Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, la Ville de Lyon (510 000 habitants-es) est caractérisée par sa qualité de vie et son dynamisme exceptionnels.
Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, l'équipe municipale veut faire de Lyon une ville plus respirable, solidaire et à l'écoute de ses habitants-es.
Pour accompagner ce projet, la Ville de Lyon bénéficie d'un budget de 800 millions d'euros et de l'engagement d'une administration municipale forte de près de 8 500 agents-es présents-es au quotidien auprès des Lyonnaises et des Lyonnais.

La Délégation Générale Jeunesse à l'Education à l'Enfance aux Sports et à l'Inclusion (DGJEESI) est composée de 4 directions, d'un secrétariat général, de deux missions transversales et est chargée du suivi du CCAS, totalisant environ 4 200 agents-es exerçant des missions de services aux publics, au plus près des enfants, des familles et des plus vulnérables de nos concitoyens.

Le CCAS, établissement public administratif rattaché à la Ville de Lyon, emploie 513 agents permanents et 100 agents non-permanents (besoins occasionnels, remplaçants, saisonniers, vacataires, apprentis, services civiques...).
Il met en œuvre la politique sociale municipale.
Il développe ainsi différentes activités d'aide et d'accompagnement des personnes âgées, familles en difficultés et de lutte contre les exclusions.

De multiples projets sont portés par le CCAS dans le champ de la gérontologie, et notamment : des extensions/relocalisation d'EHPAD concernant 3 des 4 établissements, l'impulsion d'une démarche qualité renouvelée et la renégociation du CPOM présentant des enjeux financiers importants, la conception d'une politique affirmée de lutte contre l'isolement des seniors à domicile, la réalisation d'un réel maillage territorial en rendant perméables au quartier les résidences autonomie séniors...

Sous la responsabilité hiérarchique du Directeur/de la Directrice d'Etablissement et dans le cadre du respect du projet d'établissement:
Vous participez à la mise en place du projet " réseau " et vous assistez le/la directeur-trice de l'établissement :
- vous venez en appui au poste de direction : .
- vous couvrez les champs des finances, des ressources humaines et de la relation avec les résidents et leur famille ;
- en l'absence de la direction, vous assurez le fonctionnement quotidien de l'établissement, en collaboration avec l'infirmier-cadre ;
- vous animez le réseau conformément aux directives données.

Activités principales
1. Suivi budgétaire en collaboration avec le/la directeur-trice et le pôle Finances :
- préparation et suivi du budget prévisionnel de fonctionnement et d'investissement ;
- saisie des données sous le logiciel ASTRE ;
- le cas échéant, aide aux choix de fournisseurs (rapport qualité/prix) pour les achats de produits en collaboration avec le demandeur (diététicien, agent polyvalent...) ;
- bon d'engagement et service fait des factures et envoi au pôle Finances ;
- renseignements des tableaux de suivi ;
- solde mensuel ou trimestriel des engagements en cours ;
- vérification des factures résidents, alerte et suivi de l'impayé.

2. Gestion des ressources humaines en collaboration avec le/la directeur-trice :
- suivi administratif des agents (arrêt maladie, accident du travail, clés, badges...) ;
- participation à l'élaboration des plannings mensuels et gestion de ceux-ci en l'absence de la direction ou du/de la cadre de santé (recherche de remplacement en interne ou intérim) ;
- aide ponctuelle aux agents pour la saisie de leurs congés dans le logiciel informatique.

3. Gestion du dossier résident :
- accueil des nouveaux résidents concernant l'aspect administratif ;
- aide et orientation pour le montage des différents dossiers (APL, aide sociale...) ;
* Réalisation du tableau des mouvements ;
- déclaration mensuelle à la CPAM des mouvements des résidents et des dépenses de soins en EHPAD.

4. Régisseur principal :
- dépôt de chèques,
- constitution de régie d'avance.

5. Assistance technique à la gestion du Conseil de la Vie Sociale (CVS) :
- organisation des élections,
- planification des CVS,
- représentant(-e) du service Gérontologie,
- rédaction des comptes-rendus.

Activités spécifiques
1. Remplacement du/de la secrétaire (si pas de remplaçant-e saisonnier-e) :
- sur l'activité communication, accueil physique et téléphonique

Appui sur les tâches ne pouvant être différées.

2. Réseau EHPA :
- référent-e CVS,
- animation des réunions de réseau (ex : suivi projet d'établissement),
- aide à la rédaction des procédures.

Horaires : 38h45 hebdo + RTT

CONNAISSANCES :
- Maîtrise des procédures du CCAS et de la Ville de Lyon
- Maîtrise des logiciels bureautiques Word, Excel, Outlook, Powerpoint et métiers : ASTRE, Easy soins
- Connaissance de la personne âgée et de la règlementation des EHPAD
- Maîtrise des tableaux de bord et outils de planification et de suivi
- Maîtrise rédactionnelle.

QUALITES :
- Discrétion et confidentialité
- Sens de l'organisation, de la rigueur et du reporting
- Sens des priorités
- Bon relationnel, esprit d'équipe
- Curiosité professionnelle