Sous la responsabilité du.de la directeur.trice du service de la police municipale, vous assurez le secrétariat du.de la directeur.trice, l'exécution et le contrôle de la réalisation des actes administratifs dans le respect des techniques, des procédures et des règles applicables ainsi que l'encadrement de l'équipe du secrétariat et la qualité de l'accueil administratif.

Activité de secrétariat :
o Assurer ponctuellement l'accueil physique et/ou téléphonique
o Effectuer un reporting régulier par l'élaboration de tableaux de bord : appels téléphoniques, personnes reçues, extraction de main courante pour rendu et suivi (activités/faits constatés/missions)
o Traiter et rédiger des courriers administratifs : note, compte rendu, procédure, réponse aux doléances
o Concevoir et organiser des réunions
o Gérer les agendas et les plannings
o Gérer et suivre les demandes, courriers et documentations entrants et sortants, les parapheurs
o Trier, dépouiller, classer et archiver les dossiers et la documentation
o Gérer l'information et les relations avec les interlocuteurs.trices internes et externes : prise de rendez-vous, réponse aux réclamations, accueil physique et organisation des réunions transversales
o Régisseur.se principal.e de la régie de recette de fourrière

Exécuter et contrôler la réalisation des actes administratifs :
o Gérer son portefeuille de dossiers : expertises, autorisation de destruction, bon de commande, remembrements, préparation de budget du poste, régie de recette, coriolis, doléances et fiches de liaison
o Traiter et transmettre les informations
o Accompagner et assister les agents.es de gestion administrative et apporter un appui technique et opérationnel (trois secrétaires), en l'occurrence, soutient sa ou ses collègues en matière de : régie de fourrière, gestion objets trouvés, planning secrétariat, organisation des réunions du poste / en assure le compte rendu
o Participer à la conception et à l'analyse de certains dossiers (rapports, courriers types et procédures), budget, bilan et évaluation (carte bancaire, objets trouvés...)
o Participer occasionnellement au paramétrage des outils, logiciels, système relevant de son domaine d'activité en concertation préalable
o Contrôler l'application des règles, procédures et normes, vérifier et effectuer la correction des dossiers suivis

Encadrement :
o De l'équipe du secrétariat : animer le pôle secrétariat en lien avec le.la directeur.trice du service : réunion, plannings, contribue à la formation technique des agents.es de gestion administrative et réalisation des entretiens professionnels
o Référent.e ressource humaines

Information complémentaire :
o Horaires de travail : 8h30-12h30 et 13h30-16h56

Connaissances :
o Législation et réglementation applicables à son domaine d'activité (pouvoir de police du maire, fourrière...)
o Bases du statut de la fonction publique territoriale
o Pratique d'une ou de plusieurs techniques de gestion (coriolis, budget poste...)
o Techniques de secrétariat et de bureautique
o Procédures administratives applicables (fourrière/objets trouvés)
o Base en communication liée aux techniques d'accueil et d'écoute
- Accueil téléphonique
- Accueil physique
o Outils informatiques : excel/word/outlook/coriolis/powerpoint/kolok courrier/ main courante
o Gestes et postures liées à la prévention des conflits
o Tissu partenarial : police nationale, Grand Lyon, Préfecture

Savoir-faire :
o Maîtriser des procédures, protocoles et réglementation spécifique à son domaine (rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports relatif à son domaine de compétence).
o Traiter et transmettre l'information et rendre compte régulièrement du travail réalisé auprès de sa hiérarchie (tableaux de bord ; rapport d'activité).
o Maîtriser les techniques et pratiques professionnelles (outils bureautiques) ainsi que les logiciels métier adapté (coriolis et logitud).
o Évaluer la pertinence, l'exactitude des données et dossiers traités.
o Assurer un rôle de conseil auprès des tiers (agents, usagers et / ou partenaires).
o Mettre en œuvre des outils de suivi de l'activité, analyser les données et tableaux de bord.
o Posséder une maîtrise rédactionnelle et des techniques de secrétariat et de classement.
o Gérer des situations relationnelles complexes et/ou conflictuelles dans le cadre de l'accueil.

Savoir être et attitudes requises :
o Travailler de manière autonome, en transversalité et/ou en équipe
o Être disponible
o Être force de proposition
o S'adapter aux changements et aux diverses situations
o Disposer de qualités relationnelles
o Avoir des qualités d'organisation
o Faire preuve de distanciation
o Faire preuve de discrétion