Assistant.e de recrutement
Offre n° O068240801385325
Publiée le 29/08/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
1 place de la mairie - bp 50528, Colmar (Haut-Rhin)
Poste à pourvoir le
27/10/2024
Date limite de candidature
29/09/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Gestion des ressources humaines >
Ressources humaines, statut et rémunération
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Assistant.e de recrutement
Missions / conditions d'exercice
La Direction des Ressources Humaines de la Ville de Colmar mutualisée avec Colmar Agglomération est un service à taille humaine, au coeur de la vie de l'organisation. Nous sommes chargés de recruter, de former et de développer les compétences de nos agents. Nous assurons également la gestion administrative du personnel, le suivi des carrières et la mise en oeuvre des politiques sociales. Notre équipe est composée de professionnels passionnés, soucieux de proposer des solutions innovantes et adaptées aux besoins de nos collaborateurs.
Dans un contexte de mutualisation à l'échelle de la Ville de Colmar et de Colmar Agglomération, l'assistant.e de recrutement :
- assure la gestion des "emplois" temporaires
- assiste la direction dans la gestion de dossiers spécifiques et en matière de communication interne, d'information et d'accueil
Activités principales :
Gestion des demandes de stages :
* Renseignement des candidats et des services sur la procédure d'accueil des stagiaires
* Traitement des demandes de stage sur le logiciel Beetween avec recherche de service d'accueil (le cas échéant, via des mails "circulaires" aux chefs de service/directeurs en vue de susciter des demandes d'accueil)
* Suivi des conventions de stage (vérification de la conformité avant mise en signature)
* Elaboration des certificats de stage selon demande
* En cas de stage gratifié, préparation du dossier pour décision puis pour transmission à la gestion
Gestion des "emplois" temporaires (apprentis, saisonniers, TIG et services civiques) :
* Procède à toutes les étapes : du recensement des besoins des services à l'embauche
* Veille à la validité des candidatures MNS en lien avec le référent à la direction des sports
Gestion de la boîte mail générique DRH :
* Consultation et transmissions des mails à l'interlocuteur idoine
* Réponse aux candidatures arrivées par mail (ou courrier papier) en vue du dépôt sur la plateforme : Colmar.nous-recrutons
* Gestion du répondeur téléphonique et transmission des messages à l'interlocuteur idoine
Assure la diffusion des documents de la direction :
* Courrier entrant : pré-tri, distribution interne, renvoi...
* Courrier sortant : préparation des parapheurs de signature à destination des élus et de la hiérarchie ; Edition de courriers selon besoins (notamment par publipostage)
* Suivi et commande des fournitures de bureau et papeterie
* Archivage
Assure l'accueil :
Accueil physique et téléphonique et orientation de toute personne s'adressant au secrétariat
Activités complémentaires :
Assistante de direction :
* Enregistrement des titres et des délibérations RH sur le logiciel DIGITECH
* Organisation logistique et administrative des commissions administratives paritaires (veille au respect des délais règlementaires et internes en la matière)
* Gestion des Autorisations Spéciales d'Absences syndicales et de l'Heure Mensuelle d'Information syndicale des différents syndicats (veille au respect de la règlementation et des procédures internes en la matière)
Communication interne :
* Veille à l'actualisation des informations disponibles sur Intranet
* Mise à jour des informations en qualité de contributeur
Suivi administratif du dossier des médailles d'honneur communales :
* Réception des dossiers des récipiendaires transmis par les gestionnaires Envoi des dossiers de médailles à la Préfecture de ressort
* Demande de devis et commande des médailles
* Etablissement des courriers, note de service, états récapitulatifs etc.
* Organisation de la réception de remise des distinctions (médailles d'honneur de l'année n-1)
Activités accessoires :
* Mise à jour de l'agenda de la DRH : prise de RdV, organisation de réunions à sa demande...
