Secrétaire (général(e)) de mairie, vous accompagnez les élus à mener les politiques déclinées par l'équipe municipale et vous coordonnez les services de la commune avec ses moyens matériels, financiers et humains.

Missions principales :

Assurer l'accueil du public physique et téléphonique :
- Accueillir, renseigner, orienter les habitants
- Recensement militaire
- Enregistrement des nouveaux arrivants
- Attestations d'accueil et divers

Assurer le suivi des dossiers d'état civil :
- Rédiger les actes de décès et les documents annexes, les actes de mariage, les actes de reconnaissance, préparation des dossiers de mariage, enregistrement des avis de naissance
- Tenir à jour les actes (décès, mariage, divorce, nationalité, notoriété, pacs, etc...) et établir ou mettre à jour les livrets de famille
- Traiter les demandes d'actes, les demandes notariales
- Enregistrement des PACS et changement de prénoms
- Préparer et assister à la célébration des mariages ponctuellement
- Gestion du cimetière

Assurer la préparation et le bon déroulement des élections :
- Tenir à jour les listes électorales : inscriptions / radiations
- Préparer les scrutins
- Permanence lors des scrutins et secrétariat lors du dépouillement

Réception et enregistrement des autorisations d'urbanisme :
- Renseigner les usagers, les notaires
- Tenir à jour le registre des permis de construire et des déclarations de travaux
- Enregistrer les dossiers entrants et faire le lien avec le service instructeur

Conseils municipaux :
- Préparation et participation aux réunions de conseil municipal
- Rédaction des procès-verbaux et transmission des délibérations au contrôle de légalité
- Mise en œuvre et suivi des décisions
Gestion financière et comptable :
- Elaboration du budget et établissement des documents budgétaires
- Exécution et suivi budgétaire (mandats et titres)

Gestion des ressources humaines :
- Suivi des plannings, des absences et de la formation, évaluations
- Transmission des éléments de paies et déclarations sociales
- Gestion de l'assurance statutaire, de la prévoyance et de l'action sociale

Suivi et pilotage des projets :
- Gestion des marchés publics
- Suivi des chantiers
- Recherche et suivi des subventions

Suivi et gestion des installations et bâtiments communaux :
- Organisation et suivi des contrôles réglementaires
- Gestion de la salle communale
- Gestion de la Régie de Télédistribution

Communication :
- Gestion du site internet de la commune, de l'affichage public
- Elaboration du bulletin municipal, contacts avec la presse locale

Veille juridique

Gestion des archives

Environnement du poste :

Relations internes :
Supérieur hiérarchique direct : Maire
Echanges permanents d'informations avec le Maire, les adjoints et les conseillers délégués

Relations externes :
Relations permanentes avec le public, le personnel éducatif et les associations
Collaboration avec les partenaires publics (Etat, Région, Département, Communauté de Communes et autres structures intercommunales) et privés (maîtres d'œuvre, fournisseurs, prestataires de service de la commune)

Moyens mis à disposition :
Matériel informatique adapté

Conditions particulières d'exercice :
Travail en bureau (pas de télétravail)
Horaires réguliers, avec participation occasionnelle à des réunions en soirée, aux élections, à des réunions de chantier
Pics d'activité liés aux échéances budgétaires, aux projets de la collectivité et aux élections
Devoir de réserve

Savoirs / Connaissances :
Connaissance de l'environnement des collectivités territoriales et du statut de la FPT
Règles juridiques d'élaboration des actes administratifs
Règles budgétaires et comptables relatives aux finances locales
Cadre réglementaire et juridique de l'état civil et des élections
Cadre réglementaire de la responsabilité civil et des élections
Maîtrise des plans locaux d'urbanisme et du contexte réglementaire les régissant
Procédures réglementaires de passation des marchés publics et des contrats
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Chorus Pro, création de graphiques, ...)

Savoir faire / Compétences techniques :
Elaboration d'actes administratifs
Elaboration de documents budgétaires
Savoir être / Aptitudes
Qualités relationnelles
Qualités rédactionnelles
Capacités d'analyse et de synthèse
Rigueur et méthode, capacité de prévision et d'anticipation
Autonomie (savoir gérer les priorités)
Disponibilité
Sens du service public
Polyvalence
Bonne présentation
Discrétion professionnelle