Officier d'état civil (H/F)
Offre n° O068241101388761
Publiée le 06/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
1 place de la mairie - bp 50528, Colmar (Haut-Rhin)
Poste à pourvoir le
04/01/2025
Date limite de candidature
06/12/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Officier d'état civil (H/F)
Missions / conditions d'exercice
Le service Etat Civil et Elections de la ville de Colmar est à la recherche d'un Officiel d'Etat Civil pour la cellule naissances, décès, mariages-PACS, changement de nom et prénom.
Activités principales :
Naissances - Reconnaissances
* Audition en cas de suspicion de reconnaissance frauduleuse
* Rédaction des actes après vérification des pièces indispensables
* Tenue et mise à jour des livrets de famille
* Envoi des avis de naissance aux communes concernées
Décès
* Rédaction des actes après vérification des pièces indispensables
* Délivrance des actes et documents nécessaires aux obsèques
* Inscription dans les livrets de famille
* Envoi des transcriptions, des mentions de décès et des avis DDASS
* Enregistrement des déclarations de dispersion des cendres en pleine nature
Mariages
* Réception des dossiers de mariage, enregistrement, affichage et publication des bans
* Préparation des dossiers d'audition et audition des futurs époux et rédaction des comptes-rendus d'entretiens
* Préparation des notes destinées aux adjoints - cabinet du Maire - concierges
* Préparation des mariages (pour la célébration : actes, extraits, livrets de famille, mentions)
Livrets de famille
* Etablissement des livrets de famille
* Complétude Remplissage des livrets de famille à compléter (en provenance d'autres communes)
* Suivi des demandes de livrets de famille et gestion du stock
Mentions
* Apposition, vérification et rectification de mentions d'état civil
* Reprise d'antériorité : création des extraits des actes numérisés
* Expédition des avis et des accusés de réception de mentions
* Edition de statistiques mensuelles
Activités complémentaires :
Accueil
* Accueil, orientation et renseignement du public
* Délivrance de copies intégrales d'actes, cote et paraphe de registres professionnels
Liste des activités énumérées non exhaustive, au vu des besoins du service.
Activités principales :
Naissances - Reconnaissances
* Audition en cas de suspicion de reconnaissance frauduleuse
* Rédaction des actes après vérification des pièces indispensables
* Tenue et mise à jour des livrets de famille
* Envoi des avis de naissance aux communes concernées
Décès
* Rédaction des actes après vérification des pièces indispensables
* Délivrance des actes et documents nécessaires aux obsèques
* Inscription dans les livrets de famille
* Envoi des transcriptions, des mentions de décès et des avis DDASS
* Enregistrement des déclarations de dispersion des cendres en pleine nature
Mariages
* Réception des dossiers de mariage, enregistrement, affichage et publication des bans
* Préparation des dossiers d'audition et audition des futurs époux et rédaction des comptes-rendus d'entretiens
* Préparation des notes destinées aux adjoints - cabinet du Maire - concierges
* Préparation des mariages (pour la célébration : actes, extraits, livrets de famille, mentions)
Livrets de famille
* Etablissement des livrets de famille
* Complétude Remplissage des livrets de famille à compléter (en provenance d'autres communes)
* Suivi des demandes de livrets de famille et gestion du stock
Mentions
* Apposition, vérification et rectification de mentions d'état civil
* Reprise d'antériorité : création des extraits des actes numérisés
* Expédition des avis et des accusés de réception de mentions
* Edition de statistiques mensuelles
Activités complémentaires :
Accueil
* Accueil, orientation et renseignement du public
* Délivrance de copies intégrales d'actes, cote et paraphe de registres professionnels
Liste des activités énumérées non exhaustive, au vu des besoins du service.
Profils recherchés
Recrutement statutaire sur le cadre d'emploi des rédacteurs territoriaux (catégorie B) ou des adjoints administratifs territoriaux (catégorie C). A défaut, recrutement par voie contractuelle.
