures sur 5 jours + 18 RTT
Rémunération : selon les grilles indiciaires du cadre d'emploi d'adjoint administratif ou de rédacteur + IFSE + prime annuelle
Avantages :
- Carte titres restaurant avec participation employeur à hauteur de 50%,
- Participation employeur à hauteur de 75 % aux abonnements transports en commun
- Participation employeur pour l’adhésion à une prévoyance maintien de salaire
- Forfait mobilités durables jusqu'à 300 €
- Comité des Œuvres Sociales (Cartes cadeaux/sorties/billetterie/chèques vacances/parfums...)
- Carte d’accès gratuite à la Médiathèque de la Ville
Poste également ouvert aux non titulaires dans le cadre d'un CDD de 12 mois renouvelable.
Profils recherchés
Savoirs :
- Connaître les logiciels courants de secrétariat : traitement de texte, tableur
- Tenue électronique d’agenda
- Connaître les règles d’orthographe et de grammaire
Savoir-faire :
- Savoir utiliser les outils bureautiques et informatiques (Word, Excel, Power point…)
- Savoir utiliser Internet et tous types de messagerie supports électroniques
- Savoir utiliser le logiciel Finances & GLPI
Savoir être :
- Bonne présentation
- Discrétion
- Adaptabilité
- Sens des relations humaines
- Esprit d’initiative et capacité d’autonomie
- Sens de l’organisation
- Rigueur et méthode
- Sens du service public
- Connaître les logiciels courants de secrétariat : traitement de texte, tableur
- Tenue électronique d’agenda
- Connaître les règles d’orthographe et de grammaire
Savoir-faire :
- Savoir utiliser les outils bureautiques et informatiques (Word, Excel, Power point…)
- Savoir utiliser Internet et tous types de messagerie supports électroniques
- Savoir utiliser le logiciel Finances & GLPI
Savoir être :
- Bonne présentation
- Discrétion
- Adaptabilité
- Sens des relations humaines
- Esprit d’initiative et capacité d’autonomie
- Sens de l’organisation
- Rigueur et méthode
- Sens du service public
Contact et modalités de candidature
Contact
0472092020
Informations complémentaires
Adressez votre lettre de motivation accompagnée d'un curriculum vitæ à ressourceshumaines@saint-fons.fr
Ou à l'adresse suivante : COMMUNE DE SAINT-FONS 1 PLACE ROGER SALENGRO 69190 SAINT-FONS
Ou à l'adresse suivante : COMMUNE DE SAINT-FONS 1 PLACE ROGER SALENGRO 69190 SAINT-FONS
Adresse de l'employeur
SAINT-FONS
>1 PLACE ROGER SALENGRO
69190 SAINT-FONS
>1 PLACE ROGER SALENGRO
69190 SAINT-FONS
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.