Secrétaire de direction
Offre n° O068240823000716
Publiée le 23/08/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
39 Avenue du 8ème Régiment de Hussards - Quartier Plessier - Bâtiment 15, Altkirch (Haut-Rhin)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Attaché
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Attaché
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Selon la grille indiciaire
Descriptif de l'emploi
Présentation de la structure
Le Pays du Sundgau est un établissement public qui œuvre dans l’analyse et la prospective, dans la coordination de programmes financiers et dans le développement d’actions pour les champs d’interventions suivants : aménagement du territoire et urbanisme, transition écologique et énergétique, mobilités, développement local et attractivité. Les actions conduites s’inscrivent sur un bassin de vie de 72 000 habitants et de 664 km² dans le Sud de l’Alsace.
La structure compte une vingtaine d’agents.
Descriptif de l’emploi :
Sous la responsabilité du directeur et de la responsable des finances et des ressources humaines du Pays du Sundgau, la/le secrétaire aura pour missions :
Le Pays du Sundgau est un établissement public qui œuvre dans l’analyse et la prospective, dans la coordination de programmes financiers et dans le développement d’actions pour les champs d’interventions suivants : aménagement du territoire et urbanisme, transition écologique et énergétique, mobilités, développement local et attractivité. Les actions conduites s’inscrivent sur un bassin de vie de 72 000 habitants et de 664 km² dans le Sud de l’Alsace.
La structure compte une vingtaine d’agents.
Descriptif de l’emploi :
Sous la responsabilité du directeur et de la responsable des finances et des ressources humaines du Pays du Sundgau, la/le secrétaire aura pour missions :
Missions / conditions d'exercice
Secrétariat de direction
• Gestion du secrétariat : tenue de l’agenda, organisation et suivi des réunions du directeur (convocations, transmission des ordres du jour et comptes rendus),
• Traitement, suivi et classement des courriers et dossiers du directeur.
• Organisation des bureaux, des conseils syndicaux et des conférences des maires : rédaction et transmission des courriers d’invitations, des notes de synthèses, rédaction des procès-verbaux, extraits des délibérations, transmission en sous-préfecture des actes, classement des délibérations et publication sur le site internet de la collectivité, tenue des registres…
• Comptes rendus des réunions
• Préparation des supports de présentations.
• Mises à jour du site internet, des carnets d’adresse…
Mission de gestion comptable
• Préparation, suivi et gestion des contrats et des marchés en lien avec les responsables de pôles et la direction.
• Demandes de devis et analyse des offres.
• Appui au pilotage du budget
• Préparation, suivi administratif et financier des subventions
• Classement
• Suivi de l’occupation de la salle de réunion, de l’entretien de la voiture de service, des vélos, des bureaux…
• Accueil physique et téléphonique
Mission ressources humaines
• Gestion et commande des tickets restaurant
• Participation à la mise en concurrence des actions sociales
• Suivi du planning de présence et des absences des agents (RTT, CP, récupération, maladie…)
• Suivi des pièces administratives (envoi et retour de documents)
• Appui à la rédaction des arrêtés et des contrats du personnel
• Suivi des demandes d’emplois (réponses aux candidats, planification des entretiens…)
• Préparation des entretiens d’embauche (grille d’évaluation) et rédaction des comptes rendus
• Suivi des formations des agents
• Gestion du secrétariat : tenue de l’agenda, organisation et suivi des réunions du directeur (convocations, transmission des ordres du jour et comptes rendus),
• Traitement, suivi et classement des courriers et dossiers du directeur.
• Organisation des bureaux, des conseils syndicaux et des conférences des maires : rédaction et transmission des courriers d’invitations, des notes de synthèses, rédaction des procès-verbaux, extraits des délibérations, transmission en sous-préfecture des actes, classement des délibérations et publication sur le site internet de la collectivité, tenue des registres…
• Comptes rendus des réunions
• Préparation des supports de présentations.
• Mises à jour du site internet, des carnets d’adresse…
Mission de gestion comptable
• Préparation, suivi et gestion des contrats et des marchés en lien avec les responsables de pôles et la direction.
• Demandes de devis et analyse des offres.