* Assiste la direction à l'occasion des recrutements gérés directement par la DRH
Activités accessoires
* Mise à jour de l'agenda de la DRH : prise de RdV, organisation de réunions à sa demande...
* Assiste la direction à l'occasion des recrutements gérés directement par la DRH
Liste des activités non exhaustive qui peut évoluer au vu des besoins du service
Dans un contexte de mutualisation à l'échelle de la Ville de Colmar et de Colmar Agglomération, l'assistant.e de recrutement :
- assure la gestion des "emplois" temporaires
- assiste la direction dans la gestion de dossiers spécifiques et en matière de communication interne, d'information et d'accueil
Activités principales :
Gestion des demandes de stages :
* Renseignement des candidats et des services sur la procédure d'accueil des stagiaires
* Traitement des demandes de stage sur le logiciel Beetween avec recherche de service d'accueil (le cas échéant, via des mails "circulaires" aux chefs de service/directeurs en vue de susciter des demandes d'accueil)
* Suivi des conventions de stage (vérification de la conformité avant mise en signature)
* Elaboration des certificats de stage selon demande
* En cas de stage gratifié, préparation du dossier pour décision puis pour transmission à la gestion
Gestion des "emplois" temporaires (apprentis, saisonniers, TIG et services civiques) :
* Procède à toutes les étapes : du recensement des besoins des services à l'embauche
* Veille à la validité des candidatures MNS en lien avec le référent à la direction des sports
Gestion de la boîte mail générique DRH :
* Consultation et transmissions des mails à l'interlocuteur idoine
* Réponse aux candidatures arrivées par mail (ou courrier papier) en vue du dépôt sur la plateforme : Colmar.nous-recrutons
* Gestion du répondeur téléphonique et transmission des messages à l'interlocuteur idoine
Assure la diffusion des documents de la direction :
* Courrier entrant : pré-tri, distribution interne, renvoi...
* Courrier sortant : préparation des parapheurs de signature à destination des élus et de la hiérarchie ; Edition de courriers selon besoins (notamment par publipostage)
* Suivi et commande des fournitures de bureau et papeterie
* Archivage
Assure l'accueil :
Accueil physique et téléphonique et orientation de toute personne s'adressant au secrétariat
Activités complémentaires :
Assistante de direction :
* Enregistrement des titres et des délibérations RH sur le logiciel DIGITECH
* Organisation logistique et administrative des commissions administratives paritaires (veille au respect des délais règlementaires et internes en la matière)
* Gestion des Autorisations Spéciales d'Absences syndicales et de l'Heure Mensuelle d'Information syndicale des différents syndicats (veille au respect de la règlementation et des procédures internes en la matière)
Communication interne :
* Veille à l'actualisation des informations disponibles sur Intranet
* Mise à jour des informations en qualité de contributeur
Suivi administratif du dossier des médailles d'honneur communales :
* Réception des dossiers des récipiendaires transmis par les gestionnaires Envoi des dossiers de médailles à la Préfecture de ressort
* Demande de devis et commande des médailles
* Etablissement des courriers, note de service, états récapitulatifs etc.
* Organisation de la réception de remise des distinctions (médailles d'honneur de l'année n-1)
Activités accessoires :
* Mise à jour de l'agenda de la DRH : prise de RdV, organisation de réunions à sa demande...
* Assiste la direction à l'occasion des recrutements gérés directement par la DRH
Activités accessoires
* Mise à jour de l'agenda de la DRH : prise de RdV, organisation de réunions à sa demande...
* Assiste la direction à l'occasion des recrutements gérés directement par la DRH
Liste des activités non exhaustive qui peut évoluer au vu des besoins du service
Profils recherchés
Recrutement statutaire sur le cadre d'emploi des adjoints administratifs.