L'article L 332-8 du Code Général de la Fonction Publique, permet, à défaut de candidature remplissant les conditions statutaires, l'engagement d'un agent contractuel pour trois ans maximum, renouvelables dans la limite de 6 ans, lorsque les besoins des services ou la nature des fonctions le justifient.
Les savoirs nécessaires :
Diplômes, concours, formations ou techniques particulières :
Diplômes administratifs ou juridiques appréciés
Outils bureautiques et logiciels informatiques :
Maîtrise des logiciels Word, Excel, Siècle, fichier domiciliaire
Connaissances ou notions nécessaires :
Connaissances en droit civil et droit de la famille
Les savoir-faire :
* Travailler en équipe
* Maîtriser les applications informatiques en rapport au service
* Faire preuve d'écoute et d'empathie dans les échanges
* Gérer une situation de stress / Gérer une situation difficile (famille en deuil)
* Rédiger des courriers
* Planifier (mariages) et prioriser
* Appliquer une réglementation
* Conseiller et coordonner
Les qualités personnelles requises :
* Serviabilité envers le public, Rigueur, polyvalence et disponibilité
* Autonomie, discrétion et qualités relationnelles
Conditions de travail :
Temps de travail hebdomadaire en centième : 38h50 - avec 18 jours RTT/an
Nombre de jours de travail par semaine : 5 jours
Horaires de travail : de 8h30 à 12h00 et de 14h00 à 17h30
Contraintes : Permanences par roulement entre Noël et Nouvel An et respect des heures d'ouverture au public
Eléments de rémunération :
* Rémunération statutaire + IFSE et CIA
* Prime de fin d'année, tickets restaurant, participation mutuelle et prévoyance
* Possibilité d'adhérer au GAS.
Les candidatures accompagnées d'un curriculum vitae sont à adresser, au plus tard le 06/12/2024
sur la plateforme Colmar&moi : https://eservices.portail.colmar.fr
L'article L 332-8 du Code Général de la Fonction Publique, permet, à défaut de candidature remplissant les conditions statutaires, l'engagement d'un agent contractuel pour trois ans maximum, renouvelables dans la limite de 6 ans, lorsque les besoins des services ou la nature des fonctions le justifient.
Les savoirs nécessaires :
Diplômes, concours, formations ou techniques particulières :
Diplômes administratifs ou juridiques appréciés
Outils bureautiques et logiciels informatiques :
Maîtrise des logiciels Word, Excel, Siècle, fichier domiciliaire
Connaissances ou notions nécessaires :
Connaissances en droit civil et droit de la famille
Les savoir-faire :
* Travailler en équipe
* Maîtriser les applications informatiques en rapport au service
* Faire preuve d'écoute et d'empathie dans les échanges
* Gérer une situation de stress / Gérer une situation difficile (famille en deuil)
* Rédiger des courriers
* Planifier (mariages) et prioriser
* Appliquer une réglementation
* Conseiller et coordonner
Les qualités personnelles requises :
* Serviabilité envers le public, Rigueur, polyvalence et disponibilité
* Autonomie, discrétion et qualités relationnelles
Conditions de travail :
Temps de travail hebdomadaire en centième : 38h50 - avec 18 jours RTT/an
Nombre de jours de travail par semaine : 5 jours
Horaires de travail : de 8h30 à 12h00 et de 14h00 à 17h30
Contraintes : Permanences par roulement entre Noël et Nouvel An et respect des heures d'ouverture au public
Eléments de rémunération :
* Rémunération statutaire + IFSE et CIA
* Prime de fin d'année, tickets restaurant, participation mutuelle et prévoyance
* Possibilité d'adhérer au GAS.
Les candidatures accompagnées d'un curriculum vitae sont à adresser, au plus tard le 06/12/2024
sur la plateforme Colmar&moi : https://eservices.portail.colmar.fr
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Cliquez sur le lien ci-dessus pour postuler
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.