• Appui au pilotage du budget
• Préparation, suivi administratif et financier des subventions
• Classement
• Suivi de l’occupation de la salle de réunion, de l’entretien de la voiture de service, des vélos, des bureaux…
• Accueil physique et téléphonique
Mission ressources humaines
• Gestion et commande des tickets restaurant
• Participation à la mise en concurrence des actions sociales
• Suivi du planning de présence et des absences des agents (RTT, CP, récupération, maladie…)
• Suivi des pièces administratives (envoi et retour de documents)
• Appui à la rédaction des arrêtés et des contrats du personnel
• Suivi des demandes d’emplois (réponses aux candidats, planification des entretiens…)
• Préparation des entretiens d’embauche (grille d’évaluation) et rédaction des comptes rendus
• Suivi des formations des agents
Profils recherchés
Compétences / connaissances requises :
• Formation de niveau Bac +2 minimum
• Expérience dans le domaine du secrétariat exigée
• Connaître le principe de fonctionnement des administrations et établissements publics
• Connaître les règles d’élaboration des actes administratifs
• Avoir des notions de comptabilité publique et/ou des connaissances du statut de la fonction publique serait un plus
Savoir-faire :
• Maîtrise parfaite de l’expression écrite et orale, maîtrise de l’orthographe
• Savoir rédiger des documents administratifs de formes et contenus divers
• Bonne connaissance de l’outil informatique Word, Excel, PowerPoint, Outlook…
• Connaissance du logiciel de gestion financière et de paie Berger-Levrault appréciée.
Savoir-être :
• Savoir prioriser les actions et faire preuve de rigueur
• Être autonome
• Savoir prendre des initiatives et être force de proposition
• Avoir des qualités relationnelles
• Discrétion, obligation de confidentialité et de réserve
• Formation de niveau Bac +2 minimum
• Expérience dans le domaine du secrétariat exigée
• Connaître le principe de fonctionnement des administrations et établissements publics
• Connaître les règles d’élaboration des actes administratifs
• Avoir des notions de comptabilité publique et/ou des connaissances du statut de la fonction publique serait un plus
Savoir-faire :
• Maîtrise parfaite de l’expression écrite et orale, maîtrise de l’orthographe
• Savoir rédiger des documents administratifs de formes et contenus divers
• Bonne connaissance de l’outil informatique Word, Excel, PowerPoint, Outlook…
• Connaissance du logiciel de gestion financière et de paie Berger-Levrault appréciée.
Savoir-être :
• Savoir prioriser les actions et faire preuve de rigueur
• Être autonome
• Savoir prendre des initiatives et être force de proposition
• Avoir des qualités relationnelles
• Discrétion, obligation de confidentialité et de réserve
Contact et modalités de candidature
Contact
0389254982
Informations complémentaires
• Permis B souhaité (voiture de service).
• Type de contrat : Titulaire de la fonction publique ou contractuel (CDD de 36 mois)
• Rémunération : selon la grille indiciaire de la fonction publique
• Temps de travail : 35 heures/semaine - aménagés avec 2 RTT/mois
• Lieu de travail : Altkirch (68130)
• Salaire : selon grille statutaire de la fonction publique
• Avantages sociaux : tickets restaurants - participation de l’employeur à la mutuelle santé et prévoyance
• Poste à pourvoir le 1er octobre 2024
Contact :
Lettre de motivation et CV à envoyer par courriel à M. David RIGOULOT, Directeur / direction@pays-sundgau.fr / 03 89 25 96 90 et Mme Astrid CLORY, Chargée des finances et des ressources humaines / compta@pays-sundgau.fr.
• Type de contrat : Titulaire de la fonction publique ou contractuel (CDD de 36 mois)
• Rémunération : selon la grille indiciaire de la fonction publique
• Temps de travail : 35 heures/semaine - aménagés avec 2 RTT/mois
• Lieu de travail : Altkirch (68130)
• Salaire : selon grille statutaire de la fonction publique
• Avantages sociaux : tickets restaurants - participation de l’employeur à la mutuelle santé et prévoyance
• Poste à pourvoir le 1er octobre 2024
Contact :
Lettre de motivation et CV à envoyer par courriel à M. David RIGOULOT, Directeur / direction@pays-sundgau.fr / 03 89 25 96 90 et Mme Astrid CLORY, Chargée des finances et des ressources humaines / compta@pays-sundgau.fr.
Adresse de l'employeur
PETR PAYS DU SUNDGAU
>39 Avenue du 8ème Régiment de Hussards - Quartier Plessier - Bâtiment 15
68130 Altkirch
>39 Avenue du 8ème Régiment de Hussards - Quartier Plessier - Bâtiment 15
68130 Altkirch
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.