Les savoirs :
* Règles de syntaxe, de grammaire et d'orthographe
* Techniques de secrétariat et rédactionnelles (prise de note, rapports, courriers, compte-rendus)
* Fonctionnement de l'Internet et de l'Intranet
* Maîtrise de certains logiciels : Word, Excel, CIRIL RH, BEETWEEN, Digitech, Forms Connaissances nécessaires :
* Procédures administratives et fonctionnement de la collectivité Statut de la fonction publique territoriale
* Procédures de recrutement Réglementation des stages
* Notions relatives à l'exercice du droit syndical dans la fonction publique territoriale
Les savoir-faire :
* Gérer les priorités et appréhender le caractère d'urgence des informations à traiter ou à transmettre Vérifier la conformité des procédures administratives
* Identifier les besoins des services (stages, TIG, services civiques, saisonniers et apprentis) Appliquer les procédures de recrutement
* Rédiger et diffuser une annonce de recrutement Mettre en forme tout type de documents
* Recevoir, filtrer et réorienter les appels téléphoniques, les courriers et mails
Les qualités personnelles requises :
* Discrétion
* Politesse, sens de l'accueil et serviabilité envers le public
* Sens de l'organisation Capacité à gérer les priorités
* Capacité à travailler en autonomie et en équipe Maîtrise de soi
* Résistance au stress Rigueur
* Disponibilité
Conditions de travail :
Temps de travail hebdomadaire en centième?: 38h30 avec 18 RTT/an
Nombre de jour de travail par semaine?: 5 jours du lundi au vendredi
Horaires variables avec pointeuse
Eléments de rémunération :
* Rémunération statutaire + IFSE et CIA
* Prime de fin d'année, tickets restaurant, participation mutuelle et prévoyance
* Possibilité d'adhérer au GAS.
Les candidatures accompagnées d'un curriculum vitae sont à adresser, au plus tard le 29/09/2024,
sur la plateforme Colmar.nous-recrutons : https://eservices.portail.colmar.fr
Les savoirs :
* Règles de syntaxe, de grammaire et d'orthographe
* Techniques de secrétariat et rédactionnelles (prise de note, rapports, courriers, compte-rendus)
* Fonctionnement de l'Internet et de l'Intranet
* Maîtrise de certains logiciels : Word, Excel, CIRIL RH, BEETWEEN, Digitech, Forms Connaissances nécessaires :
* Procédures administratives et fonctionnement de la collectivité Statut de la fonction publique territoriale
* Procédures de recrutement Réglementation des stages
* Notions relatives à l'exercice du droit syndical dans la fonction publique territoriale
Les savoir-faire :
* Gérer les priorités et appréhender le caractère d'urgence des informations à traiter ou à transmettre Vérifier la conformité des procédures administratives
* Identifier les besoins des services (stages, TIG, services civiques, saisonniers et apprentis) Appliquer les procédures de recrutement
* Rédiger et diffuser une annonce de recrutement Mettre en forme tout type de documents
* Recevoir, filtrer et réorienter les appels téléphoniques, les courriers et mails
Les qualités personnelles requises :
* Discrétion
* Politesse, sens de l'accueil et serviabilité envers le public
* Sens de l'organisation Capacité à gérer les priorités
* Capacité à travailler en autonomie et en équipe Maîtrise de soi
* Résistance au stress Rigueur
* Disponibilité
Conditions de travail :
Temps de travail hebdomadaire en centième?: 38h30 avec 18 RTT/an
Nombre de jour de travail par semaine?: 5 jours du lundi au vendredi
Horaires variables avec pointeuse
Eléments de rémunération :
* Rémunération statutaire + IFSE et CIA
* Prime de fin d'année, tickets restaurant, participation mutuelle et prévoyance
* Possibilité d'adhérer au GAS.
Les candidatures accompagnées d'un curriculum vitae sont à adresser, au plus tard le 29/09/2024,
sur la plateforme Colmar.nous-recrutons : https://eservices.portail.colmar.fr
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Cliquez sur le lien ci-dessus pour postuler
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.